1. diel - Úvod do pokročilého využívania aplikácie MS Excel Nové

Vítam vás pri prvej lekcii kurzu Microsoft Excel pre pokročilých. V kurze sa naučíme zrýchliť prácu pomocou klávesových skratiek a šikovných postupov, profesionálne spravovať listy aj pomenované oblasti a tvoriť robustné vzorce s istotou v adresovaní.

Ukážeme si, ako tvoriť podmienené výpočty a predstavíme si pokročilé techniky vyhľadávania (napr. kombináciu funkcií INDEX() + POZVYHLEDAT()). Naučíme sa analyzovať dáta cez radenie a pokročilé filtre a tvoriť prehľadné súhrny s využitím funkcií SUMIFS(), COUNTIFS() alebo AVERAGEIFS(). Pokročilú prácu s Excelom zakončíme témou podmieneného formátovania, variantnými výpočtami a tvorbou dynamicky sa rozširujúcich reportov.

Minimálne požiadavky

Lekcie v tomto kurze nadväzujú na kurz Základy Microsoft Excel. Pokiaľ ešte žiadne skúsenosti s prácou s Excelom nemáte, odporúčame najskôr absolvovať tento základný kurz.

Možnosti využitia Excelu

Excel je jedným z najuniverzálnejších kancelárskych programov na uchovávanie a spracovávanie dát, hlavne vo forme tabuliek. Jeho schopnosti ale siahajú ďaleko za bežné výpočty a evidenciu čísel.

Aktuálne verzie Excelu v rámci Microsoft 365 sa neustále rozširujú vďaka priebežným aktualizáciám. Excel dnes ponúka stovky vstavaných funkcií a možnosť vytvárať aj vlastné funkcie. K tomu pridáva široké možnosti dátového prepojenia, analýzy aj grafickej prezentácie výsledkov.

Pozrime sa na niektoré špecifické oblasti, kde Excel vyniká.

Štatistická analýza dát

Excel má k dispozícii mnoho štatistických funkcií od základných, ako je súčet, priemer alebo rozptyl, až po pokročilejšie. Excel dokáže pracovať s percentilmi, štatistickým rozdelením, a dokonca vykonávať aj lineárnu regresiu. Vďaka doplnku Analysis ToolPak zvládne aj serióznejšie štatistické výpočty a všetko je možné doplniť o vizuálne znázornenie v grafoch.

Riešenie rovníc a optimalizácia

Pre zložitejšie matematické i praktické úlohy (cenové kalkulácie, plánovanie zásob, logistika a pod.) je k dispozícii doplnok Riešiteľ (Solver). Riešiteľ umožňuje hľadať optimálne riešenie podľa zadaných podmienok a obmedzení.

Práca s dátami z internetu

Pomocou Power Query / Get Data je možné importovať tabuľky a dáta priamo z webových stránok alebo API a nastaviť ich pravidelnú aktualizáciu. To je spoľahlivejšia a výkonnejšia alternatíva k skoršiemu kopírovaniu dát.

Prepojenie na databázy

Excel vie načítať dáta priamo zo zdrojov ako SQL Server, Access alebo iných databáz prostredníctvom špeciálnych konektorov. Power Query navyše umožňuje dáta transformovať ešte pred ich vložením do zošita. Práca s dátami sa tým potom veľmi uľahčuje.

Užívateľské rozhranie a automatizácia

Excel umožňuje tvorbu formulárov a dialógových okien pomocou VBA, ale moderné možnosti siahajú aj k Office Scripts a doplnkom (Add-ins) založeným na webových technológiách. Tieto nástroje dovoľujú pripraviť prostredie, kde používateľ nemusí vôbec zasahovať do buniek tabuľky. Napríklad po zadaní voľby v dialógovom okne sa automaticky načítajú a zobrazia výsledky z databázy alebo iného zdroja dát bez toho, aby používateľ musel riešiť, odkiaľ presne pochádzajú.

Rozšírenie pomocou makier a VBA

Nástroj Nahrávač makier aj dnes umožňuje ľahko automatizovať opakované činnosti. Pomocou VBA je potom možné vytvárať zložitejšie procedúry, pracovať so súbormi, databázami alebo dopĺňať vlastné funkcie. V cloudovom prostredí Excelu (Excel Online) sa postupne presadzujú Office Scripts ako moderná alternatíva.

