13. diel - Filtre v programe Excel
V predchádzajúcom kvíze, Kvíz - Funkcie a grafy v Exceli, sme si overili nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.
Tento tutoriál základov Excelu je zameraný na prácu s filtrami, ktoré pomáhajú prehľadne vyberať a zobrazovať len relevantné údaje.
Filtre v Exceli
Filter v Exceli slúži na dočasné zobrazenie len tých údajov, ktoré sú v danej chvíli potrebné. Nejde teda o mazanie ani trvalú stratu údajov, ale iba o ich zobrazovanie a skrývanie. Filtre sa najčastejšie používajú pri práci s tabuľkami, kde výrazne uľahčujú orientáciu v údajoch.
Excel ponúka dva základné typy filtrov:
- Automatický filter – Tomuto typu filtra sa tu budeme venovať najviac.
- Rozšírený filter – Umožňuje filtrovanie podľa viacerých kritérií, je však zložitejší a pre začiatočníkov menej vhodný.
Automatický filter
Automatický filter patrí medzi najčastejšie používané nástroje pri bežnej práci v Exceli. Jeho hlavnou výhodou je rýchle a jednoduché použitie. Typickým príkladom môže byť vyhľadanie zamestnancov, ktorí pracujú vo firme dlhšie ako päť rokov, alebo výber jazdcov cyklistických pretekov patriacich do jednej stajne.
Po použití filtra zostanú zobrazené iba záznamy, ktoré spĺňajú zadanú podmienku, zatiaľ čo ostatné sa dočasne skryjú. V stavovom riadku je zároveň vidieť celkový počet záznamov v tabuľke aj počet položiek, ktoré filtru zodpovedajú.
Filtrovanie je možné iba pri súvislej oblasti buniek, najčastejšie teda pri tabuľke s údajmi.
Typy automatických filtrov
Filtre textu slúžia na filtrovanie údajov, ktoré sú tvorené
textom. Typickým príkladom je výber osôb s menom Ján alebo
filtrovanie záznamov, ktorých priezvisko sa začína na písmeno
A:
Filtre dátumu sa používajú pri práci s údajmi obsahujúcimi dátum alebo čas. Umožňujú napríklad vyfiltrovať produkty vyrobené pred rokom 2025 alebo zisky dosiahnuté v aktuálnom štvrťroku:
Filtre čísel sú určené na filtrovanie číselných hodnôt. Možno ich využiť napríklad na zobrazenie tovaru so skladovou zásobou rovnou nule alebo účastníkov pretekov, ktorí sa umiestnili do 10. miesta:
Filtrovať podľa farby umožňuje filtrovať údaje podľa farby bunky alebo farby písma. Praktickým využitím môže byť rozlíšenie tímov podľa farby alebo filtrovanie kladných a záporných hodnôt odlíšených farbou textu:
Vloženie filtra
Na použitie filtra je potrebné mať pripravenú súvislú oblasť buniek, najčastejšie vo forme tabuľky.
Filter potom vložíme nasledovne:
- Označíme oblasť buniek, na ktorú chceme filter použiť.
- Na karte Údaje v skupine Zoradiť a filtrovať klikneme na tlačidlo Filter:
Po aktivácii filtra môžeme s údajmi ďalej pracovať.
Filter možno zapnúť aj pomocou klávesovej skratky Ctrl + Shift + L.
Zapnutý filter spoznáme podľa šípok v hlavičkách stĺpcov tabuľky. Kliknutím na šípku sa zobrazí rozbaľovacia ponuka s dostupnými typmi filtrov. V prípade opakujúcich sa hodnôt možno údaje filtrovať aj jednoduchým zaškrtnutím alebo odškrtnutím jednotlivých položiek v zozname. Výber filtra potom potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK:
Ak je niektorý filter použitý, ikona šípky sa zmení na symbol filtra (lievik) a časť údajov sa skryje.
V rozbaľovacej ponuke je k dispozícii aj pole Prehľadávať, ktoré umožňuje rýchlo vyhľadať konkrétne záznamy v rámci filtrovania.
Zrušenie filtrovania a odstránenie filtra
Pri práci s filtrami je dôležité rozlišovať medzi zrušením filtrovania a vypnutím filtra.
