1. diel - Úvod a prostredie programu MS Access

V tejto úvodnej lekcii si predstavíme program MS Access, výhody a nevýhody databázy, vysvetlíme a definujeme si niektoré pojmy a vytvoríme si vlastnú databázu.

Access ako časť MS Office

Microsoft Office od svojho počiatku obsahoval ako jednu z hlavných častí Access, základný program pre uchovanie a manipuláciu s dátami. Ak pracujete s Wordom alebo Excelom, tak z hľadiska dát staviate stan na zelenej lúke a za päť minút ho začnete používať. Ak použijete databázu, musíte najskôr vystavať sklad a vybaviť ho regály a priehradkami.

Pre náš kurz z toho plynú niektoré dôležité závery:

• zvládnuť prácu s databázou už nie je jednoduché hranie a skúšanie metódou pokus-omyl
• vypracovať úlohu v databáze vyžaduje jasný cieľ, je to projektová práca už pred vlastnou prácou s dátami

MS Access je relačná databáza pracujúci s jazykom SQL, čo je v kocke vysvetlené v nasledujúcich kurzoch: Ktorú SQL databáze využiť a Úvod a príprava prostredia.

Tieto lekcie teda predpokladajú, že už máte základné znalosti v ovládaní programov MS Office a nebude teda nutné vysvetľovať základné pojmy pracovného prostredia. Ak potrebujete, podrobnejšie výklad je podaný v lekcii týkajúce sa Excelu Zoznámenie s aplikáciou Excel, na ktorú následne nadväzuje celá séria článkov o tomto programe. Význam jednotlivých funkcií, ktoré použijeme, bude presnejšie špecifikovaný pre každý prípad.

Skoršie zložitejšie úlohy preberá postupne Excel

Jedným z najrozšírenejších programov v kanceláriách na celom svete je Excel, univerzálny program pre spracovanie informácií v technickej i obchodné prácu. Otázka je teda jasná, prečo ešte databázu? Odpoveď je tiež jasná:

• pre veľké objemy dát
• pre rýchle spracovanie dát
• pre bezpečnosť dát
• pre zabezpečenie viacvrstvového prístupu k dátam

To sú hlavné dôvody, ktoré treba mať na mysli pri voľbe prostriedkov k riešeniu firemných úloh. Kde vidím usmernenia uplatnenie databázy, špeciálne Access? Tam, kde vznikajú veľké objemy dát a súčasne záleží na ich bezpečnom uloženie a rýchlom prístupe k nim pre potreby analýzy a modelovania. Môžu to byť napríklad:

• výsledky z laboratórií
• meranie a monitorovanie kvality vo výrobe
• dôležité marketingové informácie
• dáta z technologických a výrobných procesov

Výhody a nevýhody databázy

(Každý nech sám posúdi, na ktorú stranu sa prikloní)

• presná kontrola dát na vstupe
• presná a prísna kontrola dát vo vzťahoch medzi sebou. Podľa definovaných pravidiel hovoríme, že realizuje relačné vzťahy
• bezpečné uloženie dát, jednotlivé položky sa po vstupe ihneď kontrolujú a ukladajú, aby nedošlo k strate alebo znehodnoteniu dát
• výbery dát z databázy na základe kritérií a iné manipulácie s dátami, ako sú opravy, vymazanie, pridávanie dát a vytváranie alebo rušenie väzieb medzi nimi - to všetko so strážením definovaných väzieb. Hovoríme, že databáza je v každom okamihu konzistentné
• riadenie oprávnenie nakladať s dátami a ich častí jednotlivými pracovníkmi podľa určených rolí
• transakčné spracovanie, to znamená - uskutoční sa reťazec výpočtov buď celý, alebo neprebehne nič z neho, typické napr. v bankovníctve

Vysvetlenie pojmov

Než sa pustíme do tvorby samotnej databázy, je ešte potrebné si definovať pár základných pojmov:

• MS Access - jeden z programov kancelárskeho balíka MS Office, zabezpečuje spoluprácu niekoľkých stoviek programových modulov, ktoré realizujú služby spojené s akciami nad databázou
• prostredie pre vývoj a prácu s databázou (ďalej len prostredie) - synonymum pre spustený program MS Access s určitú konkrétnu databázou
• projekt - popis projektu a riešenia, ako realizovať určitý skutočný problém v prostredí programov
• úloha - samostatná časť projektu, v týchto lekciách budeme mať pojmy projekt a úloha ako synonymá
• databázy - súhrn dátových štruktúr, dát a programových modulov, zaisťujúcich riešenie určitej úlohy alebo projektu, v MS Access tvorí databáza jeden fyzický súbor na disku
• SQL - všeobecný jazyk pre prácu s databázami, bližšie vysvetlené v nasledujúcej lekcii
• tabuľka - časť databázy, popisujúce jednu dátovú štruktúru a obsahujúce dáta
• dotaz (anglicky query) - základné príkaz jazyka SQL
• menu, pruh nástrojov, pás kariet - z hľadiska MS Office synonymá pre skupiny funkcií, užívateľ kliknutím na ikonu alebo názov funkcie spúšťa presne definovanú akciu programu.

