3. diel - Príprava podkladov pre AI HR asistenta Nové

V minulej lekcii, Workflow, AI agenti a multiagentné systémy , sme si ukázali ďalšie možnosti automatizácie pomocou workflow, AI agentov a multiagentných systémov.

V tomto tutoriále kurzu AI automatizácie a agenti pre firemné procesy si podrobnejšie predstavíme modelovú spoločnosť EnergoSun sro a jej personálnu agendu. Zameriame sa na to, ako pripraviť kvalitné podklady pre AI HR asistenta, ktorý má pracovať podľa skutočných firemných pravidiel.

Zoznámime sa so štruktúrou spoločnosti as úlohami personálneho oddelenia. Potom si prejdeme modelové HR dokumenty, ktoré môžu tvoriť znalostný základ asistenta. Ukážeme si tiež, ktoré informácie do spoločných podkladov patria as ktorými musíme pracovať opatrne.

Modelová spoločnosť EnergoSun

Spoločnosť EnergoSun sro navrhuje a inštaluje fotovoltaické elektrárne, batériové úložiská a súvisiace energetické riešenia. Zameriava sa na domácnosti a menšie firmy v Česku.

Štruktúru spoločnosti môžeme znázorniť organizačným diagramom:

V spoločnosti pracuje 15 zamestnancov:

Oddelenie	Počet zamestnancov	Hlavná činnosť
Vedenie	1	Strategické riadenie spoločnosti
Obchodný manažment	1	Riadenie obchodu, marketingu, HR a účtovníctva
Technický manažment	1	Riadenie technickej prípravy a montáží
Obchod	2	Dopyty a komunikácia so zákazníkmi
Technická príprava	2	Návrh riešenia a technické posúdenie
Montážny tím	5	Realizácia zákaziek
Marketing	1	Propagácia a tvorba obsahu
HR a administratíva	1	Nábor, zamestnanci a interné dokumenty
Účtovníctvo	1	Fakturácia a ekonomická agenda

Konateľ priamo riadi obchodného a technického manažéra. Obchodný manažér zodpovedá za obchod, marketing, HR a účtovníctvo. Technický manažér vedie technickú prípravu a montážny tím.

EnergoSun pravidelne rieši napríklad:

• spracovanie zákazníckych dopytov,
• plánovanie prehliadok a montáží,
• prípravu marketingového obsahu,
• evidenciu faktúr a dokumentov,
• nábor a nástup zamestnancov,
• interné otázky zamestnancov.

Rovnakú spoločnosť budeme používať naprieč kurzom. Jednotlivé automatizácie tak budú pracovať so spoločným firemným prostredím.

Opakované úlohy personálneho oddelenia

Personálnu a administratívnu agendu spoločnosti zaisťuje jeden zamestnanec. Opakovane vyhľadáva rovnaké informácie a pripravuje podobné podklady.

Medzi bežné úlohy patria:

• príprava pracovných inzerátov,
• porovnanie životopisov s požiadavkami pozície,
• príprava otázok na pohovor,
• organizácia nástupu a odchodu zamestnanca,
• odpovedanie na otázky k dochádzke, dovolenke a firemným pravidlám,
• tvorba návrhov dokumentov podľa schválených vzorov.

Bežný chatbot interné pravidlá spoločnosti nepozná. Nestačí mu iba zadať, aby sa správal ako HR asistent. Bez kvalitných podkladov bude vychádzať zo všeobecných znalostí a jeho odpovede nemusia zodpovedať skutočným procesom firmy.

Pripravíme preto podklady pre HR asistenta, ktorý bude pri práci vychádzať z interných dokumentov spoločnosti. Jeho výstupy bude pred použitím kontrolovať pracovník HR.

Príprava podkladov pre HR asistenta

Pre tento tutoriál je pripravený balíček 20 modelových PDF dokumentov v archíve energosun_hr_asistent.zip. Dokumenty predstavujú firemné pravidlá, procesy, formuláre a testovacie scenáre spoločnosti EnergoSun.

Všetky tieto PDF dokumenty boli vygenerované pomocou AI ako ukážkové podklady pre kurz. Nejde o skutočnú personálnu dokumentáciu ani o hotové vzory určené na použitie v reálnej spoločnosti. V praxi musí firma pracovať s vlastnými aktuálnymi a schválenými dokumentmi.

Súbory sú rozdelené do troch zložiek podľa svojho účelu:

• 01_znalostni_baze/ – firemné pravidlá, HR procesy a podklady ku konkrétnym pracovným pozíciám,
• 02_formulare_a_zaznamy/ – vzory formulárov, checklistov, dotazníkov a evidenčných záznamov,
• 03_testovani/ – testovacie scenáre pre overenie a ladenie asistenta.

Dokumenty v priečinku 01_znalostni_baze/:

• 01_firemni_profil_a_organizacni_struktura.pdf – predstavuje spoločnosť, jej oddelenie, pracovné roly, zodpovednosti a organizačnú štruktúru,
• 02_zivotni_cyklus_zamestnance.pdf – popisuje prácu so zamestnancom od otvorenia pracovnej pozície až po ukončenie spolupráce,
• 03_standard_naboru_a_hiring_workflow.pdf – stanovuje postup náboru a zodpovednosti zapojených pracovníkov,
• 04_zamestnanecka_prirucka.pdf – obsahuje základné firemné pravidlá, prevádzkové informácie a zásady komunikácie,
• 05_evidence_zamestnancu_a_one_to_one.pdf – určuje spôsob vedenia zamestnaneckých kariet a záznamov z individuálnych schôdzok,
• 06_spokojenost_a_retence.pdf – popisuje prácu so spokojnosťou zamestnancov, spätnou väzbou a rizikom odchodu,
• 07_majetek_pristupy_a_opravneni.pdf – upravuje prideľovanie a odoberanie vybavenia, prístupov a oprávnení,
• 08_vzory_smluv_a_pracovnich_priloh.pdf – obsahuje modelové štruktúry pracovných dokumentov a pravidlá ich používania,
• pos-003_obchodnik_zivotni_cyklus.pdf – zhŕňa požiadavky, nábor, onboarding, rozvoj a ukončenie spolupráce pre pozíciu obchodníka,
• pos-007_hr_administrativa_zivotni_cyklus.pdf – popisuje rovnaké oblasti pre pozíciu pracovníka HR a administratívy.

