4. diel - Dátová schránka v praxi Nové

V minulej lekcii, Dátová schránka - Základné pojmy , sme si vysvetlili čo je dátová schránka, ako funguje, kto ju používa, aký je rozdiel oproti emailu, spomenuli sme aj potvrdenie pomocou doručenky a fikciu doručenia.

V tomto tutoriále kurzu Portál občana a dátová schránka sa zameriame na praktickú prácu s dátovou schránkou. Krok za krokom si popíšeme, ako sa do schránky prihlásime, ako vyzerá jej prostredie, ako čítame doručené správy, ako posielame vlastné podanie úradom a ako si schránku nastavíme tak, aby sme na nič dôležité nezabudli. Cieľom je, aby sme sa v prostredí dátovej schránky cítili iste a zvládli základné úkony sami.

Prístup do dátovej schránky

Do dátovej schránky môžeme vstúpiť niekoľkými spôsobmi. Najčastejšie používame webovú adresu portálu dátových schránok, kde sa prihlásime pomocou prístupových údajov, ktoré sme dostali pri zriadení schránky. Stále častejšie je ale využívanie rovnakých prihlasovacích prostriedkov, ako sme spoznali pri Portáli občana – napríklad bankovej identity, eObčanky alebo Mobilného kľúča eGovernmentu. Vďaka tomu sa nemusíme učiť ďalšie heslá a postupy, ale používame to, čo už poznáme:

Akonáhle sa úspešne prihlásime, zobrazí sa nám úvodná stránka dátovej schránky.

Úvodná obrazovka a základné časti

Po prihlásení vidíme hlavný prehľad našej dátovej schránky. V hornom menu vidíme prepínanie medzi možnosti Dátová schránka, Dátový trezor, Otvoriť .ZFO a Nastavenie. V bočnej časti rozhrania je menu, v ktorom sú položky Napísať správu, Prijaté správy, Odoslané správy, História a úložisko súborov. V hlavnej časti obrazovky potom vidíme zoznam správ podľa toho, ktorú zložku máme práve otvorenú:

Na prvý pohľad je dôležité si uvedomiť, že dátová schránka funguje podobne ako poštová schránka elektronickej pošty – v jednej časti vidíme, čo nám prišlo, v inej, čo sme poslali, av ďalšej môžeme nastaviť správanie schránky. V tejto lekcii sa budeme sústrediť na prácu s doručenými a odoslanými správami a na základné nastavenia, ktoré nám pomôže schránku strážiť.

Doručené správy – orientácia a čítanie

Keď otvoríme zložku Doručené správy, zobrazí sa zoznam všetkých správ, ktoré do našej dátovej schránky dorazili. Pri každej správe vidíme odosielateľa, predmet, dátum dodania a ID správy. Neprečítané správy sú zvýraznené tučným písmom. Na prvý pohľad tak vidíme, či nás čaká nová pošta od úradov.

Keď na konkrétnu správu klikneme, zobrazí sa detail. V hornej časti vidíme odosielateľa a dátovú schránku, z ktorej bola správa odoslaná, predmet, ID správy a dátum doručenia. Pod týmito údajmi sú prílohy, ktoré môžeme otvoriť alebo stiahnuť. Najčastejšie ide o súbory vo formáte PDF, niekedy aj o špeciálny formát dátových správ. Potom je tu ešte číslo jednacia a spisová značka:

Je dobré si vytvoriť zvyk, že po otvorení dôležitej správy si jej prílohy uložíme na bezpečné miesto v počítači alebo inom úložisku. Môžeme si založiť zložku Datová schránka av nej pod-zložky podľa úradu alebo roku, aby sme sa v dokumentoch vyznali aj za dlhšiu dobu.

Identifikácia úradnej správy

V zozname doručených správ môžeme mať rôzne druhy pošty. Niektoré správy budú od orgánov verejnej moci – to sú úrady, súdy, finančné úrady a ďalšie štátne alebo verejné inštitúcie. Iné správy môžu byť od firiem, bánk, poisťovní alebo ďalších subjektov. Dátová schránka nám obvykle pri každej správe ukazuje, z akého typu schránky pochádza, takže ľahko spoznáme, či ide o úradný list, alebo o oznámenie od súkromného subjektu.

Práve správy od orgánov verejnej moci majú pre nás často zásadný význam. Môžu obsahovať rozhodnutia, výzvy, upozornenia alebo iné dôležité dokumenty, s ktorými sa spájajú lehoty a prípadné následky. Z toho dôvodu je dobré úradnú poštu kontrolovať prednostne a venovať jej zvýšenú pozornosť. Správy od firiem alebo iných subjektov môžu byť dôležité, ale zvyčajne nemajú taký priamy vplyv ako rozhodnutie od úradu.

Odoslané správy – podanie smerom k úradom

Dátová schránka nie je len prichádzajúca pošta. Môžeme z nej aj sami posielať správy. Najčastejšie pôjde o podanie smerom k orgánom verejnej moci – napríklad žiadosti, vysvetlenie, doplnenie dokumentácie alebo odpovede na výzvy, ktoré nám prišli. Podanie tým získa rovnakú váhu, ako keby sme ho odoslali doporučeným listom, ale všetko vybavíme z počítača.

