18. diel - Tvorba a úprava dokumentu s Copilotom v Microsoft Worde Nové

V predchádzajúcom kvíze, Kvíz - Základy MS Word, sme si overili nadobudnuté skúsenosti z kurzu.

V tomto tutoriále Microsoft Wordu vytvoríme pomocou Microsoft Copilotu obchodnú ponuku pre modelového zákazníka. Budeme vychádzať z dopytu, zápisu z rokovaní, firemných pravidiel a cenníka v aplikácii Microsoft Excel. Ukážeme si postup od rozboru podkladov cez vytvorenie návrhu až po úpravu štruktúry, tónu a cenového prehľadu.

Príprava obchodnej ponuky

Našou úlohou je pripraviť ponuku pre spoločnosť RetailNova CZ/SK as, ktorá sa zaujíma o energetické audity, sledovanie spotreby, fotovoltaiku a nabíjacie stanice. Copilot nám pomôže prepojiť podklady, za výber správnych informácií však zodpovedáme my.

Podklady k ponuke

Najprv si stiahneme prílohu dostupnú na konci lekcie. Archív obsahuje:

• poptavka_zakaznika.docx,
• zapis_z_jednani.docx,
• pravidla_pro_tvorbu_nabidky.pdf,
• cenik_energetickych_reseni_pro_nabidku.xlsx.

Dopyt popisuje požiadavky zákazníka, zápis z jednania ich upresňuje a uvádza otvorené otázky. Firemné pravidlá určujú štruktúru ponuky, oddelenie jednorazových a mesačných nákladov a zákaz nepodložených sľubov o úsporách, dotáciách alebo termínoch. Cenník je jediným povoleným zdrojom cien.

Pripravené súbory si uložíme do jedného pracovného priečinka:

V podkladoch si všimneme najmä počet prevádzok, požadované služby a rozsah prvej etapy. Niektoré údaje, napríklad termín realizácie, výkon fotovoltaiky alebo káblovej trasy k nabíjacím staniciam, zatiaľ nie sú potvrdené.

Ceny, zľavy, termíny ani technické parametre nesmieme dopĺňať odhadom. Chýbajúce údaje uvedieme medzi otvorenými otázkami.

Pridanie kontextu do Copilotu

Otvoríme nový dokument vo Worde, spustíme Copilota a ako zdroje pripojíme:

• poptavka_zakaznika.docx,
• zapis_z_jednani.docx,
• pravidla_pro_tvorbu_nabidky.pdf.

Cenník zatiaľ nepridávame. Relevantné položky z neho neskôr vyberieme v Exceli. Viac súborov môžeme označiť pomocou klávesy Shift:

Dostupné možnosti sa môžu líšiť podľa verzie Wordu, účtu a licencie. Niektoré súbory môže byť potrebné uložiť na OneDrive alebo SharePoint. Ak ich nie je možné pripojiť, môžeme ich obsah vložiť ako text priamo do chatu Copilotu.

Analýza požiadaviek zákazníka

Najprv necháme Copilota rozobrať podklady, namiesto toho, aby rovno vytváral celú ponuku:

Analyzuj priložený dopyt, zápis z rokovaní a interné pravidlá. Vypíš požiadavky zákazníka, dostupné podklady a informácie, ktoré zatiaľ chýbajú. Vychádzaj iba z priložených dokumentov a chýbajúce údaje nevymýšľaj.

Copilot vytvorí prehľad požiadaviek a chýbajúcich informácií:

Výsledok porovnáme so zdrojmi. Skontrolujeme najmä počet prevádzok, rozsah meraní, počet AC nabíjacích staníc a prevádzky určené na posúdenie fotovoltaiky. Medzi chýbajúcimi údajmi by mali byť napríklad rozpočet, termín realizácie a niektoré technické parametre.

Pokiaľ v prehľade chýbajú dôležité informácie, zadáme Copilotu doplňujúci pokyn:

Doplň do prehľadu všetky nepotvrdené technické údaje, obchodné podmienky a informácie, ktoré musí zákazník dodať. Stále vychádzaj iba z priložených dokumentov.

Návrh štruktúry ponuky

Po kontrole požiadaviek pripravíme osnovu ponuky:

Navrhni štruktúru obchodnej ponuky pre spoločnosť RetailNova CZ/SK as Dodrž interné pravidlá z priloženého dokumentu. Ponuku rozdeľ do prehľadných častí a jednotlivých etáp. Zatiaľ nevytváraj ceny ani celý text ponuky.

Osnova by mala obsahovať najmä:

• názov ponuky a označenie zákazníka,
• stručné zhrnutie jeho potrieb,
• riešenie rozdelené do etáp a odporúčané služby,
• cenový prehľad,
• predpoklady a otvorené otázky,
• odporúčaný ďalší postup a platnosť ponuky.

Vytvorenú osnovu skontrolujeme podľa firemných pravidiel:

Vytvorenie prvého návrhu

Teraz požiadame Copilota o prvý súvislý návrh:

Podľa navrhovanej štruktúry vytvor prvý návrh obchodnej ponuky. Použi profesionálny a zrozumiteľný tón vhodný pre netechnické vedenie spoločnosti. Vychádzaj iba z priložených podkladov. Nevymýšľaj ceny, zľavy, termíny realizácie, technické parametre, výšku úspor ani informácie o dotáciách. Chýbajúce údaje jasne označ.

