1. diel - Úvod do pokročilého využívania aplikácie MS Excel Nové
Vítam vás pri prvej lekcii kurzu Microsoft Excel pre pokročilých. V kurze sa naučíme zrýchliť prácu pomocou klávesových skratiek a šikovných postupov, profesionálne spravovať hárky aj pomenované oblasti a tvoriť robustné vzorce s istotou v adresovaní.
INDEX() + MATCH()). Naučíme sa analyzovať
dáta cez zoraďovanie a pokročilé
filtre a tvoriť prehľadné súhrny s využitím funkcií
SUMIFS(), COUNTIFS() alebo AVERAGEIFS().
Pokročilú prácu s Excelom zakončíme témou podmieneného
formátovania, variantných výpočtov a tvorbou
dynamicky sa rozširujúcich reportov.
Minimálne požiadavky
Lekcie v tomto kurze nadväzujú na kurz Základy Microsoft Excel. Ak ešte žiadne skúsenosti s prácou v Exceli nemáte, odporúčame najskôr absolvovať tento základný kurz.
Možnosti využitia Excelu
Excel je jedným z najuniverzálnejších kancelárskych programov na uchovávanie a spracovanie dát, hlavne vo forme tabuliek. Jeho schopnosti však siahajú ďaleko za bežné výpočty a evidenciu čísel.
Aktuálne verzie Excelu v rámci Microsoft 365 sa neustále rozširujú vďaka priebežným aktualizáciám. Excel dnes ponúka stovky vstavaných funkcií a možnosť vytvárať aj vlastné funkcie. K tomu pridáva široké možnosti dátového prepojenia, analýzy aj grafickej prezentácie výsledkov.
Pozrime sa na niektoré špecifické oblasti, v ktorých Excel vyniká.
Štatistická analýza dát
Excel má k dispozícii mnoho štatistických funkcií od základných, ako je súčet, priemer alebo rozptyl, až po pokročilejšie. Excel dokáže pracovať s percentilmi, štatistickým rozdelením, a dokonca vykonávať aj lineárnu regresiu. Vďaka doplnku Analysis ToolPak zvládne aj serióznejšie štatistické výpočty a všetko je možné doplniť o vizuálne znázornenie v grafoch.
Riešenie rovníc a optimalizácia
Pre zložitejšie matematické aj praktické úlohy (cenové kalkulácie, plánovanie zásob, logistika a pod.) je k dispozícii doplnok Riešiteľ (Solver). Riešiteľ umožňuje hľadať optimálne riešenie podľa zadaných podmienok a obmedzení.
Práca s dátami z internetu
Pomocou Power Query / Get Data je možné importovať tabuľky a dáta priamo z webových stránok alebo API a nastaviť ich pravidelnú aktualizáciu. Je to spoľahlivejšia a výkonnejšia alternatíva k skoršiemu kopírovaniu dát.
Prepojenie na databázy
Excel vie načítať dáta priamo zo zdrojov ako SQL Server, Access alebo z iných databáz prostredníctvom špeciálnych konektorov. Power Query navyše umožňuje dáta transformovať ešte pred ich vložením do zošita. Práca s dátami sa tým výrazne uľahčuje.
Používateľské rozhranie a automatizácia
Excel umožňuje tvorbu formulárov a dialógových okien pomocou VBA, ale moderné možnosti siahajú aj k Office Scripts a doplnkom (Add-ins) založeným na webových technológiách. Tieto nástroje umožňujú pripraviť prostredie, v ktorom používateľ nemusí vôbec zasahovať do buniek tabuľky. Napríklad po zadaní voľby v dialógovom okne sa automaticky načítajú a zobrazia výsledky z databázy alebo iného zdroja dát bez toho, aby používateľ musel riešiť, odkiaľ presne pochádzajú.
Rozšírenie pomocou makier a VBA
Nástroj Nahrávač makier aj dnes umožňuje jednoducho automatizovať opakované činnosti. Pomocou VBA je potom možné vytvárať zložitejšie procedúry, pracovať so súbormi, databázami alebo dopĺňať vlastné funkcie. V cloudovom prostredí Excelu (Excel Online) sa postupne presadzujú Office Scripts ako moderná alternatíva.