Dokumenty v priečinku 02_formulare_a_zaznamy/:

• formular_01_zadani_nove_pozice.pdf – slúži na zhromaždenie informácií pre otvorenie novej pracovnej pozície,
• formular_02_hodnoceni_kandidata.pdf – zjednocuje hodnotenie kandidátov a zápis výsledkov výberového konania,
• formular_03_protokol_onboarding.pdf – kontroluje prípravu nástupu, odovzdanie vybavenia, pridelenie prístupov a priebeh adaptácie,
• formular_04_karta_zamestnance.pdf – poskytuje štruktúru pre evidenciu pracovného vzťahu, pozície, cieľov a rozvoja zamestnanca,
• formular_05_zaznam_one_to_one.pdf – zachytáva témy, závery a úlohy z individuálneho stretnutia zamestnanca s manažérom,
• formular_06_adaptacni_dotaznik.pdf – získava spätnú väzbu zamestnanca na nástup a počiatočnú adaptáciu,
• formular_07_pruzkum_spokojenosti.pdf – slúži na zisťovanie spokojnosti zamestnancov a problémov v pracovnom prostredí,
• formular_08_vystupni_dotaznik.pdf – zaznamenáva dôvody odchodu a spätnú väzbu pri ukončení spolupráce,
• formular_09_protokol_offboarding.pdf – kontroluje odovzdanie práce, vrátenie majetku a odobratie prístupov pri odchode zamestnanca.

Dokument v priečinku 03_testovani/:

• testovaci_sada_hr_asistenta.pdf – obsahuje testovacie otázky, modelové situácie a očakávané správanie asistenta.

Pozrime sa na titulnú stránku zamestnaneckej príručky spoločnosti EnergoSun:

Prehľad ukazuje, že znalostnej báze nevytvárame tak, že do nej iba nahráme všetky dostupné súbory. Musíme premyslieť, na aké otázky má asistent odpovedať, aké procesy má poznať a akú podobu majú mať jeho výstupy.

Formuláre neslúžia ako skutočná personálna databáza. Asistent podľa nich môže pripraviť návrh dokumentu, ale vyplnený záznam musí človek skontrolovať a uložiť do určeného firemného systému.

Ukážka onboardingového protokolu obsahuje kontrolný zoznam úloh pred nástupom zamestnanca:

Súbor zo zložky 03_testovani/ do podkladov asistenta nenahrávame. Obsahuje otázky a očakávané výsledky, pomocou ktorých budeme jeho odpovede samostatne overovať. Keby mal testovaciu sadu k dispozícii, výsledky testovania by neboli vierohodné.

Podklady v našom balíčku obsahujú iba modelové dáta. V skutočnej firme sprístupníme asistentovi len informácie, ktoré potrebuje ku konkrétnym úlohám a ku ktorým má mať prístup.

Skutočné životopisy, vyplnené zamestnanecké karty ani záznamy z individuálnych schôdzok bežne nevkladáme do spoločnej znalostnej bázy určenej pre všetky otázky asistenta. Pokiaľ potrebujeme napríklad porovnať životopis kandidáta s požiadavkami pozície, odovzdáme ho AI iba pre túto konkrétnu úlohu av prostredí schválenom firmou. Údaje, ktoré na posúdenie nepotrebujeme, môžeme pred spracovaním odstrániť. Výsledok následne skontroluje pracovník HR as dokumentom ďalej pracujeme podľa firemných pravidiel na ochranu a uchovávanie osobných údajov.

Reálna náročnosť prípravy asistenta

Kvalitného firemného asistenta nevytvoríme jedným všeobecným promptom. Pokiaľ firma nemá svoje postupy dobre popísané, musíme dokumenty najprv vytvoriť, zjednotiť a schváliť.

Najviac práce preto často nezaberie samotné nastavenie asistenta, ale príprava kvalitných a aktuálnych podkladov. Kvalita odpovedí asistenta priamo závisí na kvalite informácií, ktoré mu sprístupníme.

Asistent navyše nenahrádza pracovníka HR pri citlivej komunikácii, neštandardných prípadoch, právnych otázkach ani konečných rozhodnutiach. Pred praktickým použitím preto musíme určiť nielen jeho znalosti, ale aj hranice úloh, ktoré smie vykonávať.

Zhrnutie

Pre AI HR asistenta najskôr pripravíme kvalitné, aktuálne a schválené firemné podklady. Znalostnú bázu zostavujeme podľa konkrétnych úloh asistenta a nevkladáme do nej bez rozmyslu všetky dostupné dokumenty. Pri osobných údajoch obmedzujeme ich sprístupnenie na konkrétny účel a výsledky asistenta ponechávame pod kontrolou pracovníka HR.

V ďalšej lekcii, Vytvorenie a testovanie AI HR asistenta v ChatGPT , si v ChatGPT vytvoríme HR asistenta EnergoSun, pridáme mu inštrukcie a firemné podklady a následne otestujeme jeho odpovede.

 

Mal si s čímkoľvek problém? Stiahni si vzorové riešenie nižšie a porovnaj ho so svojím projektom, chybu tak ľahko nájdeš.