Zrušením filtrovania zobrazíme späť všetky údaje, filter ako nástroj však môže zostať zapnutý. Vypnutím filtra sa filtrovanie z tabuľky odstráni úplne.
Ak chceme zrušiť filtrovanie iba v konkrétnom stĺpci a ponechať filter aktívny:
- Klikneme na šípku rozbaľovacej ponuky v stĺpci, v ktorom je filtrovanie použité.
- V rozbaľovacej ponuke zvolíme možnosť Vymazať filter z…. Tým sa zobrazia všetky údaje v danom stĺpci, ale ostatné filtre môžu zostať zachované:
Ak chceme odstrániť filter z celej tabuľky:
- Označíme oblasť buniek, v ktorej sú filtre použité.
- Na karte Údaje v skupine Zoradiť a filtrovať klikneme na tlačidlo Filter.
Tým sa filter vypne, šípky v hlavičkách stĺpcov zmiznú a tabuľka sa vráti do pôvodného stavu.
Ukážka práce s automatickými filtrami
Nasledujúce príklady ukazujú praktické použitie troch základných typov automatických filtrov. Na ich kombinácii je dobre vidieť, ako možno postupne spresňovať výber údajov. Pracovať budeme s tabuľkou pripravenou z predchádzajúcich lekcií.
Filtrovanie textu podľa obsahu
Najprv vyberieme tovar, ktorý obsahuje v názve slovo
cukor:
- Aktivujeme filter pomocou tlačidla Filter na karte Údaje v skupine Zoradiť a filtrovať.
- V stĺpci Tovar klikneme na šípku rozbaľovacej ponuky.
- Zvolíme možnosť Filtre textu > Obsahuje….
Otvorí sa dialógové okno Vlastný automatický filter, v ktorom
do poľa v riadku obsahuje zadáme text cukor a výber
potvrdíme tlačidlom OK:
V tabuľke zostanú zobrazené iba riadky, ktorých názov tovaru obsahuje
slovo cukor, teda Trstinový cukor a
Cukor:
Po zobrazení požadovaných údajov filter v stĺpci Tovar zrušíme pomocou voľby Vymazať filter z Tovar.
Filtrovanie podľa dátumu a zoradenie výsledkov
Ďalej vyfiltrujeme produkty, ktoré boli naskladnené pred dátumom 21. 9. 2025:
- V stĺpci Naskladnené dňa klikneme na šípku rozbaľovacej ponuky.
- Zvolíme Filtre dátumu > Pred….
V dialógovom okne Vlastný automatický filter vyberieme dátum 21. 9. 2025 a potvrdíme tlačidlom OK:
Ak pracujeme s väčším množstvom údajov, môžeme dátum pohodlne vybrať aj pomocou ikony Výber dátumu (symbol kalendára) v pravej časti dialógového okna.
Po aplikácii filtra zostanú zobrazené záznamy Mlieko,
Trstinový cukor a Cukor.
Tieto položky si následne v rozbaľovacej ponuke zoradíme voľbou Zoradiť od najstaršieho po najnovšie:
Po zrušení filtra zostane zachované zoradenie iba pri predtým vyfiltrovaných údajoch, nie pri celej tabuľke.
Kombinácia číselných filtrov
Nakoniec k už použitému filtru pridáme ďalšiu podmienku. Chceme zobraziť iba tovar, ktorého sa predalo viac ako 10 kusov a zároveň menej ako 50 kusov:
- V stĺpci Počet predaných kusov klikneme na šípku rozbaľovacej ponuky.
- Zvolíme Filtre čísel > Väčšie ako….
V dialógovom okne Vlastný automatický filter:
- do poľa je väčšie ako zadáme hodnotu
10, - ponecháme voľbu a,
- v druhom riadku vyberieme je menší ako a zadáme hodnotu
50.
Výber potvrdíme tlačidlom OK:
Výsledkom je zobrazenie iba tých riadkov, ktoré spĺňajú obe
zadané podmienky. V tomto prípade vyhovuje iba položka
Cukor:
V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 13. lekcii Excel pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.
