3. diel - Rozširovanie vzorcov a formátov v Exceli Nové
V minulej lekcii, Klávesové skratky a výber buniek v Exceli , sme si predstavili klávesové skratky pre pohyb po liste a výber buniek a ukázali sme si, ako rovnaký výsledok dosiahnuť s myšou.
V tomto tutoriáli Excelu pre pokročilých si opíšeme ďalšie klávesové skratky a ukážeme si, ako efektívne rozširovať vzorce a pracovať s formátovaním.
Rozšírené možnosti ovládania klávesnicou
Skôr než sa zameriame na nové skratky a techniky, stojí za to doplniť niekoľko ďalších možností ovládania, ktoré sa môžu v praxi hodiť.
Pohyb kurzorovými šípkami
Prvý tip sa vzťahuje na pohyb po hornej lište výhradne pomocou klávesnice. Aktivácia prebieha stlačením ľavého Alt. V tejto chvíli nie je nutné používať len písmená, ktoré sa nad lištou zobrazia, ale je možné prechádzať aj kurzorovými šípkami. Stačí sa posúvať klávesmi → alebo ←, prípadne ↓, a vo chvíli, keď je voľba zvýraznená zeleným podčiarknutím, ju spustíme stlačením Enter.
Zadávanie celých oblastí buniek
Druhý tip sa týka výberu celej oblasti dát pomocou kombinácie Ctrl + Shift + Medzerník. Táto skratka sa hodí nielen na rýchly výber buniek v hárku, ale aj pri zadávaní oblastí do rôznych nástrojov Excelu – napríklad pri kontingenčných tabuľkách, rozšírenom filtri alebo podmienenom formátovaní. V takýchto prípadoch sa po stlačení kombinácie vyberie celá tabuľka a jej adresa sa vloží priamo do príslušného poľa.
Praktický príklad
Na karte Domov, v časti Štýly zvolíme možnosť Podmienené formátovanie > Nové pravidlo:
V novom okne zvolíme možnosť Použiť vzorec na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať:
V poli Formátovať hodnoty, v ktorých je tento vzorec pravdivý: potom môžeme kliknutím vybrať jednotlivé bunky alebo práve pomocou kombinácie Ctrl + Shift + Medzerník vybrať celú oblasť buniek:
Výber riadkov, stĺpcov a celých hárkov
Pri práci s rozsiahlymi tabuľkami býva ručné označovanie buniek nepraktické. Excel preto ponúka niekoľko ďalších klávesových skratiek, ktoré nám umožnia rýchlo vyberať celé oblasti.
Začať môžeme dvoma jednoduchými kombináciami. Ak stlačíme Ctrl + Medzerník, vyberie sa celý stĺpec, v ktorom sa nachádza aktívna bunka. Podobne skratka Shift + Medzerník vyberie celý riadok.
Tieto postupy fungujú bez ohľadu na to, či sú bunky vyplnené alebo prázdne.
Často sa tiež hodí vybrať úplne všetky bunky v hárku. Excel ponúka viac možností:
- Stlačením Ctrl + A sa označí aktuálny blok dát. Ak túto skratku použijeme druhýkrát, rozšíri sa výber na celý hárok.
- Rovnakú funkciu má aj už uvedená kombinácia Ctrl + Shift + Medzerník, ktorú je niekedy nutné zopakovať dvakrát.
- Ďalším variantom je postupné použitie Shift + Medzerník a Ctrl + Medzerník, teda výber celého riadka a hneď potom celého stĺpca. Výsledkom je opäť označenie celého hárka.
Celý hárok je možné vybrať aj priamo myšou. Stačí kliknúť na malý štvorec v ľavom hornom rohu hárka, umiestnený na križovatke medzi označeniami riadkov a stĺpcov:
Rozširovanie vzorcov a práca s formátmi
Doteraz sme sa zameriavali na výber buniek, teraz sa pozrieme na to, ako jednoducho preniesť vzorce alebo hodnoty do ďalších buniek. Ukážeme si tiež, aký je rozdiel medzi rozšírením vzorca a kopírovaním formátu.
