7. diel - Formátovanie tabuliek v programe Excel
V predchádzajúcom kvíze, Kvíz - Formátovanie buniek, riadky a stĺpce v Exceli, sme si overili nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.
V tomto tutoriáli základov Excelu si povieme viac o zlúčení a rozdelení buniek, štýloch tabuliek a podmienenom formátovaní.
Zarovnanie textu v bunke
Z predchádzajúcich lekcií už vieme, ako nastaviť základné zarovnanie textu v bunke. Teraz si ukážeme zalomenie textu, zlúčenie a rozdelenie buniek.
Zalomenie textu v bunke
Ak píšeme do bunky text, ktorý je dlhší než samotná bunka, Excel automaticky posunie text cez ďalšiu bunku vpravo. Ak však máme v ďalšej bunke nejaké údaje, Excel zasunie text pod túto bunku a viditeľné zostanú iba údaje, ktoré už v susednej bunke boli. Aby sme videli celý text, ktorý v bunke máme, nastavíme v bunke zalomenie textu.
Zalomenie textu v bunke nastavíme nasledovne:
- Najskôr si označíme bunku, pre ktorú chceme zalomenie textu nastaviť.
- Na karte Domov v skupine Zarovnanie vyberieme možnosť Zalomiť text:
Zalomenie textu môžeme nastaviť aj cez dialógové okno Formát buniek, kde na karte Zarovnanie v sekcii Nastavenie textu vyberieme možnosť Zalomiť text.
Zalomený text sa potom rozloží do jednej bunky cez viacero riadkov a výška riadka sa automaticky prispôsobí, aby bol text celý viditeľný. Výsledok vyzerá napríklad takto:
Zlúčenie buniek
V prípade, že chceme mať nadpis tabuľky cez niekoľko buniek, môžeme jednotlivé susedné bunky podľa potreby ľubovoľne zlučovať:
- Najskôr si označíme bunky, ktoré budeme zlučovať.
- Na karte Domov v skupine Zarovnanie vyberieme možnosť Zlúčiť bunky (môžeme tiež vybrať možnosť Zlúčiť a centrovať):
Text v zlúčených bunkách a zároveň zarovnaný na stred vyzerá takto:
Rozdelenie buniek
Ak potrebujeme predtým zlúčené bunky znova oddeliť, postupujeme takto:
- Najskôr si označíme bunku, ktorú budeme rozdeľovať.
- Na karte Domov v skupine Zarovnanie vyberieme možnosť Oddeliť bunky.
Ak zlúčime bunky, v ktorých sú vložené údaje, vo výslednej bunke sa zobrazia iba údaje z ľavej hornej bunky. Pri rozdelení buniek je text vložený tiež do ľavej hornej bunky.
Štýly tabuľky
Štýly tabuliek nám umožňujú nastaviť celým oblastiam buniek vlastnosti, ako sú písmo, orámovanie a výplň. Rýchle štýly tabuľky majú veľkú výhodu v tom, že pridanie alebo odstránenie stĺpcov či riadkov nezmení výsledný vzhľad tabuľky. Tieto nové stĺpce a riadky sa už nastavenému štýlu prispôsobia.
Pridanie štýlu tabuľky
Prednastavený štýl tabuľky použijeme nasledovne:
- Vytvoríme si tabuľku, ktorá bude obsahovať údaje (tú máme hotovú z predchádzajúcich lekcií).
- Označíme si celú oblasť našej tabuľky.
- Na karte Domov v skupine Štýly vyberieme možnosť Formátovať ako tabuľku.
- Otvorí sa nám ponuka jednotlivých štýlov tabuľky a vyberieme ten, ktorý chceme použiť:
Potom sa nám zobrazí dialógové okno Vytvoriť tabuľku s výberom oblasti údajov, ktorú chceme formátovať:
Skontrolujeme, či je vybraná oblasť správna a či je začiarknuté políčko Tabuľka obsahuje hlavičky, ak tabuľka hlavičky má. Všetko potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK.
Štýly tabuliek sú rozdelené do troch skupín (Svetlé, Stredné, Tmavé) podľa odtieňa farby.
Prednastavený štýl má zapnutú funkciu filter, ktorej sa budeme viac venovať v ďalších lekciách. Zatiaľ ju však môžeme vypnúť na karte Údaje v skupine Zoradiť a filtrovať, kde klikneme na tlačidlo Filter:
Úprava a odstránenie štýlu tabuľky
Dodatočné vlastnosti tabuľky môžeme nastaviť na novo zobrazenej karte Návrh tabuľky, ktorá sa zobrazí po označení tabuľky so zvoleným štýlom:
Formátovanie tabuliek môžeme odstrániť rovnako ako pri bunkách, teda pomocou možnosti Vymazať formátovanie na karte Domov v skupine Úpravy.
