4. diel - Copilot v Microsoft Outlooku Nové
V predchádzajúcej lekcii, Microsoft Outlook - Kalendár, kontakty a úlohy , sme sa venovali téme kalendár, kontakty a úlohy.
V tomto tutoriále kurzu Microsoft Outlooku využijeme Copilot na prípravu e-mailov a zhrnutie korešpondencie. Vyskúšame si pokyny aj prenos návrhu z chatu do správy.
Microsoft Copilot v Outlooku
Microsoft Copilot je AI asistent, ktorý nám v Outlooku pomáha s e-mailovou komunikáciou. Dokáže pripraviť návrh správy, preformulovať alebo skrátiť text a zhrnúť korešpondenciu. Pokyny mu zadávame prirodzeným jazykom.
Copilot nám môže ušetriť čas, jeho návrhy však nemusia byť vždy správne. Preto ich skontrolujeme a podľa potreby upravíme.
V Copilot Chate zadávame pokyny formou konverzácie. Ďalšie nástroje spúšťame priamo pri správe, napríklad zhrnutie konverzácie. Odpoveď zobrazená v chate sama o sebe nepotvrdzuje vloženie textu do e-mailu.
Dostupnosť závisí od účtu, licencie a nastavenia organizácie. Rovnaká verzia nezaručuje rovnakú ponuku. Chýbajúce chat overíme u svojho účtu alebo správcu IT.
Prompt a kontext
Zadanie pripomína pokyny kolegovi: uvedieme účel správy a podstatné údaje. Takému zadaniu hovoríme prompt. Copilot využíva generatívnu umelú inteligenciu na vytvorenie textu podľa pokynov a dostupných podkladov.
Podklady tvoria kontext, Ktorým je napríklad zákazníkov e-mail vložený do chatu.
Prvý e-mail v Copilot Chatu
Pripravíme potvrdenie prijatia dopytu. Najprv otvoríme chat.
- V hornej časti Outlooku klikneme na
Copilot. Na table prejdeme do poľa pre správu:
- V hlavnom okne otvoríme Copilot v hornej
časti aplikácie:
Priprav e-mail zákazníkovi Janovi Novákovi. Potvrď prijatie dopytu na fotovoltaiku. Požiadaj o adresu objektu a ročnú spotrebu elektriny. Použi profesionálny tón a najviac tri krátke odseky. Nesľubuj cenu ani termín. Vráť iba predmet a text správy. E-mail neodosielaj.Prompt odošleme šípkou v poli chatu. V návrhu overíme žiadosť o oba údaje aj prípadné nepodložené sľuby.
Nadväzujúce návrhy pod odpoveďou
Pod odpoveďou sa môžu objaviť návrhy ďalších zadaní, napríklad:
- Vyber najlepší variant a zjednoť ju do finálneho e-mailu
- Skráť e-mail na dva krátke odseky
- Doplň vhodný predmet a profesionálny podpis
- Uprav tón na formálnejšie
- Navrhni stručnejší predmet
Znenie aj počet návrhov sa môžu meniť. Kliknutím pokračujeme v konverzácii; nepotvrdzujeme vloženie textu ani odoslanie e-mailu. Môžeme tiež napísať vlastné upresnenie:
Skráť návrh na dva odseky. Zachovaj žiadosť o adresu objektu aj ročnú spotrebu. Vráť iba konečný predmet a text e-mailu. Nepridávaj podpis.Podpis doplníme v Outlooku a skontrolujeme prípadné zdvojenie.
Vloženie návrhu do e-mailu
Pokiaľ už Copilot vložil návrh do rozpísaného e-mailu, skontrolujeme ho priamo v správe. Ak je návrh iba v chate, otvoríme alebo použijeme rozpísaný e-mail:
- Novú správu otvoríme tlačidlom
Nové. Na kopírovanie použijeme ikonu dvoch prekrytých listov pod
odpoveďou alebo označíme len požadovaný text. Predmet vložíme do poľa
Predmet. Do tela správy prenesieme samotný e-mail bez prípadných
vysvetlení Copilotu:
- Na karte Domov zvolíme Nový
e-mail. Na kopírovanie použijeme ikonu dvoch prekrytých listov pod
odpoveďou alebo označíme len požadovaný text. Predmet vložíme do poľa
Predmet. Do tela správy prenesieme samotný e-mail bez prípadných
vysvetlení Copilotu:
Rýchle akcie Copilota
Pri zobrazení príslušnej voľby môžeme Copilota spustiť aj priamo s predpripraveným promptom.