Výsledok vložíme do dokumentu:

Prvý návrh nemusí byť štylisticky dokonalý. Môže byť príliš dlhý, opakovať informácie alebo používať zbytočne technický jazyk. V tejto fáze však kontrolujeme hlavne súlad s podkladmi a prípadné nedoložené údaje.

Doplnenie cien z Microsoft Excelu

Otvoríme cenik_energetickych_reseni_pro_nabidku.xlsx v Exceli a vyberieme položky zodpovedajúce požiadavkám zákazníka, napríklad energetické audity, meranie spotreby, monitoring, reporting, posúdenie fotovoltaiky a AC nabíjacej stanice. DC stanice nezahrnieme, pretože ich zákazník do prvej ponuky výslovne nepožadoval.

Relevantné riadky skopírujeme do pracovného dokumentu:

Doplníme známe množstvo. Pokiaľ množstvo nepoznáme, celkovú cenu nevypočítavame. Copilotu zadáme:

Doplň do ponuky cenový prehľad podľa vloženej tabuľky. Jednorazové a pravidelné mesačné náklady uveď oddelene. Použi iba uvedené jednotkové ceny a známe množstvá. Pokiaľ množstvo alebo iný údaj chýba, cenu nevypočítavaj a označ, čo je potrebné doplniť. Všetky ceny uveď bez DPH.

Výsledný prehľad vložíme do ponuky:

Každú jednotkovú cenu, množstvo aj výsledný súčet porovnáme s pôvodným cenníkom. Copilot môže vybrať nesprávnu položku alebo urobiť chybu vo výpočte.

Úprava tónu a štruktúry

Príliš dlhé alebo odborné časti označíme a upravíme pomocou Copilotu. Môžeme použiť napríklad:

Skráť označenú časť približne o tretinu. Zachovaj všetky dôležité informácie.

Preformuluj označený text tak, aby mu rozumelo aj vedenie bez technického vzdelania. Zachovaj profesionálny tón.

Odstráň z označeného textu príliš propagačné a nepodložené tvrdenia. Nemeň vecný význam.

Preveď uvedené kroky do stručného číslovaného zoznamu.

Upravený variant môžeme prijať, znovu vygenerovať alebo zamietnuť:

Týmto spôsobom upravíme najmä úvodné zhrnutie, popis jednotlivých etáp a zoznam otvorených otázok. Skrátením nesmie zmiznúť dôležité obmedzenie ani upozornenie na chýbajúci údaj.

Kontrola ponuky podľa zdrojov

Hotovú ponuku necháme porovnať s podkladmi. Copilot ju zatiaľ nemá upravovať:

Porovnaj vytvorenú ponuku s priloženým dopytom, zápisom z jednania, internými pravidlami a vloženým výberom z cenníka. Upozorni na údaje, ktoré nie sú doložené, rozpory, chýbajúce požiadavky a prípadné nesprávne ceny. Dokument neupravuj, iba vypíš nájdené problémy.

Copilot vypíše možné problémy:

Overíme najmä, že ponuka neobsahuje nepožadované DC nabíjacie stanice, nepotvrdenú zľavu, sľub úspor ani vymyslený termín. Skontrolujeme tiež, že orientačné ceny nie sú prezentované ako konečné. Osobitnú pozornosť venujeme chýbajúcim údajom pre Trnavu, výkonu fotovoltaiky, kapacite batériového úložiska a rozsahu stavebných prác.

Dokončenie obchodnej ponuky

Po obsahovej kontrole dokument upravíme bežnými nástrojmi Wordu. Zjednotíme nadpisy, písmo, tabuľky a rozloženie stránok. Výsledná ponuka bude obsahovať:

• označenie zákazníka a manažérske zhrnutie,
• návrh riešenia rozdelený do etáp a odporúčané služby,
• jednorazové a mesačné náklady,
• predpoklady, obmedzenia a otvorené otázky,
• odporúčaný ďalší postup a platnosť ponuky.

Dokončený dokument bude pripravený na internú kontrolu:

Podľa firemných pravidiel musí ponuku pred odoslaním skontrolovať obchodník a technický špecialista. Copilot urýchľuje prípravu dokumentu, nenahrádza však odborné schválenie ani zodpovednosť človeka.

Zhrnutie lekcie

Pri tvorbe obchodnej ponuky s Copilotom postupujeme od analýzy podkladov cez návrh štruktúry a vytvorenie textu až po doplnenie cien a záverečnú kontrolu. Copilotovi určíme zdroje a chýbajúce údaje nenechávame domýšľať. Ceny overujeme podľa cenníka a hotovú ponuku porovnáme s pôvodnými podkladmi. Za jej správnosť stále zodpovedáme my.

V nasledujúcej lekcii, Analýza dokumentu s Copilotom v Microsoft Worde , najprv anonymizujeme citlivé údaje v správe o phishingovom incidente, potom ju s Copilotom analyzujeme a overíme dôležité tvrdenia podľa pôvodného zdroja.

 

Mal si s čímkoľvek problém? Stiahni si vzorovú aplikáciu nižšie a porovnaj ju so svojím projektom, chybu tak ľahko nájdeš.