12. diel - Grafy v programe Excel

V predchádzajúcom cvičení, Riešené úlohy k 11. lekcii Excel pre začiatočníkov, sme si precvičili získané skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

V tomto tutoriáli základov Excelu sa budeme zaoberať tvorbou grafov.

Grafy v Exceli

Graf slúži na grafické znázornenie dát, vďaka ktorému sú informácie prehľadnejšie a ľahšie pochopiteľné než pri práci iba s tabuľkou čísel. Pomocou grafov môžeme napríklad rýchlo porovnávať hodnoty alebo sledovať ich vývoj v čase.

Aby graf správne zobrazoval dáta, je dôležité:

• zvoliť vhodný typ grafu,
• a mať správne pripravené vstupné dáta.

Časti grafu

Každý graf sa skladá z niekoľkých základných prvkov.

Základom grafu sú osi – vodorovná os x a zvislá os y. Hodnoty, ktoré sa v grafe zobrazujú, pochádzajú z tzv. dátového radu. Dátový rad je súvislá skupina čísel (riadok alebo stĺpec v tabuľke), ktorá určuje, aké dáta budú v grafe znázornené, napríklad vývoj hodnôt v čase:

Výsledný graf vyzerá napríklad takto:

Na obrázku máme označené nasledujúce časti:

• 1. názov grafu,
• 2. os y,
• 3. os x,
• 4. legenda grafu,
• 5. popisky dát,
• 6. názvy osí.

Do grafu je možné ďalej pridávať alebo odoberať jednotlivé prvky. Jedným z najjednoduchších spôsobov je použitie zeleného tlačidla +, ktoré sa zobrazí po kliknutí na graf. Pomocou tohto tlačidla môžeme jednotlivé prvky zapnúť alebo vypnúť podľa potreby:

Vzhľad grafu sa môže líšiť podľa zvoleného typu grafu a použitých prvkov.

Typy grafov

Excel ponúka veľké množstvo typov grafov, ktoré sú určené na rôznu interpretáciu dát. Pri voľbe grafu si teda musíme premyslieť, ako chceme dáta prezentovať a čo je cieľom grafického zobrazenia. Grafy sa delia na niekoľko typov, ktoré nájdeme na karte Insert v skupine Charts:

V ponuke nájdeme grafy:

• Column alebo Bar – slúži na porovnanie hodnôt v niekoľkých kategóriách – napr. porovnanie tohtoročného a minuloročného zisku z určitého produktu,
• Line alebo Area – slúži na zobrazenie trendov v priebehu času alebo v kategóriách – napr. zobrazenie vývoja zisku počas dvanástich mesiacov,
• Pie alebo Doughnut – slúži na zobrazenie proporcií celku (100 %) – napr. pomer mužov a žien pri výskume,
• Hierarchy – slúži na porovnanie časti s celkom alebo ho využívame v prípade, že niekoľko stĺpcov kategórií tvorí hierarchiu – napr. prezentácia výsledkov sčítania ľudu,
• Statistic – slúži na znázornenie štatistických analýz dát,
• Scatter alebo Bubble – slúži na zobrazenie vzťahu medzi sadami hodnôt – napr. zobrazenie vzťahu času a teploty v byte,
• Waterfall, Funnel, Stock, Surface alebo Radar,
• Combo.

Excel ponúka veľké množstvo grafov, preto je vhodné si ich dôkladnejšie prejsť a zistiť, ktoré chceme pri práci s našimi dátami použiť.

Vloženie grafu do hárka

Graf môžeme vytvoriť iba vtedy, ak máme tabuľku s usporiadanými dátami (napr. zisk alebo tržbu za jednotlivé mesiace).

V prípade, že tieto dáta máme k dispozícii, graf vložíme nasledovne:

• Označíme si oblasť buniek, ktorú chceme graficky znázorniť.
• Na karte Insert v skupine Charts vyberieme požadovaný typ grafu a klikneme naň.
• Tým sa nám graf automaticky vloží. Ak chceme, môžeme ho ďalej upravovať.

Graf sa dá vložiť aj bez označenia oblasti buniek, ale je potrebné doň potom dáta vložiť – klikneme naň pravým tlačidlom myši a vyberieme možnosť Select Data....

Úprava grafu

Graf môžeme upravovať na karte Format, ktorá sa zobrazí po kliknutí na graf. S kartou Format sme sa už zoznámili v niekoľkých predchádzajúcich lekciách a môžeme na nej upravovať napríklad text grafu alebo orámovanie oblasti s grafom.