Ak však chceme iba zrušiť štýl tabuľky, klikneme na kartu Návrh tabuľky a v skupine Štýly tabuľky vyberieme prvý z ponúkaných štýlov, a to štýl Žiadne:
Vytvorenie nového štýlu tabuľky
Rovnako ako pri štýloch buniek je možné aj pri tabuľkách vytvárať vlastné štýly.
Do tejto ponuky sa dostaneme nasledovne:
- Na karte Domov v skupine Štýly vyberieme Formátovať ako tabuľku.
- Potom vyberieme možnosť Nový štýl tabuľky:
V novo otvorenom okne zadáme názov štýlu, vyberieme časť tabuľky, na ktorú sa má štýl aplikovať, a klikneme na tlačidlo Formát.
V dialógovom okne Formát buniek potom nastavíme požadované parametre na kartách Písmo, Orámovanie a Výplň:
Nakoniec klikneme na tlačidlo OK a nový štýl sa tým uloží medzi ostatné štýly a zobrazí sa v kategórii Vlastné.
Podmienené formátovanie
Podmienené formátovanie nám umožňuje prehľadne prehliadať a analyzovať údaje v bunkách. Keď použijeme podmienené formátovanie, bunky v danej oblasti údajov budú formátované podľa určitého pravidla, ktoré si nastavíme.
Po zvolení pravidla záleží na tom, či hodnota v bunke spĺňa alebo nespĺňa podmienku, ktorá nastavuje formát danej bunky. Ak áno, bunka sa naformátuje podľa nastaveného pravidla. Ak nie, bunka sa naformátuje podľa iného nastaveného pravidla alebo zostane naformátovaná tak, ako je.
Na prvý pohľad tak môžeme rozlíšiť napríklad záporné a kladné výsledky rôznych výpočtov. Pravidlá môžeme vyberať z vopred pripravených alebo si vytvoriť vlastné.
Rýchle podmienené formátovanie
Rýchle formátovanie nám umožňuje vyberať z už vytvorených pravidiel. Tieto pravidlá nájdeme na karte Domov v skupine Štýly v časti Podmienené formátovanie:
V otvorenej ponuke vidíme niekoľko typov pravidiel, ktoré si teraz opíšeme.
Pravidlá zvýrazňovania buniek – Pri týchto pravidlách sa formátovanie použije iba v prípade, že hodnota v bunke splní zadanú podmienku (je väčšia alebo menšia než určité číslo, obsahuje text a pod.):
Pravidlá pre horné a dolné hodnoty – Formátovanie sa použije v prípade, že hodnota v bunke patrí medzi najvyššie alebo najnižšie hodnoty v označenej oblasti (napr. najvyššia hodnota, horných 10 % a pod.):
Údajové pruhy – Hodnoty sú znázornené pomocou farebných pruhov vo vnútri buniek, pričom dlhší pruh označuje väčšiu hodnotu a kratší pruh menšiu hodnotu:
Farebné škály – Hodnoty sú v označenej oblasti farebne odstupňované podľa svojej veľkosti, pričom farby zvyčajne označujú najnižšie, stredné a najvyššie hodnoty:
Množiny ikon – Hodnoty buniek sú rozlíšené pomocou troch až piatich ikon, ktoré sa priraďujú podľa porovnania hodnoty bunky s ostatnými hodnotami v oblasti:
Podmienené formátovanie buniek môžeme nastaviť s jedným alebo aj viacerými pravidlami. Počet pravidiel nie je nijako obmedzený a aplikujú sa podľa priority.
Vytvorenie vlastného pravidla
Nové pravidlo vytvoríme pomocou správcu pravidiel nasledovne:
- Na karte Domov v skupine Štýly vyberieme Podmienené formátovanie.
- Vyberieme možnosť Spravovať pravidlá.
- Klikneme na Nové pravidlo:
V novom okne vyberieme typ pravidla a nastavíme mu Formát. V poli Ukážka potom vidíme, ako bude naše pravidlo vyzerať. Nastavenie potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK.
Hneď ako aplikujeme viac pravidiel, je vhodné skontrolovať v dialógovom okne Správca pravidiel podmieneného formátovania, či sme niektoré pravidlá nenastavili zbytočne alebo či nie sú vo vzájomnom konflikte.
Odstránenie podmieneného formátovania
Podmienené formátovanie môžeme odstrániť z jednotlivých buniek, oblasti buniek alebo z celého hárka naraz.
Podmienené formátovanie odstránime nasledovne:
- Najskôr si označíme oblasť buniek, z ktorých chceme formátovanie odstrániť.
- Na karte Domov v skupine Štýly vyberieme Podmienené formátovanie.
- Vyberieme možnosť Vymazať pravidlá.
- Z ponúkaných možností ďalej vyberieme tú, ktorú práve potrebujeme:
Podmienené formátovanie využijeme predovšetkým pri práci s rozsiahlejšími tabuľkami, kde nám pomôže rýchlo rozlíšiť dôležité hodnoty.
V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 1.-7. lekcii Excel pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.