Keď chceme poslať novú správu v menu zvolíme možnosť Napísať správu. Po kliknutí sa otvorí formulár, kde vyplníme adresáta. Vyhľadáme názov úradu alebo inštitúcie a systém nám ponúkne zodpovedajúcu dátovú schránku príjemcu. Potom zadáme predmet a text správy. Do príloh priložíme dokumenty, ktoré chceme odoslať – napríklad vyplnený formulár, sken potvrdenia alebo iné podklady.

Po odoslaní sa naša správa objaví v priečinku Odoslané správy. Okrem samotného obsahu správy tu vidíme aj potvrdenie o odoslaní a neskôr doručenky, ktoré dokazujú, že správa bola príjemcovi doručená. Vďaka tomu máme kedykoľvek k dispozícii dôkaz, že sme podanie skutočne odoslali a že úrad našu správu dostal.

Doručenky v praxi

Doručenky sú v praxi veľmi užitočné. Keď odošleme správu, systém najprv vytvorí potvrdenie o tom, že bola správa prijatá na doručenie. Akonáhle je správa doručená do dátovej schránky adresáta, vznikne ďalšie informácie, ktoré dokazujú, že sa tak stalo. V niektorých prípadoch navyše vidíme, že sa adresát do svojej schránky prihlásil a správu si prečítal.

Pre nás ako odosielateľa je dôležité vedieť, že sa na doručenky môžeme spoľahnúť. Pokiaľ by sme niekedy potrebovali dokázať, že sme niečo úradu poslali včas, stačí si otvoriť detail odoslanej správy a zobraziť si jej doručenky. Nie je už potrebné schovávať papierové podacie lístky alebo sa obávať, že sa list stratil cestou.

Notifikácia

Pretože dátová schránka funguje nepretržite a úrady ju môžu kedykoľvek využiť na doručovanie dokumentov, je dôležité mať prehľad o tom, čo sa v nej deje. Najjednoduchší spôsob je vytvoriť si zvyk schránku pravidelne kontrolovať - napríklad raz týždenne. Ešte pohodlnejšie je využiť notifikácie, ktoré nám dátová schránka umožňuje nastaviť.

V nastavení schránky nájdeme časť Notifikácia, kde si zadáme e-mailovú adresu alebo telefónne číslo pre zasielanie upozornení. Môžeme si zvoliť, či chceme informáciu o každej novej doručenej správe, alebo len o správach od úradov, prípadne si nastaviť iné pravidlá. E-mailové upozornenie býva spravidla zadarmo, SMS správy môžu byť v niektorých prípadoch spoplatnené, to ale záleží na konkrétnom nastavení a podmienkach.

Dôležité je pochopiť, že notifikácie nie sú doručením samotným. E-mailové upozornenie nám len pripomenie, že v dátovej schránke máme novú správu. Skutočné doručenie prebieha v systéme dátových schránok – tam je potrebné sa prihlásiť a dokument si prečítať. Napriek tomu nám upozornenia výrazne pomôžu, aby sme nič neprehliadli.

Ukladanie a archivácia správ

Ako sme si vysvetlili, správy v dátovej schránke nezostávajú navždy. Preto je dôležité mať jednoduchý spôsob, ako si dôležité dokumenty ukladať. Keď otvoríme doručenú správu, väčšinou máme možnosť stiahnuť si ako samotný dokument (napríklad PDF súbor), tak aj celú dátovú správu v podobe súboru, ktorý obsahuje obálku, doručenky a všetky potrebné údaje. Pre bežného používateľa často stačí uložiť si PDF dokument, pre prípad sporu je ale užitočné mať k dispozícii aj kompletnú dátovú správu.

Bezpečné používanie v každodennej praxi

Dátová schránka pracuje s citlivými údajmi – často obsahuje informácie o našich príjmoch, majetku, zdravotnom stave alebo rodinnej situácii. Preto je dôležité správať sa k nej rovnako opatrne ako k internetovému bankovníctvu. Prihlasovacie údaje nikomu neodovzdávame, nepíšeme ich na papier, ktorý leží na stole, a neposielame ich e-mailom. Keď nám s obsluhou dátovej schránky pomáha niekto blízky, snažíme sa využiť možnosti oficiálnych oprávnení, pokiaľ ich systém ponúka, a nie len zdieľať jedno heslo viacerým ľuďom.

Rovnako tak dbáme na to, aby sme sa po práci zo schránky odhlásili, najmä ak používame počítač, ktorý zdieľame s niekým ďalším. Odhlásenie je dostupné v pravom hornom rohu obrazovky pod naším menom a ikonou osoby. Jednoduché kliknutie na Odhlásiť sa nám zaistí, že k našim správam nikto cudzí bez prihlásenia nepristúpi.

Dátová schránka môže na prvý pohľad pôsobiť zložito, ale keď ju rozdelíme na jednotlivé kroky, zistíme, že jej používanie je logické a prehľadné. Cieľom nie je, aby sme sa stali odborníkmi na všetky pokročilé funkcie, ale aby sme zvládli bežné situácie – prečítať si list od úradu, poslať odpoveď, uložiť si dôležitý dokument a mať istotu, že nič dôležité neprehliadneme. Keď si vytvoríme základný návyk práce s dátovou schránkou, stane sa z nej užitočný pomocník, ktorý nám ušetrí čas, cestovanie aj starosti s papiermi.

V budúcej lekcii, Slovak POINT , si vysvetlíme, čo je Czech POINT, aké služby nám môže poskytnúť, kde ho hľadať a ako ho čo najlepšie využiť.