2. diel - Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu

V predchádzajúcej lekcii, Microsoft Outlook - Pridanie a nastavení účtu , sme sa venovali téme pridanie a nastavenia užívateľského konta.

V programe Outlook už máte vlastný účet a ste pripravení na hlavné a najdôležitejšie funkciu, ktorú vám aplikácia umožní - vytváranie a odosielanie emailov príjemcom. V tejto lekcii sa zameriame na e-maily samotné, ale aj na konverzácie, ktoré sú tvorené z niekoľkých na seba nadväzujúcich e-mailov.

Aplikácia je riešená veľmi jednoducho a predovšetkým prehľadne, aby užívateľ cítil maximálne pohodlie a plynulosť práce pri používaní. Dnes sa v lekcii zoznámime so základom, ktorého znalosti sú pre používanie aplikácie nepostrádateľné. Aj cez svoju jednoduchosť je potrebné venovať čas a pozornosť každému prvku, ktorý je súčasťou MS Outlook.

Tvorba správy

Informovanie o udalostiach, oznamovanie zmien, otázky a ďalšie desiatky dôvodov prečo písať e-mail. V dnešnej dobe má e-mail takmer každý - no minimálne ten, kto používa chytrý telefón a chodia do práce alebo do školy. E-mail je rýchly, spoľahlivý, jednoduchý a jeho odoslanie je zdarma.

V programe MS Outlook nám písanie e-mailové správy umožní vyskakovacie okno, ktoré otvoríme kliknutím na Nový e-mail na karte Domov:

Vyskakovacie okno sa okamžite otvorí:

Odosielateľ

Aplikácie MS Outlook nám ponúka tú jednoduchosť aj v tom, že ak tu máme uložených viac účtov, nemusíme medzi nimi prepínať, ale iba stačí zmeniť odosielateľa počas vytvárania e-mailu. Klikneme na pole Od a rozbaľovacie pole nám zobrazí na výber účty, z ktorých si vyberieme práve jeden, z ktorého sa chystáme odoslať e-mail:

Pokiaľ tu e-mail nie je uložený, klikneme na iné e-mailovú adresu:

Následne nám aplikácia umožní nový e-mail zadať a uložiť:

Príjemcu

Zvoliť príjemcu nie je o nič zložitejšie. Často sa stane, že máme e-mailovú adresu skopírovanú v schránke a vložíme ich klávesovou skratkou CTRL + V alebo ručne pravým tlačidlom myši a výberom vložiť. Ak si konkrétny e-mail pamätáme, stačí ho len napísať. Ďalšia možnosť a zároveň tie najzaujímavejšie a veľmi užitočná je vloženie e-mailovej adresy z Adresára. Pole Adresár nájdeme v hornej časti okna alebo ho otvoríme klávesovú skratku CTRL + SHIFT + B:

Zobrazí sa nám adresár mien, ktoré máme buď uložené, alebo sú členmi organizácie, do ktorej patríme aj my. V adresári možno vyhľadávať podľa mena:

Adresár nie je len jeden, takže nám vzniká ďalšia možnosť - zmena adresára. Urobíme tak rozkliknutím rozbaľovacieho poľa Adresár v hornej časti okna.

Príjemcov môže byť aj viac a v tejto situácii môžeme príjemcu vložiť i do poľa Kópia. Ale pozor, odoslaním sa vytvorí skupina ľudí, kde každý môže vidieť, komu e-mail odosielame.

Kópie

Z upozornenie už viete, že príjemcov našej e-mailovej správy môže byť viac, než len jeden. To nám veľmi spríjemňuje proces, kedy by sme jednu správu museli posielať viackrát každému zvlášť. Ovšem ak nechceme, aby bolo poznať, kto všetko e-mail dostal, stačí adresátov vložiť do Skryté kópie. Ak táto možnosť nie je nastavená hneď pod poľom Kópia, nastaví sa na karte Možnosti zakliknutím možnosti Skrytá:

Teraz sa nám vo tvorbe správy skrytá kópia už zobrazuje:

Predmet správy

Predmet správy vždy obsahuje kľúčové slovo, ktoré je veľmi stručným popisom toho, čo sa v e-maile príjemcu dočíta. Napríklad, ak ste sa rozhodol kúpiť nehnuteľnosť a reagujete na inzerát, kde nie je cena nehnuteľnosti jasne určená a rozhodli ste sa realitného makléra kontaktovať prostredníctvom e-mailové správy, napíšete do predmetu správy kľúčový výraz "cena nehnuteľnosti". Druhý príklad uvediem taký, že ste vytvorili objednávku na nejaký tovar a neprišiel Vám niekoľko dní žiadny informačný e-mail. Rozhodli ste sa napísať e-mail e-shopu a do predmetu napíšete "objednávka č. 111" alebo vhodné je aj "informácie o objednávke" s tým, že číslo objednávky uvediete v texte.

