11. diel - Funkcie v programe Excel

V predchádzajúcom kvíze, Kvíz - SmartArt, WordArt, vzorce a adresácie v aplikácii Excel, sme si overili nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

V tomto tutoriáli základov Excelu sa budeme venovať funkciám.

Funkcie v Exceli

Na výpočty v Exceli používame vzorce a funkcie. Funkcie sú vopred pripravené výpočtové nástroje, ktoré nám uľahčujú prácu s dátami. Zjednodušene povedané ide o hotové vzorce, ktoré môžeme priamo použiť.

Každá funkcia je tvorená názvom a argumentmi. Napríklad funkcia SUM(), ktorá slúži na sčítanie hodnôt, môže vyzerať takto: =SUM(G2:G6).

V tomto prípade je názvom funkcie SUM() a argumentom je oblasť buniek G2:G6, teda všetky bunky v stĺpci G od riadka 2 do riadka 6, ktorých hodnoty sa sčítajú.

Vloženie funkcie

Funkcie možno vložiť niekoľkými rôznymi spôsobmi.

Vloženie funkcie pomocou dialógového okna

Funkciu môžeme do hárka vložiť pomocou dialógového okna Insert Function:

• Označíme bunku, do ktorej chceme funkciu vložiť,
• a v ľavej časti vedľa Formula Bar klikneme na tlačidlo Insert Function:

Tým otvoríme dialógové okno Insert Function, kde zvolíme funkciu, ktorú chceme použiť:

V dialógovom okne Insert Function vidíme v dolnej časti okna opis vybranej funkcie, čo nám môže uľahčiť rozhodnutie, akú funkciu použiť.

V okne nájdeme požadovanú funkciu a klikneme na tlačidlo OK (prípadne dvakrát klikneme na zvolenú funkciu). Otvorí sa dialógové okno Function Arguments, v ktorom doplníme jednotlivé argumenty:

Kliknutím na tlačidlo OK potom funkciu vložíme do hárka.

Vkladať funkcie môžeme aj na karte Formulas v skupine Function Library pomocou tlačidla Insert Function alebo AutoSum:

Vloženie funkcie ručným zápisom

Druhým spôsobom vloženia funkcie je zápis funkcie do Formula Bar:

• Označíme bunku, do ktorej chceme funkciu vložiť.
• Do bunky napíšeme znak rovná sa =.
• Začneme písať názov funkcie a zobrazí sa nám rozbaľovacia ponuka, z ktorej môžeme funkciu zvoliť dvojitým kliknutím ľavého tlačidla myši.
• Potom je potrebné do funkcie dopísať argumenty, ktoré funkcia očakáva (na obrázku nižšie označené červenou):

Zápis funkcie potvrdíme stlačením klávesu Enter.

V uvedenej ukážke prijíma funkcia SUM() ako argumenty bunky, ktoré má sčítať. Môžeme jej tiež zadať celú oblasť buniek ručným zápisom G2:G6 alebo označením oblasti v hárku.

Kategórie funkcií

Pri vkladaní funkcie pomocou dialógového okna Insert Function môžeme vyberať z niekoľkých kategórií funkcií. Medzi tieto kategórie patria:

• Financial – používame na výpočty, ktoré sa týkajú obchodu a peňazí – napr. výpočet úroku alebo výpočty s cennými papiermi,
• Date & Time – používame na výpočty, ktoré sa týkajú práce s dátumami a časom – napr. počet pracovných dní medzi dvoma dátumami, vrátenie aktuálnej hodnoty dátumu a času alebo vrátenie čísla týždňa v roku,
• Math & Trig – používame na výpočty, ktoré sa vykonávajú pomocou matematických a trigonometrických funkcií – napr. súčet, kosínus a sínus uhla, faktoriál čísla alebo odmocnina,
• Statistical – používame na štatistické výpočty – napr. pravdepodobnosť výskytu určitého výsledku alebo počet buniek v oblasti spĺňajúcej požadované kritérium,
• Lookup & Reference – používame na vyhľadávanie hodnôt – napr. prevod vodorovnej oblasti buniek na zvislú, vyhľadanie požadovanej hodnoty v matici alebo vrátenie počtu riadkov či stĺpcov,
• Database – používame na súhrn dát spĺňajúcich určité podmienky – napr. vrátenie maximálnej hodnoty záznamov databázy alebo vynásobenie hodnoty záznamov databázy,
• Text – používame na prácu s textovými reťazcami – napr. prevedenie čísla na text alebo vrátenie počtu znakov textového reťazca,
• Logical – používame na testovanie podmienok – napr. overenie, či je podmienka splnená, alebo vrátenie logických hodnôt TRUE alebo FALSE,
• Information – používame na overenie uložených typov dát – napr. overenie, či je číslo párne, alebo či hodnota odkazuje na prázdnu bunku
• a ďalšie: Engineering, Cube, Compatibility, Web.