Excel tak zostáva nástrojom, ktorý dokáže prepojiť jednoduchú prácu s tabuľkami s profesionálnou analýzou dát, automatizáciou a napojením na firemné systémy.

Možnosti Excelu sa rozširovali s každou novou verziou. Veľkou zmenou prešiel Excel v roku 2007 zavedením pásu kariet namiesto jednoduchých tlačidiel av roku 2016 prechodom na Excel 365, ktorý je ponúkaný ako služba, teda za pravidelnú úhradu.

Excel v praxi

Excel je jedným z najrozšírenejších nástrojov na svete. Pre domáce použitie sa často obmedzuje na jednoduché tabuľky a výpočty, ale jeho skutočný potenciál sa ukazuje hlavne v pracovnom prostredí.

Pre mnohé oblasti existujú špecializované programy, ktoré môžu byť v určitom smere výkonnejšie alebo pohodlnejšie. Excel si ale udržuje náskok vďaka svojej univerzálnosti, jednoduchému ovládaniu a možnosti rýchleho zdieľania a vizualizácie výsledkov. Preto zostáva aj tam, kde by ho teoreticky mohli nahradiť iné nástroje, stále nepostrádateľným pomocníkom.

Automatizácia pomocou makier

Pokiaľ v Exceli často opakujeme rovnaké kroky, napríklad nastavujeme formát čísel, upravujeme tabuľky alebo importujeme dáta, je škoda to zakaždým robiť manuálne. Excel nám ponúka Nahrávač makier, ktorý dokáže našu prácu zaznamenať a uložiť ju ako postup, ktorý sa potom spustí jediným kliknutím alebo klávesovou skratkou.

Je to podobné, ako keď si pustíme záznamník - všetko, čo počas nahrávania vykonáme, si Excel zapamätá a nabudúce vykoná znova za nás.

Možnosť vytvorenia makier nájdeme v pravej časti záložky Zobrazenie:

Akonáhle klikneme na ikonu Zaznamenať makro, zobrazí sa dialóg pre vytvorenie nového makra. Zadáme názov makra, napríklad MyNumberFormat a nastavíme aj klávesovú skratku pre ďalšie spustenie makra. Potvrdením začne nahrávanie:

Od tejto chvíle Excel zaznamenáva každý náš krok. Vyberieme ľubovoľnú bunku a nastavíme jej požadovaný formát – napríklad číslo s oddelenými tisíckami a jedným desatinným miestom:

Potom nahrávanie zastavíme v ponuke Makrá alebo kliknutím na ikonu štvorca v ľavej dolnej časti a máme hotovo:

Kedykoľvek teraz vyberieme nejakú bunku s číslom a stlačíme nami zvolenú skratku (v ukážke sme použili Ctrl + Shift + M), Excel číslo automaticky naformátuje tak, ako sme si počas nahrávania nastavili.

Takto jednoduchý príklad nám ukazuje princíp, ale možnosti makier siahajú oveľa ďalej. Makrá sa ukladajú do súborov s podporou makier s koncovkou .xlsm alebo .xlsb. Ak ich chceme mať k dispozícii naprieč všetkými súbormi, môžeme ich uložiť do tzv. osobného zošita makier, ktorý sa otvorí zakaždým spolu s Excelom.

A ak nám samotný nahrávač nestačí, môžeme nahrané kroky otvoriť v editore VBA a upraviť alebo rozšíriť ich podľa vlastných potrieb. V prostredí Excel Online potom máme navyše k dispozícii moderné Office Scripts, ktoré nám dovoľujú automatizovať úlohy aj v cloude.

Vďaka týmto možnostiam dokážeme z Excelu urobiť nástroj, ktorý za nás spoľahlivo zvládne rutinné činnosti, a my sa môžeme venovať dôležitejšej práci.

V budúcej lekcii, Klávesové skratky a výber buniek v Exceli , sa zoznámime so základnými klávesovými skratkami pre prácu v Exceli a naučíme sa tiež, ako sa pohybovať po lište a vyberať bunky myšou.