3. diel - Dátová schránka - Základné pojmy Nové
V minulej lekcii, Portál občana - Služby portálu v praxi , sme si vysvetlili, všetky funkcie a možnosti Portálu občana v praxi - kde čo nájsť, ako prepojiť dátovú schránku alebo ako využiť mobilnú aplikáciu.
V tomto tutoriále kurzu Portál občana a dátová schránka si dnes vysvetlíme, čo je dátová schránka, prečo vznikla a akú úlohu hrá v elektronickej komunikácii s úradmi. Cieľom je, aby sme si dokázali dátovú schránku predstaviť, rozumeli základným pojmom a vedeli, čo pre nás znamená mať ju zriadenú.
Dátová schránka ako úradná poštová schránka
Dátovú schránku si môžeme predstaviť ako elektronickú poštovú schránku, ktorú používajú úrady a ďalšie inštitúcie, aby nám posielali úradné listy v elektronickej podobe. Namiesto papierovej obálky s pruhom, ktorá predtým končila na pošte alebo v našej fyzickej schránke, príde dnes dokument do našej dátovej schránky. Má rovnakú právnu váhu ako doporučený list, len sa neukladá na pošte, ale do zabezpečeného systému verejnej správy.
Dátová schránka nie je bežný e-mail. Nezriaďujeme si ju anonymne, nie je verejná a nikto nám na ňu nemôže písať bez jasnej identifikácie. Každá dátová schránka je pevne zviazaná s konkrétnou osobou, firmou alebo úradom. Práve vďaka tomu je možné správy z dátovej schránky používať ako dôkaz o doručení ao tom, kto čo komu poslal a kedy sa to stalo.
Nájdeme ju na stránkach mojedatovaschranka.sk a takto vyzerá:
Dátová schránka, Portál občana a papierová pošta
Je užitočné si ujasniť, ako dátová schránka zapadá do ostatných nástrojov, ktoré sme v kurze spoznali. Portál občana vnímame ako rozcestník a pracovné prostredie – miesto, kde vyhľadávame služby, vypĺňame formuláre, žiadame o výpisy a sledujeme informácie o sebe. Dátová schránka naproti tomu funguje ako elektronická poštová schránka – do tej nám úrady doručujú svoje rozhodnutia, výzvy, oznámenia alebo potvrdenia az nej môžeme naše dokumenty posielať späť.
Papierová pošta zostáva v pozadí ako starší spôsob doručovania. Kým sme dátovú schránku nemali, nosil nám úradné listy poštár alebo sme chodili na poštu pre doporučené zásielky. Akonáhle máme dátovú schránku zriadenú, môže úrad väčšinu dôležitých dokumentov posielať práve do nej a papierové listy sa stanú skôr výnimkou. To je hlavný rozdiel - dátová schránka postupne nahrádza doporučené listy, ale Portál občana nenahrádza, ten dopĺňa.
Používatelia dátovej schránky
Dátové schránky nepoužívame len my ako občania. V skutočnosti sa jedná o rozsiahly systém, do ktorého sú zapojené:
- orgány verejnej moci, teda rôzne úrady, súdy, štátne inštitúcie,
- firmy a právnické osoby,
- podnikajúce fyzické osoby, napríklad väčšina SZČO,
- a dobrovoľne aj bežní občania, ktorí si chcú komunikáciu s úradmi zjednodušiť.
Rozdiel oproti e-mailu
Na prvý pohľad môže dátová schránka vyzerať ako e-mail – vidíme zoznam správ, každá má odosielateľa, predmet, dátum a prílohy. V skutočnosti ale medzi nimi existuje niekoľko zásadných rozdielov. E-mail môže poslať takmer ktokoľvek odkiaľkoľvek a len ťažko sa preukazuje, že danú správu skutočne odoslala konkrétna osoba. Pri dátovej schránke je odosielateľ vždy jasne identifikovaný systémom – vieme, že ide napríklad o konkrétny úrad, firmu alebo osobu.
Ďalším rozdielom je právna váha. Správa z dátovej schránky nie je len informačný e-mail. Je to oficiálne doručenie dokumentu so všetkými právnymi následkami. To znamená, že pokiaľ nám úrad pošle rozhodnutie alebo výzvu prostredníctvom dátovej schránky, počíta sa to, ako by nám poslal doporučený list do vlastných rúk. Systém si navyše vedie presné záznamy o tom, kedy bola správa odoslaná, kedy doručená a či bola otvorená.
Dátová správa a doručenka
V dátovom svete pracujeme s pojmom dátová správa. Je to elektronický balík, ktorý obsahuje samotný dokument (alebo niekoľko dokumentov) a tiež metadáta - údaje o odosielateľovi, adresátovi, čase odoslania a doručenia a ďalšie technické informácie. My ako užívatelia väčšinou vidíme predovšetkým obsah správy a prílohy, ale systém zároveň ukladá aj tieto skryté údaje, aby bolo možné doručenie kedykoľvek preukázať.
