4. diel - Tvorba tabuľky v programe Excel
V minulej lekcii, Ukladanie zošitov a práca s listami v programe Excel, sme si priblížili prácu s listami - ich vytvorenie, úpravu, odstránenie a kopírovanie.
V tomto tutoriáli základov Excelu sa budeme venovať vkladaniu dát, ich kopírovaniu aj presúvaniu a vytvoríme si základnú tabuľku.
Vkladanie dát
Vkladanie dát je jednou zo základných operácií, ktoré s dátami vykonávame. Vkladanie je veľmi jednoduché, stačí vybrať bunku, do ktorej chceme dáta vkladať, a začať písať. Pri zadávaní vidíme záznam v bunke a zároveň aj v riadku vzorcov. Pozícia blikajúceho kurzora v bunke nám označuje aktívne miesto na vloženie ďalšieho znaku.
Ak sme s vkladaním hotoví, stačí stlačiť kláves Enter alebo Tab a dáta sa do bunky uložia. Pri ukončení vkladania klávesom Enter sa aktívna bunka presunie pod bunku, do ktorej sme dáta zadávali, zatiaľ čo pri použití klávesu Tab sa presunie vpravo od tejto bunky.
K uloženiu dát dôjde automaticky aj po kliknutí ľavým tlačidlom myši na novú bunku. Ak nechceme dáta ukladať, stačí stlačiť v aktívnej bunke (kde bliká kurzor) kláves Esc.
V Exceli rozlišujeme dva základné typy záznamov, ktoré môžeme do buniek vkladať – konštanty a vzorce. Konštanty delíme na číselné hodnoty, textové hodnoty, dátum a čas, menové hodnoty, percentá, zlomky, logické hodnoty, symboly, komentáre a tiež chybové hodnoty.
O vzorcoch si v našom kurze viac povieme až v ďalších lekciách.
Zápis čísel a textu
Podľa toho, aké znaky do bunky zapíšeme, Excel sám rozpozná, či ide o číslo alebo text.
Ak zapisujeme číslo, môže sa obsah bunky skladať z kombinácie
číslic a špeciálnych znakov, ako sú napr.
+, -, e, E, (),
%. Ak na začiatok čísla napíšeme nuly, budú automaticky
vynechané.
Ak do bunky napíšeme akýkoľvek iný znak, Excel automaticky vyhodnotí reťazec ako text. Ak sa nezmestí do vybranej bunky, presahuje cez vedľajšie prázdne bunky. Ak vedľajšia bunka nie je prázdna, zobrazí sa iba časť textu a zvyšok presahujúceho textu je skrytý za bunkou.
Excel zarovnáva text k ľavému okraju bunky a čísla k pravému okraju:
Zápis meny
Ak zapisujeme menu, tvoríme ju kombináciou číselných
znakov a znakov meny. Znaky meny českej koruny
(Kč) a eura (€) môžeme zapisovať do bunky
priamo. Iné meny musíme nastaviť vo formátovaní jednotlivých buniek
ručne:
Zápis zlomku
Ak zapisujeme zlomok, je potrebné mať v bunke kombináciu
číselných znakov spolu so znakom lomky
(/). Zlomok zapisujeme v špeciálnom tvare, napr. namiesto
3,5 zapíšeme 3 1/2:
Zápis dátumu a času
Ak zapisujeme dátum a čas, musíme mať v bunke číselné
znaky a špeciálne oddeľovače. Pri zapisovaní
dátumu používame ako špeciálny oddeľovač bodky
(.), lomky (/) alebo
pomlčky (-). Pri zápise času použijeme ako
oddeľovač častí času dvojbodku (:). Ak
píšeme dátum a čas do jednej bunky, stačí na ich oddelenie vložiť
medzeru:
Zápis percent
Ak zapisujeme percentá, využijeme kombináciu číselných
znakov a znaku určeného pre
percentá (%). Tento znak zapisujeme do bunky
spolu s číslami:
Zlomok, dátum a čas, mena a percentá sú v predvolenom formátovaní zarovnané vpravo.
V prípade, že chceme zmeniť formát dát, ktoré máme uložené v bunke, môžeme prejsť na kartu Home a v skupine Number máme rozbaľovaciu ponuku, v ktorej stačí kliknúť na niektorý z ponúkaných formátov. Týmto výberom sa formát zmení:
Oprava a odstránenie dát
Ak budeme potrebovať už vložené dáta z nejakého dôvodu opraviť, vykonávame opravu vždy iba v aktívnej bunke. Bunku aktivujeme dvojitým kliknutím na bunku alebo stlačením klávesu F2, ak už máme bunku, ktorú budeme upravovať, označenú. Vykonané zmeny potvrdíme klávesom Enter.
Ak chceme obsah bunky odstrániť, je potrebné, aby bola bunka označená, a potom stačí stlačiť kláves Delete.