- Po umiestnení ukazovateľa myši na
ikonu Copilota sa nám zobrazia navrhované rýchle akcie, napríklad Pomoc
s písaním e-mailu, Nájsť príjemcu pre môj e-mail alebo
Podpor moje tvrdenie:
- Po kliknutí na šípku nadol pri ikone Copilota sa
nám zobrazí kontextová ponuka s niekoľkými rýchlymi akciami, napríklad
Pomoc s písaním e-mailu, Nájdenie príjemcov alebo
Podpor moje tvrdenie:
Odpoveď na prijatý e-mail
Copilotu odovzdáme pôvodnú požiadavku. Vyskúšame vymyslenú správu:
Dobrý deň, prosím o ponuku fotovoltiky pre rodinný dom. Ročne spotrebujeme približne 6 MWh elektriny a zaujíma nás aj batéria. Aké údaje odo mňa potrebujete? Ján NovákPri prijatej správe klikneme na možnosť Odpovedať a Copilotovi zadáme nasledujúci prompt:
Odpovedz na tento e-mail. Poďakuj a požiadaj o adresu domu a fotografiu strechy. Potvrď záujem o batériu. Nepýtaj sa znova na spotrebu. Nesľubuj cenu ani termín. Vráť iba stručný a zdvorilý text odpovede bez podpisu. E-mail neodosielaj.Ukážka v Outlook New:
Môžeme tiež využiť rýchlu akciu Pomôž mi odpovedať.
Pri práci so skutočným e-mailom v oboch aplikáciách zvolíme Odpovedať a vložíme skontrolovaný návrh. Pri voľbe Odpovedať všetkým overíme všetkých adresátov.
Úpravy textu a spätná väzba
Pri koncepte môžeme zmeniť odsek alebo posúdiť vyznenie správy.
Preformulovanie odseku
Do chatu vložíme odsek spoločne s pokynom:
Preformuluj nasledujúci odsek zdvorilejšie. Zachovaj požiadavku na oba podklady a nepridávaj termín. Vráť iba upravený text: Podklady ste nám stále neposlali. Bez adresy objektu a fotografie strechy ponuku nepripravíme. Pošlite nám oboje.Možný výsledok:
Môžeme tiež ďalej pokračovať v chate a vybrať niektorý z pripravených príkazov Zjemni ešte viac tón správy alebo Priprav stručnejšiu variantu.
Zhrnutie e-mailovej konverzácie
Súvisiace správy tvoria e-mailové vlákno. Pri sprístupnenej funkcii vytvoríme prehľad doterajšieho dohovoru.
- Otvoríme konverzáciu. V jej hornej
časti vyberieme Zhrnúť tento e-mail. Pri podporovanej prílohe typu
PDF, Word alebo PowerPoint môžeme využiť aj ponuku zhrnutia prílohy:
- Otvoríme konverzáciu av hornej časti vlákna
vyberieme Zhrnúť. Pri podporovanej prílohe typu PDF, Word alebo
PowerPoint môžeme využiť aj ponuku zhrnutia prílohy:
Otázky k pošte v chate
Pri sprístupnenom hľadaní v pošte zadáme:
Nájdi správy od Jana Nováka z posledných siedmich dní k dopytu fotovoltaiky. Vypíš doposiaľ chýbajúce podklady a pripoj odkazy na zdrojové e-maily.Dotaz spresníme adresou odosielateľa a výsledok overíme v zdrojových správach. Nedostupné podklady vyhľadáme v Outlooku a povolený obsah odovzdáme ručne.
Zásady promptovania
Užitočný prompt určuje úlohu, podklady, rozsah a požadovaný štýl. Porovnajme dve zadanie:
✗ Příliš obecné
Napiš e-mail zákazníkovi.
✔ Konkrétnější
Potvrď přijetí poptávky a požádej o adresu objektu. Napiš dva krátké odstavce ve zdvořilém tónu. Neslibuj termín vyřízení.
\---
Druhý variant vymedzuje účel aj hranice správy. Pri úpravách podobne určíme požadovanú zmenu, napríklad skrátenie textu pri zachovaní všetkých čiastok a termínov.
V rovnakej konverzácii môžeme pokračovať krátkym upresnením. Ani pokyn na nevymýšľanie údajov nezaručuje bezchybný výsledok.
Bezpečná práca s Copilotom
Používame schválený účet a dodržiavame pravidlá organizácie. Odovzdávame iba potrebné informácie. Osobné a dôverné údaje podľa situácie odstránime alebo anonymizujeme.
Do promptov nevkladáme heslá, prístupové kódy ani iné prihlasovacie údaje.
Pred odoslaním overíme príjemcu, predmet, mená, čiastky, termíny a prípadné záväzky. Skontrolujeme prílohy aj podpis. Veta "V prílohe zasielame..." nenahrádza skutočné priloženie súboru.
Cvičné správy ponecháme ako koncepty. Pri skutočnej komunikácii skontrolovaný e-mail odošleme tlačidlom Odoslať. Za obsah správy a výber adresátov zodpovedáme my.
Zhrnutie lekcie
Copilot nám pomáha pripraviť e-mail, upraviť formulácie a zhrnúť korešpondenciu. V chate odovzdávame potrebné podklady a spresňujeme zadanie. Ďalšie nástroje používame podľa dostupnosti na našom účte. Výsledok vždy kontrolujeme v skutočnej správe pred odoslaním.
V nasledujúcej lekcii, Microsoft Outlook - Zobrazenie , sa zameriame na tému zobrazenie, usporiadanie, rozloženie, okná a užitočné funkcie.
