2. diel - Klávesové skratky a výber buniek v Exceli Nové
V minulej lekcii, Úvod do pokročilého využívania aplikácie MS Excel , sme sa venovali úvodu do programu Excel a jeho pokročilým možnostiam využitia.
V tomto tutoriáli Excelu pre pokročilých sa zameriame na efektívne ovládanie pomocou klávesnice a myši. Tieto dve periférie sú základným spôsobom, ako pracujeme s Excelom, hoci je možné používať aj dotykové ovládanie (napríklad na tablete). To je však v praxi menej pohodlné a niektoré funkcie potom ani nie sú dostupné.
Naším cieľom bude naučiť sa postupy, ktoré nám pri každodennej práci s Excelom dokážu výrazne zrýchliť a spríjemniť ovládanie. Ukážeme si, ako sa zaobísť úplne bez myši a pracovať čisto s klávesnicou, a potom doplníme, ako nám kombinácia s myšou dokáže ušetriť ešte viac času.
Ovládanie Excelu bez myši
Excel, rovnako ako ďalšie programy Microsoft Office, je možné ovládať aj bez použitia myši. Nie je nutné poznať stovky skratiek, stačí využiť tzv. prístupové klávesy.
Po stlačení ľavého klávesu Alt sa nad kartami na páse kariet zobrazia malé značky s písmenami alebo číslami. Tieto značky určujú, ktorý kláves je potrebné stlačiť, aby sa otvorila vybraná karta alebo spustil konkrétny príkaz:
Ovládanie potom prebieha čisto pomocou klávesnice. Napríklad výber karty Údaje sa vykoná stlačením klávesu označeného nad touto kartou, teda klávesom W. Následne sa zobrazia nové značky pre príkazy na danej karte a je možné pokračovať ďalšími klávesmi:
V dialógových oknách, napríklad Hľadanie a nahradenie (otvorenom pomocou klávesov Ctrl + H), sa princíp mierne líši. Namiesto značiek sú tu jednotlivé voľby označené podčiarknutým písmenom, ktoré sa aktivuje kombináciou Alt a príslušného klávesu:
V iných jazykových verziách Excelu sa tieto písmená môžu líšiť podľa lokalizácie.
Tento spôsob práce je bežný vo všetkých aplikáciách Microsoftu vrátane samotného Windows.
V praxi sa plné ovládanie bez myši príliš nepoužíva, ale pri často používaných príkazoch sa oplatí osvojiť si klávesové skratky. Príkladom je Ctrl + Shift + L na zapnutie alebo vypnutie filtra či Ctrl + S na uloženie súboru. Takéto skratky umožnia vykonávať bežné úlohy rýchlejšie ako pri hľadaní príslušného tlačidla myšou:
Ovládanie Excelu pomocou myši
Použitie myši patrí k najpohodlnejším spôsobom práce v Exceli. Klávesové skratky umožňujú rýchly a presný pohyb, myš však ponúka väčší prehľad a jednoduchšiu orientáciu, najmä pri práci s rozsiahlymi tabuľkami.
Pohyb po hárku
Každá bunka v Exceli má svoju adresu
určenú písmenom stĺpca a číslom riadka, napríklad B23.
Kliknutím je možné vybrať ľubovoľnú bunku, ale pri väčších
tabuľkách sa oplatí využiť kombináciu myši a klávesnice.
Pri práci s dlhšími zoznamami dát sa osvedčuje kombinácia
Ctrl a smerových šípok. Kurzorom sa tak dá presunúť vždy na
hranicu vyplnenej oblasti. Ak sa napríklad začína v bunke B2 a
použije sa Ctrl + →, Excel preskočí na koniec
súvislého úseku. Ďalšie stlačenie vykoná skok na začiatok nasledujúcej
oblasti. Rovnaký princíp platí aj pri pohybe nadol (Ctrl +
↓) a v ostatných smeroch. Ak už žiadna vyplnená oblasť
nenasleduje, kurzor sa presunie až na koniec hárka, čo je v modernom Exceli
stĺpec XFD alebo riadok 1 048 576:
Výber buniek
Do pohybu sa dá zapojiť aj kláves Shift, ktorý rozšíri
výber buniek. Ak je kurzor v bunke B2 a stlačí sa
Ctrl + Shift + →, vyberú sa všetky bunky
až po koniec oblasti v danom riadku, napríklad B2:D2. Následné
stlačenie Ctrl + Shift + ↓ rozšíri výber
o celý blok pod ním, teda na B2:D6.
Celú tabuľku je možné vybrať aj jedným príkazom, a to Ctrl + Shift + Medzerník:
Tento postup je obzvlášť užitočný pri práci s väčšími dátovými sadami, kde by ručné označovanie pomocou myši zabralo veľa času.
Klávesová skratka Ctrl + A vyberá oblasť podľa aktuálnej pozície kurzora. Ak sa kurzor nachádza vo vnútri tabuľky, prvé stlačenie označí iba súvislý blok vyplnených buniek, zatiaľ čo druhé stlačenie vyberie celý hárok. Celý hárok je možné označiť aj kliknutím myšou na štvorcové pole s malým trojuholníkom v ľavom hornom rohu hárka, ktoré sa nachádza na priesečníku označení riadkov a stĺpcov. Na rozdiel od klávesovej skratky však toto kliknutie vždy označí celý hárok bez ohľadu na pozíciu kurzora.
Práca s rámčekom bunky
Ďalšie možnosti predstavuje dvojklik na zelený rámček, ktorý obklopuje aktívnu bunku:
Dvojklik na spodnú, hornú, ľavú alebo pravú hranu rámčeka presunie kurzor na okraj dát v danom smere. Ak sa použije napríklad spodná hrana, Excel skočí na poslednú vyplnenú bunku stĺpca.
V kombinácii s klávesom Shift je možné týmto spôsobom označiť celú oblasť buniek od pôvodného výberu až po miesto, kde sa kurzor zastaví. Rovnaká technika funguje nielen v jednom smere, ale aj vo viacerých stĺpcoch alebo riadkoch súčasne.
Táto možnosť šetrí čas pri hromadnej úprave obsahu alebo formátu buniek. Úpravy, ktoré by inak bolo nutné vykonávať po jednej bunke, je možné vďaka nej vykonať naraz.
V tejto lekcii sme sa naučili, ako sa v Exceli rýchlo pohybovať a vyberať bunky pomocou klávesnice aj myši. Vyskúšali sme si prístupové klávesy, praktické skratky na prácu s oblasťami buniek a taktiež techniky, ktoré uľahčujú orientáciu v rozsiahlych tabuľkách. Vďaka týmto postupom zvládneme každodennú prácu v Exceli rýchlejšie a efektívnejšie.
V budúcej lekcii, Rozširovanie vzorcov a formátov v Exceli , si ukážeme ďalšie klávesové skratky pre výber súvislých aj nesúvislých oblastí buniek a distribúciu vzorcov.