Kopírovanie a presúvanie dát
Kopírovanie a presúvanie dát sa od seba líšia. Ak bunky kopírujeme, vytvorí sa kópia, ktorá sa presunie na iné miesto v zošite – budeme teda mať dve bunky s rovnakými dátami. V prípade, že dáta presúvame, kópia sa nevytvára a dáta sa iba presúvajú na iné miesto v zošite – budeme teda mať iba jednu bunku s dátami.
Okrem dát môžeme kopírovať alebo presúvať aj napr. obrázky, vzorce, grafy, formátovanie atď.
Presúvanie dát
Ako sme si už povedali, pri presúvaní dát ich iba presúvame na iné miesto v zošite, čo urobíme nasledovne:
- Bunku si označíme kliknutím ľavého tlačidla myši na bunku.
- Na karte Home v skupine Clipboard klikneme na tlačidlo Cut:
Alternatívne použijeme klávesovú skratku Ctrl + X. Ponuku Cut je možné zobraziť aj kliknutím pravého tlačidla myši na označenú bunku.
Po vybratí dát z vybranej bunky označíme bunku, do ktorej chceme dáta presunúť, a na karte Home v skupine príkazov Clipboard klikneme na tlačidlo Paste:
Alternatívne stlačíme klávesy Ctrl + V. Vloženie môžeme zvoliť aj po kliknutí pravého tlačidla myši na označenú bunku.
Pri vkladaní dát do zošita môžeme zvoliť, akým spôsobom sa dáta vložia (napr. či sa zachová ich pôvodný formát). Týmto možnostiam sa budeme podrobnejšie venovať v niektorej z ďalších lekcií.
Dáta môžeme v Exceli presúvať aj pretiahnutím myšou. Stačí označiť bunku alebo oblasť buniek a presunúť kurzor myši na ich okraj, až sa kurzor zmení na štvorcípú šípku. Potom bunky pretiahneme na požadované miesto v zošite. Po uvoľnení tlačidla myši sa dáta presunú na zvolené miesto. Pri tomto spôsobe presunu však nemáme možnosť voľby spôsobu vloženia ani úpravy formátu dát – dáta sa presunú tak, ako sú.
Kopírovanie dát
Pri kopírovaní vytvárame kópiu dát, postup bude teda čiastočne odlišný:
- Bunku si označíme kliknutím ľavého tlačidla myši na bunku.
- Na karte Home v skupine Clipboard klikneme na tlačidlo Copy:
Prípadne použijeme klávesovú skratku Ctrl + C. Možnosť Copy je možné opäť zvoliť aj po kliknutí pravého tlačidla myši na označenú bunku.
Teraz si označíme bunku, do ktorej chceme dáta skopírovať, a na karte Home v skupine príkazov Clipboard klikneme na tlačidlo Paste alebo stlačíme klávesy Ctrl + V. Vloženie môžeme zvoliť aj po kliknutí pravého tlačidla myši na označenú bunku.
Pri kopírovaní aj presúvaní sú dáta automaticky uložené do schránky, čo je vlastne oblasť pamäte aplikácie. Ak teda chceme dáta presunúť alebo skopírovať do ďalšej bunky, stačí si bunku označiť a opäť dáta vložiť. Toto je možné dovtedy, kým nezačneme písať nové hodnoty do inej bunky.
Schránka sa používa na prenos dát aj medzi jednotlivými aplikáciami Office – napr. z aplikácie Excel do aplikácie Word.
Tvorba prvej tabuľky v Exceli
Ako praktický príklad si vytvoríme tabuľku, v ktorej budeme evidovať tovar, ktorý nám prišiel na sklad. Vyskúšame si tak nadobudnuté znalosti o vkladaní dát a ich formátoch.
V stĺpci Item využijeme formát Text, v stĺpci Warehouse stocked využijeme formát Date. V ďalšom stĺpci použijeme formát Number a v poslednom stĺpci, Price per piece, využijeme formát Currency. Naša tabuľka bude vyzerať takto:
Spomenuli sme si však, že do našej tabuľky tovaru potrebujeme doplniť múku, ktorá bola naskladnená skôr. Vieme, že množstvo dodaných kusov bolo rovnaké ako pri cukre. Doplníme si teda údaje o názve tovaru a naskladnení. Do bunky s počtom kusov cukru klikneme ľavým tlačidlom myši a bunku skopírujeme. Potom klikneme do bunky s počtom kusov múky a dáta vložíme:
Pri kontrole si tiež všimneme, že sme zadali nesprávnu cenu za kus pri cukre – táto cena za kus má byť pri múke. Klikneme teda na bunku s hodnotou ceny za kus cukru a zvolíme možnosť Cut:
Potom klikneme do bunky s cenou za kus múky a dáta vložíme:
Nakoniec ešte do tabuľky doplníme správnu hodnotu ceny za kus cukru a našu prvú základnú tabuľku máme hotovú:
V nasledujúcom kvíze, Kvíz - Zoznámenie s aplikáciou, tvorba tabuľky v aplikácii Excel, si vyskúšame nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.