Excel tak zostáva nástrojom, ktorý dokáže prepojiť jednoduchú prácu s tabuľkami s profesionálnou analýzou dát, automatizáciou a napojením na firemné systémy.
Možnosti Excelu sa rozširovali s každou novou verziou. Veľkou zmenou prešiel Excel v roku 2007 zavedením pásu kariet namiesto jednoduchých tlačidiel a v roku 2016 prechodom na Excel 365, ktorý je ponúkaný ako služba, teda za pravidelnú úhradu.
Excel v praxi
Excel je jedným z najrozšírenejších nástrojov na svete. Pri domácom použití sa často obmedzuje na jednoduché tabuľky a výpočty, ale jeho skutočný potenciál sa ukazuje hlavne v pracovnom prostredí.
Pre mnohé oblasti existujú špecializované programy, ktoré môžu byť v určitom smere výkonnejšie alebo pohodlnejšie. Excel si však udržuje náskok vďaka svojej univerzálnosti, jednoduchému ovládaniu a možnosti rýchleho zdieľania a vizualizácie výsledkov. Preto zostáva aj tam, kde by ho teoreticky mohli nahradiť iné nástroje, stále nenahraditeľným pomocníkom.
Automatizácia pomocou makier
Ak v Exceli často opakujeme rovnaké kroky, napríklad nastavujeme formát čísel, upravujeme tabuľky alebo importujeme dáta, je škoda robiť to zakaždým manuálne. Excel nám ponúka Nahrávač makier, ktorý dokáže našu prácu zaznamenať a uložiť ju ako postup, ktorý sa potom spustí jediným kliknutím alebo klávesovou skratkou.
Je to podobné, ako keď si pustíme záznamník – všetko, čo počas nahrávania vykonáme, si Excel zapamätá a nabudúce vykoná znova za nás.
Možnosť vytvorenia makier nájdeme v pravej časti karty Zobraziť:
Keď klikneme na ikonu Zaznamenať makro, zobrazí sa dialóg na
vytvorenie nového makra. Zadáme názov makra, napríklad
MyNumberFormat, a nastavíme aj klávesovú skratku pre ďalšie
spustenie makra. Potvrdením začne nahrávanie:
Od tejto chvíle Excel zaznamenáva každý náš krok. Vyberieme ľubovoľnú bunku a nastavíme jej požadovaný formát – napríklad číslo s oddelenými tisíckami a jedným desatinným miestom:
Potom nahrávanie zastavíme v ponuke Makrá alebo kliknutím na ikonu štvorca v ľavej dolnej časti a máme hotovo:
Kedykoľvek teraz vyberieme nejakú bunku s číslom a stlačíme nami zvolenú skratku (v ukážke sme použili Ctrl + Shift + M), Excel číslo automaticky naformátuje tak, ako sme si počas nahrávania nastavili.
Takto jednoduchý príklad nám ukazuje princíp, ale možnosti makier
siahajú oveľa ďalej. Makrá sa ukladajú do súborov s podporou makier s
príponou .xlsm alebo .xlsb. Ak ich chceme mať k
dispozícii naprieč všetkými súbormi, môžeme ich uložiť do tzv.
osobného zošita makier, ktorý sa otvorí zakaždým spolu s
Excelom.
A ak nám samotný nahrávač nestačí, môžeme nahrané kroky otvoriť v editore VBA a upraviť alebo rozšíriť ich podľa vlastných potrieb. V prostredí Excel Online potom máme navyše k dispozícii moderné Office Scripts, ktoré nám umožňujú automatizovať úlohy aj v cloude.
Vďaka týmto možnostiam dokážeme z Excelu urobiť nástroj, ktorý za nás spoľahlivo zvládne rutinné činnosti, a my sa môžeme venovať dôležitejšej práci.
V budúcej lekcii, Klávesové skratky a výber buniek v Exceli , sa zoznámime so základnými klávesovými skratkami pre prácu v Exceli a naučíme sa tiež, ako sa pohybovať po lište a vyberať bunky myšou.