Niektorí ľudí e-maily bez predmetu neotvárajú, alebo sa e-mail ani nezaradia do doručených. Dávajte si pozor na to, či ste predmet riadne uviedli.

Prílohy

Základom e-mailu je kvalitný text, ktorý dokáže príjemca informovať o všetkom, čo odosielateľ chcel povedať. Často ale púhy text nestačí a je potreba príjemcovi oznámiť informácie prostredníctvom iných médií, ako napríklad obrázky, grafy, PDF súbory a ďalšie. Pre túto situáciu je MS Outlook pripravený a do každej správy môžeme vložiť potrebný súbor. Pri tvorbe e-mailu sa navigujeme na kartu Vloženie, kde sa nám zobrazí široká ponuka možností:

Kurzor myši majte pri vkladaní súboru vždy v textovom poli pre správu. Pokiaľ by bol kurzor inde, nemuseli by sa zobraziť všetky možnosti.

Pripojenie súboru

Najčastejšie pripájame napríklad súbory Excelu, Wordu, Powerpointe, Accessu, PDF a ďalšie. Pre tieto prílohy v karte Vloženie klikneme na Pripojiť súbor a máme možnosť pridať poslednej položky alebo prechádzať tento počítač, kde si nájdeme príslušnú zložku a súbor:

Pripojenia ostatných položiek

Máme aj tú možnosť pripojiť napríklad podpis, tabuľku, tiež je možné pripojiť aj svoju vizitku, pokiaľ ju máme vytvorenú, alebo všetky udalosti nášho kalendára, čo je užitočná funkcia, ak niekto z Vašich kolegov plánuje napríklad dôležitú udalosť alebo poradu a potrebuje poznať Vaše voľné hodiny:

Do textové pole môžeme vložiť i obrázok, obrazec, ikonu, graf alebo aj WordArt. Tieto možnosti vloženie sú veľmi podobné ako u aplikácie MS Word alebo MS PowerPoint, kedy aj ich vkladanie je takmer totožné:

Vloženie odkazu

Ak používate MS Outlook pre osobné účely a píšete často e-maily, možno ste sa stretli so situáciou, kedy ste v texte odkazovali na nejakú webovú stránku. Na karte Vloženie môžete časť textu naformátovať presne tak, aby príjemca po kliknutí na link bol presmerovaný na konečnú webovú adresu.

Označte teda časť textu, ktorú chcete odkázať a kliknite na pole Odkaz a do poľa Adresa: vložte alebo napíšte adresu webovej stránky:

Možno odkazovať aj na súbory alebo časti správy.

Konverzácia

Konverzácia je prehľadný systém triedenia e-mailov v e-mailovej aplikácii. Umožňuje príjemcovi i odosielateľovi čítať i predchádzajúce e-maily, ktoré si počas časového obdobia poslali. Na konverzáciu nadviažete tak, že pri odpovedi nevytvoríte novú správu, ale vždy kliknete na odpovedať:

Ak zvolíte možnosť Odpovedať, odpoviete iba tomu jednému odosielateľovi e-mailu. Ak chcete, aby odpoveď prišla všetkým, zvolíte možnosť Odpovedať všetkým.

Preposlaním e-mailu prepošlite celú konverzáciu bez toho, aby ostatní vedeli, že konverzácia bola poslaná. Jednoducho povedané - e-mail dostane iba noví príjemcovi.

Záver

Najdôležitejšie funkciu e-mailových aplikácií teraz hravo zvládnete. Tvorba e-mailov a formátovanie správ je veľmi jednoduché tému a určite sa oplatí poznať všetky možnosti, ktoré aplikácia ponúka. Nielen že e-mail bude esteticky lepšie vyzerať a bude prehľadnejšie, ale rad funkcií nám aj uľahčí prácu.

V nasledujúcej lekcii, Microsoft Outlook - Značenie e-mailu a zložky , sa zameriame na tému značenie e-mailu a zložky.