2. diel - Microsoft Outlook - Základné ovládanie Nové
V tomto tutoriále kurzu Microsoft Outlook pre začiatočníkov si vyskúšame praktické ovládanie poštovej schránky. Naučíme sa prechádzať medzi zložkami, prezerať a vyhľadávať správy a používať príkazy na páse kariet. Ukážeme si tiež, ako v novom a klasickom Outlooku pre Windows upraviť rozloženie okna, umiestnenie podokna čítania alebo zobrazenie pásu kariet.
Ovládanie pošty v Microsoft Outlooku
Outlook otvoríme v časti Pošta. V hlavnom okne budeme pracovať predovšetkým s poštovými zložkami, zoznamom správ a podoknom čítania. Na jednotlivých príkladoch si ukážeme, ako tieto časti využívať.
Základná orientácia v hlavnom okne
Najprv sa pozrieme na celkové rozloženie prostredia. Na nasledujúcich obrázkoch sú zvýraznené najdôležitejšie oblasti: navigácia, vyhľadávanie, pás kariet, podokno zložiek, zoznam správ a podokno čítania.
Porovnajme ich umiestnenie v oboch variantoch Outlooku:
- V novom Outlooku nájdeme navigáciu
pozdĺž ľavého okraja okna. Vedľa nej sa nachádza zoznam poštových
zložiek, uprostred zoznam správ a napravo podokno čítania. Vyhľadávacie
pole a pás kariet sú umiestnené v hornej časti okna:
- Klasický Outlook obsahuje podobné oblasti ako
nový Outlook, líšia sa však ich rozložením a podobou niektorých
príkazov. Navyše tu nájdeme stavový riadok v spodnej časti okna:
Poštové zložky
V ľavej časti okna nájdeme podokno zložiek. Umožňuje prechádzať medzi jednotlivými časťami našej poštovej schránky.
Medzi najpoužívanejšie zložky patria:
| Zložka | Čo v nej nájdeme |
|---|---|
| Doručená pošta | Prijaté správy, ktoré sme nepresunuli inam |
| Koncepty | Rozpísané a doposiaľ neodoslané správy |
| Odoslaná pošta | Uložené kópie odoslaných správ |
| Odstránená pošta | Odstránené správy pred ich trvalým vymazaním |
| Nevyžiadaná pošta | Správy vyhodnotené ako nevyžiadané |
Vyskúšame si prechádzanie medzi zložkami. Najprv klikneme na Doručenú poštu, potom na Odoslanú poštu a nakoniec sa vrátime do Doručenej pošty.
Umiestnenie zložiek sa v oboch variantoch Outlooku mierne líši:
- V novom Outlooku nájdeme podokno
zložiek vedľa zvislej navigácie na ľavom okraji okna. Nad zoznamom účtov
sa môže zobrazovať aj oddiel Obľúbené s často používanými
zložkami:
- V klasickom Outlooku sa poštové zložky
nachádzajú v ľavom paneli. Pokiaľ máme pridaných viac účtov, môžeme
ich zložky rozbaľovať samostatne:
Zoznam správ a ich prezeranie
Po výbere zložky sa zobrazí jej zoznam správ. Pri jednotlivých e-mailoch vidíme odosielateľa, predmet, dátum prijatia a krátky náhľad textu. Neprečítané správy bývajú zvýraznené tučným písmom.
Kliknutím na vybraný e-mail zobrazíme jeho obsah na table čítania. Dvojklikom môžeme správu otvoriť aj v samostatnom okne. Týmto spôsobom môžeme rýchlo prechádzať doručenú poštu.
Filtrovanie a radenie správ
Pri väčšom množstve e-mailov nám pomôže filtrovanie, ktoré dočasne zobrazí iba správy spĺňajúce určitú podmienku.
Napríklad ak chceme skontrolovať neprečítané e-maily, v ponuke filtra nad zoznamom správ vyberieme Neprečítané. Po kontrole sa vrátime k zobrazeniu všetkých správ.
Správy môžeme tiež zoradiť napríklad podľa dátumu prijatia alebo odosielateľa. Výberom požadovaného radenia zmeníme poradie správ v zozname, nie ich obsah alebo umiestnenie v priečinkoch.
- V novom Outlooku nájdeme nad zoznamom
správ ikony pre výber, filtrovanie a radenie. Pomocou filtra môžeme
napríklad zobraziť iba neprečítané správy. Ponuka radenia nám umožní
zmeniť ich poradie:
- V klasickom Outlooku prepíname medzi zobrazením
Všetky a Neprečítané priamo nad zoznamom správ. V
rovnakej oblasti nájdeme aj ovládacie prvky pre zmenu ich radenia:
Vyhľadávanie e-mailových správ
Ak potrebujeme nájsť konkrétny e-mail, nemusíme postupne prechádzať všetky zložky. Využijeme vyhľadávacie pole.
- V novom Outlooku nájdeme vyhľadávacie
pole Hľadať v hornej modrej lište aplikácie:
- V klasickom Outlooku sa vyhľadávacie pole
nachádza nad zoznamom správ. Vedľa neho môžeme zvoliť aj rozsah hľadania,
napríklad Aktuálna poštová schránka:
- Klikneme do vyhľadávacieho poľa.
- Napíšeme napríklad
schůzkaa stlačíme Enter. - V zozname výsledkov vyberieme požadovanú správu.
Outlook vyhľadáva správy zodpovedajúce zadanému výrazu. Môžeme hľadať aj podľa mena alebo e-mailovej adresy odosielateľa.