Malý zelený štvorček
Každá aktívna bunka v Exceli má v pravom dolnom rohu malý zelený štvorček, tzv. rukoväť výplne (fill handle). Tento prvok umožňuje jednoducho roztiahnuť obsah bunky do susedných buniek. Ak teda máme vzorec v prvej bunke stĺpca, stačí ho uchopiť za tento štvorček a ťahať nadol. Excel vzorec automaticky rozšíri do všetkých vybraných riadkov:
Rovnaký efekt dosiahneme aj dvojklikom na štvorček. Excel potom vzorec automaticky rozšíri na toľko riadkov, koľko je vyplnené v susednom stĺpci naľavo. Ak však naľavo žiadny obsah nie je, dvojklik nefunguje.
Problém s formátovaním
Rozšírenie vzorca pomocou zeleného štvorčeka vždy kopíruje aj formát pôvodnej bunky. To môže viesť k nežiaducim výsledkom, ak máme tabuľku, ktorá už je naformátovaná. V takom prípade sa spolu so vzorcom prenesú aj farby alebo zarovnanie a pôvodný vzhľad tabuľky sa tým naruší:
Využitie klávesovej skratky
Aby sme preniesli iba vzorec a zachovali pôvodný formát tabuľky, môžeme použiť kombináciu Ctrl + Enter. Postup je jednoduchý:
- Vyberieme všetky bunky, kam sa má vzorec dostať, vrátane tej, kde už vzorec máme.
- Uistíme sa, že bunka so vzorcom je aktívna (má biele pozadie a je súčasťou zeleného rámčeka).
- Vzorec otvoríme na úpravu (kliknutím do riadka vzorcov alebo stlačením F2).
- Stlačíme Ctrl + Enter.
Excel vyplní všetky vybrané bunky vzorcom, ale formátovanie zostane nedotknuté:
Táto skratka funguje aj na nesúvislé oblasti. Stačí ich vybrať pomocou Ctrl a potom postup zopakovať. Vďaka tomu je možné jedným krokom vyplniť vzorcom aj bunky, ktoré neležia vedľa seba.
Zdieľanie formátu buniek
Okrem rozširovania vzorcov je často potrebné preniesť aj vzhľad buniek, napríklad farbu pozadia, písmo alebo zarovnanie. Excel na to ponúka nástroj Kopírovať formát, ktorý nájdeme na karte Domov v sekcii Schránka – je to ikona malého štetca:
Použitie je jednoduché. Najprv vyberieme bunku, ktorá má požadovaný formát. Klikneme na ikonu štetca a potom označíme bunku alebo oblasť, kam sa má formát preniesť. Kliknutie na štetec funguje pre jednu oblasť, ale ak naň klikneme dvojklikom, zostane funkcia aktívna a formát je možné postupne aplikovať na viac oblastí. Režim potom ukončíme stlačením Esc.
Podobné výsledky môžeme dosiahnuť aj bez myši pomocou ponuky Prilepiť špeciálne. Stačí skopírovať bunku (Ctrl + C) a otvoriť dialóg Prilepiť špeciálne (Ctrl + Alt + V):
Vďaka týmto postupom je možné rýchlo zjednotiť vzhľad tabuľky bez toho, aby sme museli každý parameter nastavovať ručne.
V tejto lekcii sme prešli od jednoduchého klikania k šikovnému ovládaniu. Naučili sme sa vyberať celé oblasti klávesmi, rozširovať vzorce malým zeleným štvorčekom aj elegantne použiť klávesovú skratku Ctrl + Enter. A keď ide o vzhľad, zistili sme, že aj obyčajný štetec môže byť mocným nástrojom.
V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 1.-3. lekciu Excelu pre pokročilých, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.