Po kliknutí na graf sa nám zobrazí ďalšia karta – Chart Design:

Pomocou karty Chart Design je možné vykonávať nasledujúce úpravy grafu:

• Add Chart Element – pridanie alebo odstránenie prvkov, napr. názvu grafu, popiskov dát, legendy alebo trendovej spojnice,
• Quick Layout – zmena rozloženia jednotlivých prvkov grafu pomocou vopred pripravených šablón,
• Change Colors – zmena farieb grafu na farebné alebo monochromatické odtiene,
• Chart Styles – zmena štýlu grafu pomocou vopred pripravených štýlov,
• Switch Row/Column – zmena orientácie dát v grafe,
• Select Data – zmena výberu oblasti dát, ktoré sa zobrazujú v grafe,
• Change Chart Type – zmena typu grafu pri zachovaní jeho formátovania,
• Move Chart – presun grafu do iného hárka.

Ukážka praktickej tvorby grafu

V nasledujúcom príklade si vytvoríme dva základné grafy, na ktorých pochopíme princíp vkladania a úpravy grafov. Budeme pracovať s tabuľkou, ktorú máme pripravenú z minulých lekcií.

Koláčový graf

Najprv chceme graficky znázorniť percentuálnu hodnotu zisku z jednotlivých druhov predaného tovaru. Na tento účel nám najlepšie poslúži koláčový graf.

Pri držaní klávesu Ctrl označíme oblasti buniek, ktoré chceme v grafe zobraziť – v našom prípade to budú bunky A2:A6 zo stĺpca Item a bunky I2:I6 zo stĺpca Profit. Na karte Insert v skupine Charts klikneme na skupinu grafov Insert Pie or Doughnut Chart. Zobrazí sa nám ponuka, v ktorej vyberieme graf s názvom Pie:

Graf sa nám automaticky vloží do strednej časti hárka:

Úprava koláčového grafu

Graf budeme ďalej upravovať. Najprv upravíme nadpis grafu dvojitým kliknutím na predvolený text, ktorý prepíšeme.

Následne doplníme popisky dát v %. Po kliknutí na graf sa nám zobrazí karta Chart Design. Na tejto karte klikneme na Add Chart Element. V rozbalenej ponuke klikneme na Data Labels a zvolíme možnosť More Options. Do grafu sa takto doplnia celkové sumy za predaj jednotlivých typov tovaru.

Aby sme zobrazili percentá jednotlivých položiek, klikneme znovu na Add Chart Element a v ponuke vyberieme teraz už aktívnu možnosť More Data Label Options.

Zobrazí sa bočná ponuka Format Data Labels, v ktorej odškrtneme možnosť Value a zaškrtneme možnosť Percentage. V spodnej časti tejto ponuky zmeníme Label Position a vyberieme možnosť Inside End. Okno zavrieme.

Nakoniec upravíme štýl grafu. Klikneme opäť na kartu Chart Design a zo štýlov vyberieme Style 8.

Výsledok:

Stĺpcový graf

V našom druhom grafe chceme graficky znázorniť skladové zásoby v porovnaní dvoch dní. Na tento účel zvolíme stĺpcový graf.

Opäť si označíme oblasť buniek, ktorú chceme v grafe zobraziť – položky zo stĺpca Item, Stock – 21 Sep a Stock – 22 Sep vrátane záhlavia (prvého riadka).

Na karte Insert v skupine Charts klikneme na skupinu grafov Insert Column or Bar Chart. Zobrazí sa nám ponuka, v ktorej vyberieme graf s názvom Clustered Column:

Úprava stĺpcového grafu

Graf si najprv pomenujeme dvojitým kliknutím na predvolený názov grafu a vložíme nový text Inventory. Potvrdíme kliknutím mimo oblasť grafu.

Ďalej graf označíme, klikneme na zelené tlačidlo + a pri položke Legend zvolíme umiestnenie Top:

Ďalej upravíme mierku osi y. Dvakrát klikneme na os y a v pravej časti sa otvorí ponuka Format Axis. Tu v ponuke Axis Options, v skupine Bounds zmeníme hodnotu poľa Maximum na 150 a v skupine Units nastavíme v poli Major hodnotu 30, čím určíme, že sa hodnoty na osi y budú zobrazovať po krokoch 30 do 150. Zmeny potvrdíme stlačením klávesu Enter:

Ako posledné zmeníme farbu grafu na karte Chart Design. Klikneme na Change Colors a v ponuke v skupine Monochromatic zvolíme šiestu možnosť, Monochromatic Palette 6 (odtiene zelenej farby).

Vo výsledku získame tento graf:

V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 12. lekcii Excel pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.