Pokiaľ dostaneme príliš veľa výsledkov, zúžime rozsah hľadania napríklad na aktuálny priečinok. Ak naopak požadovanú správu nenájdeme, skontrolujeme, či nehľadáme iba v časti poštovej schránky.
Pri viacerých pripojených účtoch sledujeme aj to, v ktorom účte hľadáme. Najmä v novom Outlooku vyhľadávanie neprechádza automaticky všetky pridané účty súčasne.
Po dokončení hľadania sa vrátime k bežnému zobrazeniu pošty pomocou možnosti na zatvorenie výsledkov hľadania.
Pás kariet a jeho príkazy
Pás kariet nájdeme v hornej časti Outlooku. Obsahuje príkazy pre prácu s poštou a nastavenie jej zobrazenia. Príkazy sú rozdelené do skupín a kariet. Ich ponuka závisí od toho, či práve pracujeme s poštou, kalendárom alebo inou časťou aplikácie.
- V novom Outlooku využijeme najmä kartu
Domov pre bežnú prácu so správami a kartu Zobraziť na
prispôsobenie prostredia.
Príkazy na páse kariet sú usporiadané do skupín, napríklad Nové, Odstrániť alebo Odpovedať. Niektoré príkazy môžu byť neaktívne, kým nevyberieme konkrétnu správu:
- V klasickom Outlooku nájdeme viac samostatných
kariet:
- Domov obsahuje bežné príkazy pre prácu so správami.
- Odosielanie a príjem ponúka možnosti súvisiace s načítaním a odosielaním pošty.
- Priečinok obsahuje nástroje pre správu poštových zložiek.
- Zobrazenie umožňuje meniť rozloženie a vzhľad jednotlivých častí okna:
Zatiaľ si vyskúšame prepínanie medzi jednotlivými kartami. Všimneme si, že sa pod ich názvami menia dostupné príkazy.
Stavový riadok v klasickom Outlooku
Klasický Outlook obsahuje v spodnej časti okna stavový riadok. Môžeme tu sledovať napríklad stav pripojenia k poštovému serveru.
Ak sa pošta nenačíta, skontrolujeme, či Outlook nehlási stav Odpojené alebo Pracovať offline:
Nový Outlook nemá rovnaký stavový riadok ako klasická aplikácia. Prípadné problémy s pripojením oznamuje iným spôsobom priamo v prostredí aplikácie.
Prispôsobenie prostredia Outlooku
Prostredie Outlooku si môžeme upraviť podľa veľkosti obrazovky a vlastných potrieb. Vyskúšame si niekoľko nastavení, ktoré nám uľahčia čítanie správ a orientáciu v poštovej schránke.
Rozloženie podokna čítania a ďalších panelov
Začneme podoknom čítania, ktoré môžeme umiestniť napravo od zoznamu správ, presunúť pod neho alebo skryť. Upravíme aj zobrazenie zložiek a ďalších panelov.
Potrebné možnosti nájdeme na páse kariet.
- V novom Outlooku otvoríme kartu
Zobraziť. V skupine Rozloženie nájdeme nasledujúce
možnosti:
- Podokno čítania umožňuje zobraziť obsah vybranej správy vpravo od zoznamu e-mailov alebo pod ním. Podokno môžeme tiež skryť.
- Podokno zložky slúži na úpravu zobrazenia ľavého panela so zložkami a oddielu Obľúbené.
- Môj deň zobrazí panel s kalendárom a úlohami.
- Hustota umožňuje upraviť rozostupy medzi položkami v zozname správ.
- V klasickom Outlooku otvoríme kartu
Zobrazenie. Pomocou ponuky Podokno čítania môžeme vybrať
jednu z troch možností:
- Vpravo zobrazí obsah správy vedľa zoznamu e-mailov.
- Dole presunie obsah správy pod zoznam.
- Vypnuté okno čítania skryje.
Rovnakým spôsobom môžeme kedykoľvek upraviť aj ostatné časti prostredia podľa veľkosti obrazovky a vlastných potrieb.
Úprava zobrazenia pásu kariet
Pás kariet obsahuje príkazy na prácu s Outlookom, ale zároveň zaberá miesto v hornej časti okna. Ak chceme získať viac priestoru pre správy, môžeme zmeniť jeho zobrazenie.
- V novom Outlooku nájdeme na pravom
dolnom okraji pásu kariet malú šípku s nápovedou Prepnúť
rozloženie.
Kliknutím na šípku prepneme medzi rozšíreným a úspornejším zobrazením pásu kariet. V úspornejšom zobrazení zaberajú príkazy menej miesta a niektoré nájdeme v rozbaľovacích ponukách.
Opätovným kliknutím na šípku sa vrátime k pôvodnému rozloženiu:
- V klasickom Outlooku klikneme na šípku v pravom
dolnom rohu pásu kariet. Otvorí sa ponuka s niekoľkými možnosťami:
- Klasický pás kariet zobrazuje príkazy v niekoľkých riadkoch.
- Zjednodušený pás kariet zobrazuje najpoužívanejšie príkazy v jednom riadku.
- Zobraziť iba karty skryje príkazy a ponechá viditeľné len názvy kariet, napríklad Domov alebo Zobrazenie.
Zhrnutie lekcie
Naučili sme sa prechádzať medzi poštovými zložkami, prezerať správy a využívať filtrovanie aj vyhľadávanie. Zoznámili sme sa s príkazmi na páse kariet a rozdielmi medzi novým a klasickým Outlookom. Vyskúšali sme si tiež prispôsobenie prostredia, najmä umiestnenie podokna čítania, zobrazenie zložiek a úpravu pásu kariet.
V nasledujúcej lekcii, Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu , sa zameriame na tému tvorba a odosielanie e-mailu.