Excel ponúka naozaj veľké množstvo funkcií, preto je vhodné si ich dôkladnejšie prejsť a zistiť, ktoré chceme pri práci s Excelom najčastejšie používať.

Praktické použitie funkcií

Vzhľadom na to, že funkcií je v aplikácii naozaj veľa, ukážeme si v nasledujúcom príklade aspoň niektoré základné funkcie, aby sme lepšie porozumeli tomu, ako fungujú. Budeme pracovať s tabuľkou, ktorú máme pripravenú z minulých lekcií.

Výpočet celkového zisku

Najprv chceme zistiť celkový zisk zo všetkého predaného tovaru. Tento výpočet vykonáme pomocou funkcie SUM() nasledovne:

• Označíme si bunku H7, ktorú máme v stĺpci s názvom Profit.
• V ľavej časti vedľa Formula Bar klikneme na tlačidlo Insert Function.
• Otvorí sa nám dialógové okno Insert Function, kde zvolíme kategóriu funkcií Math & Trig a v tejto ponuke dvakrát klikneme na funkciu SUM().
• Otvorí sa nám dialógové okno Function Arguments, v ktorom skontrolujeme, či je správne zadaná oblasť buniek – v našom prípade potrebujeme mať pre Number1 zadanú oblasť buniek H2:H6.
• Výber funkcie a oblasti buniek potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK.
• V bunke H7 vidíme výsledok použitej funkcie, t. j. súčet všetkých ziskov z predaja jednotlivých druhov tovaru.

Ďalej chceme zistiť celkový zisk v eurách. Skopírujeme teda funkciu z bunky H7 a vložíme ju do bunky I7.

Kopírovanie funkcií funguje na rovnakom princípe ako kopírovanie vzorcov.

Potom musíme zmeniť menu z eur na koruny, čo sme sa už naučili v jednej z minulých lekcií.

Výsledok:

Počet kusov najpredávanejšieho tovaru

Ďalej chceme zistiť počet predaných kusov najpredávanejšieho tovaru. Na tento účel použijeme funkciu MAX():

• Označíme si bunku E7, ktorú máme v stĺpci s názvom Quantity sold.
• Klikneme na tlačidlo Insert Function.
• Zvolíme kategóriu funkcií Statistical a v tejto ponuke vyberieme funkciu MAX().
• Otvorí sa nám dialógové okno Function Arguments, v ktorom skontrolujeme alebo zapíšeme oblasť buniek pre Number1 – v našom prípade to bude oblasť buniek E2:E6.
• Výber funkcie a oblasti buniek potvrdíme opäť kliknutím na tlačidlo OK.
• V bunke E7 vidíme výsledok použitej funkcie, t. j. počet predaných kusov najpredávanejšieho tovaru, tu 82 ks predaných rožkov.

Upozornenie na nedostatok tovaru

Ďalej potrebujeme zabezpečiť, aby sa nám zobrazovalo upozornenie v prípade, že skladové zásoby pri jednotlivých druhoch tovaru klesnú pod 10 ks. V tomto prípade použijeme funkciu IF():

• Pred stĺpec G (Price per unit) vložíme nový prázdny stĺpec a pomenujeme ho Reorder.
• Označíme bunku G2.
• Klikneme na tlačidlo Insert Function.
• Zvolíme kategóriu funkcií Logical a v tejto ponuke zvolíme funkciu IF().
• Otvorí sa nám dialógové okno Function Arguments.
• Do poľa Logical_test zapíšeme podmienku F2<10 – to znamená, že ak hodnota v bunke F2 klesne pod 10 ks, bude podmienka splnená.
• Do poľa Value_if_true zapíšeme text, ktorý chceme zobraziť v prípade, že je podmienka splnená, vpíšeme YES.
• Do poľa Value_if_false zapíšeme text, ktorý chceme zobraziť v prípade, že podmienka splnená nie je, vpíšeme NO.

Celý zápis podmienky vyzerá takto:

Funkciu vložíme kliknutím na tlačidlo OK a v bunke G2 vidíme, že rožky nie je potrebné objednať. Máme ich totiž na sklade viac ako 10 ks. Podmienka, ktorú sme si nastavili, teda nebola splnená a v bunke sa zobrazil text NO.

V prípade, že sa nám zvyšné bunky v stĺpci Reorder nevyplnia funkciou automaticky, funkciu z bunky G2 jednoducho skopírujeme do ostatných buniek stĺpca.

Výsledok:

V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 11. lekcii Excel pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.