Vytvorenie novej databázy

Po spustení programu MS Access sa zobrazí okno programu a v ňom vstupný formulár do programu, ktorý požaduje spustenie už vytvorené databázy, alebo vytvorenie databázy novej. Pokiaľ máte už skôr vytvorenej databázy, objaví sa ich zoznam v ľavom stĺpci. My použijeme na ploche ľavú hornú ikonu s názvom Prázdna databázy.

Zobrazí sa formulár pre nastavenie názvu a umiestnenia novej databázy. Do poľa Názov súboru napíšeme db1.

Všimneme si textu pod vstupným poľom, kde sa zobrazí cesta k súboru databázy. Ďalej klikneme na tlačidlo Vytvoriť. Otvorí sa pracovná plocha, na ktorej je pripravená Tabulka1 k príprave štruktúry tabuľky a zadávanie dát. Túto tabuľku zatvoríme kliknutím na krížik v pravom hornom rohu pod pásom kariet.

Tým sme v pracovnom prostredí vytvorili prázdnu databázu. Z cvičných dôvodov zatvoríme program MS Access, ten súčasne ukončí prácu s databázou a zavrie ju. Možno k tomu použiť jeden z týchto spôsobov:

• zatváracie tlačidlo MS Access v pravom hornom rohu okna
• ikonu "A" v ľavom hornom rohu okna MS Access, ktorá otvorí menu, az neho vyberieme Zavrieť.
• vo Windows klasicky: klávesmi Alt + F4

Access ukladá programové moduly, dátové štruktúry a dáta do jedného súboru s príponou accdb, v našom prípade db1.accdb, čo zvyšuje rýchlosť spracovania a umožňuje jednoduchú manipuláciu, súbor potom možno na disku kopírovať.

Druhé a ďalšie otvorenie vytvorenej databázy

Spustíme MS Access, zobrazí sa vstupný formulár. Naši novovytvorenú databázu db1 otvoríme kliknutím na názov v ľavom zozname okna. Po otvorení sa zobrazí pracovné prostredie, teda prázdna pracovná plocha s pásom kariet v záhlaví a pod ním správa v žltom poli:

UPOZORNENIE ZABEZPEČENIE! Bolo zakázané spustenie určitého aktívneho obsahu. Kliknutím zistíte ďalšie podrobnosti.

Databáza je nastavená na prísnejší režim ochrany pred spustením makier, ktorá by mohla byť nebezpečná v prípade cudzej databázy. Klikneme na tlačidlo Povoliť obsah.

Pracovné prostredie

MS Access je zložitý systém súborov a tomu zodpovedá aj zložitosť jeho nastavenie. Pre naše potreby ponecháme továrenské nastavenia, zoznámime sa len s tromi konkrétnymi prípadmi. Z horného menu okna MS Access spustíme funkciu Súbor, otvorí sa formulár so zvislým menu v ľavej časti. Zvolíme funkciu Možnosti,

Tá otvorí formulár Možnosti programu Access s menu v ľavom stĺpci a detailnými funkciami. V pravej časti je otvorená funkcia Všeobecné. Tu nás zaujíma nastavenie, kde je otvorená naša nová databáza v poli Predvolený priečinok pre databázy. Tu je zobrazená cesta k našej prvej databáze.

Ďalej zvolíme v ľavom stĺpci funkcii Aktuálne databázy. V zozname možností si všimneme nastavenia Možnosti okna dokumentu / Dokumenty s kartami, toto nastavenie vytvorí ušká otvorených okien na ploche hneď pod pásom kariet. Ďalej nás bude zaujímať funkcie Komprimovať pri zatvorení, túto zaškrtneme ako platnú, budeme tým šetriť priestor na disku.

Následne zvolíme v ľavom stĺpci funkciu Kontrola pravopisu a gramatiky, možnosti nastavenia si iba prezrieme.

Pozor, hovorí sa tu o prácu v Microsoft Office, nie o Access. Toto nastavenie je teda spoločné pre celú MS Office!

Dole na konci formulára stlačíme tlačidlo OK a máme nastavenia hotovo. Zavrieme Access a tým je dnešná lekcia ukončená.

V tejto lekcii sme sa zoznámili s vytvorením novej databázy v prostredí MS Access a objasnili si pracovné prostredie.

Úloha: pozrite sa na disk, kde je umiestnený súbor databázy db1.accdb. Tí zvedavejší môžu tento súbor premiestniť do inej zložky a skúsiť si ho otvoriť z nového umiestnenia.

Po únavné dávke táraniu nás v ďalších lekciách, Vytvorenie tabuľky a dátové typy v MS Access , už čaká práca.