K dátovým správam sa spájajú tzv. doručenky. Doručenka je potvrdenie, ktoré vzniká automaticky pri doručovaní. Keď úrad odošle správu do našej dátovej schránky, systém vytvorí záznam o tom, že bola dodaná. Pokiaľ sa prihlásime a správu otvoríme, vznikne ďalšie informácie, že sme sa so správou zoznámili. V praxi to znamená, že úrad aj my máme jasný elektronický dôkaz, čo sa kedy stalo.
Je dobré si zapamätať, že dátová správa je niečo viac ako súbor v prílohe. Z právneho hľadiska je dôležité uchovať pokiaľ možno celú dátovú správu (vrátane obálky a potvrdenia), nielen samotný text alebo PDF dokument.
Fikcia doručenia – čo to pre nás znamená
Dátová schránka prináša veľké pohodlie, ale s ním aj zodpovednosť. Dôležitým princípom je fikcia doručenia. To znamená, že doručenie úradného dokumentu nezávisí len od toho, či si správu skutočne prečítame. Hneď ako úrad odošle správu do našej dátovej schránky a systém ju tam uloží, začne plynúť lehota. Pokiaľ sa prihlásime a správu otvoríme, je doručená v tom okamihu. Pokiaľ sa neprihlásime vôbec, po určitej dobe (typicky po desiatich dňoch) sa správa považuje za doručenú aj bez nášho otvorenia.
Prakticky to znamená, že si nemôžeme pomôcť tým, že dátovku neotvárame. Úrad splnil svoju povinnosť doručiť dokument už tým, že ho poslal do našej dátovej schránky. Akonáhle nastane okamih doručenia, či už skutočným otvorením alebo fikciou, začínajú plynúť všetky zákonné lehoty – napríklad na podanie odvolania, zaplatenie čiastky alebo iné reakcie. Preto je veľmi dôležité brať dátovú schránku vážne a nenechať ju "ležať ladom".
Uchovanie správ
Dátová schránka nie je archív na dlhé roky. Správy v nej zostávajú len obmedzenú dobu, obvykle 90 dní od doručenia. Po uplynutí tejto doby sú automaticky mazané z centrálneho systému. Dátová schránka je teda skôr ako poštová schránka na listy, ktoré si vyzdvihneme, než ako šanón, kde si uchovávame dlhodobé dokumenty.
Pre nás z toho plynie jednoduché pravidlo – dôležité správy si včas sťahujeme a ukladáme do vlastného archívu – či už do zložiek v počítači, do cloudového úložiska, alebo do iného systému, ktorý používame. V praxi to znamená, že keď príde rozsudok, rozhodnutie, výpis alebo iný významný dokument, nenecháme ho len "ležať" v zozname doručených správ, ale uložíme si ho k sebe.
Výhody dátovej schránky v bežnom živote
Keď pochopíme, čo dátová schránka je a ako funguje, začnú sa ukazovať jej výhody. Nemusíme chodiť na poštu pre doporučené listy ani čakať, kým nás poštár zastihne doma. Dokumenty od úradov k nám dorazia v priebehu niekoľkých minút, kedykoľvek počas dňa alebo noci. Podanie smerom k orgánom verejnej moci máme spravidla zadarmo a vždy k nim vznikne elektronické potvrdenie, ktoré môžeme kedykoľvek doložiť.
Dátová schránka nám pomáha mať v úradných veciach poriadok. Všetko súvisí s naším menom alebo firmou a vďaka tomu si ľahko dohľadáme, čo nám ktorý úrad poslal. Zároveň dáva väčšiu istotu úradom - majú dôkaz, že dokument naozaj doručili. Niekedy to môže pôsobiť prísne, ale v konečnom dôsledku to chráni aj nás, pretože doručovanie je presné a dohľadateľné.
Možno úskalia a čoho sa nebáť
Okolo dátových schránok koluje rad obáv. Niekto sa bojí, že akonáhle si schránku založí, bude stále zahltený úradnými listami. Iný sa bojí, že niečo prehliadne alebo že nezvládne technickú stránku. V tejto lekcii sme si ukázali, že princípy nie sú zložité - dátová schránka je vo svojej podstate len bezpečná schránka na úradné listy.
Je dôležité vedieť, že v tom nezostávame sami. Pokiaľ si dátovú schránku zriadime alebo ju už máme, môžeme sa vždy obrátiť na blízkeho človeka, odborníka alebo podporu systému.
V budúcej lekcii, Dátová schránka v praxi , si vysvetlíme, ako sa do dátovky prihlásiť, ako samotná schránka vyzerá, ako prečítame aj napíšeme správu vrátane využitia notifikácií či ukladania správ.
