7. diel - Formátovanie tabuliek v programe Excel

V predchádzajúcom kvíze, Kvíz - Formátovanie buniek, práca s riadkami a stĺpcami v MS Excel, sme si overili nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

V tomto tutoriáli základov Excelu si povieme viac o zlúčení a rozdelení buniek, štýloch tabuliek a podmienenom formátovaní.

Zarovnanie textu v bunke

Z minulosti už vieme, ako nastaviť základné zarovnanie textu v bunke. Teraz si ukážeme zalomenie textu, zlúčenie a rozdelenie buniek.

Zalomenie textu v bunke

Ak do bunky píšeme text, ktorý je dlhší ako samotná bunka, Excel nám text automaticky posunie cez ďalšiu bunku vpravo. Ak však máme v ďalšej bunke nejaké údaje, Excel zasunie text pod túto bunku a viditeľné sú iba údaje, ktoré už v susednej bunke boli. Aby sme videli celý text, ktorý v bunke máme, nastavíme bunke zalomenie textu.

Zalomenie textu v bunke nastavíme takto:

• Najprv označíme bunku, pre ktorú chceme zalomenie textu nastaviť.
• Na karte Home v skupine Alignment vyberieme možnosť Wrap Text:

Zalomenie textu môžeme nastaviť aj cez dialógové okno Format Cells, kde na karte Alignment v sekcii Text control vyberieme možnosť Wrap text.

Zalomený text sa potom rozloží do jednej bunky cez viac riadkov a výška riadka sa automaticky prispôsobí, aby bol celý text viditeľný. Výsledok vyzerá napríklad takto:

Zlúčenie buniek

V prípade, že chceme mať nadpis tabuľky cez niekoľko buniek, môžeme jednotlivé susedné bunky podľa potreby ľubovoľne zlučovať:

• Najprv označíme bunky, ktoré budeme zlučovať.
• Na karte Home v skupine Alignment vyberieme možnosť Merge Cells (môžeme vybrať aj možnosť Merge & Center):

Text v zlúčených bunkách a zároveň zarovnaný na stred vyzerá takto:

Rozdelenie buniek

Ak potrebujeme predtým zlúčené bunky znova oddeliť, postupujeme takto:

• Najprv označíme bunku, ktorú budeme rozdeľovať.
• Na karte Home v skupine Alignment vyberieme možnosť Unmerge Cells.

Ak zlúčime bunky, v ktorých sú vložené údaje, vo výslednej bunke sa zobrazia iba údaje z ľavej hornej bunky. Pri oddelení buniek sa text vloží tiež do ľavej hornej bunky.

Štýly tabuľky

Štýly tabuliek nám umožňujú nastaviť celým oblastiam buniek vlastnosti, ako sú písmo, orámovanie a výplň. Rýchle štýly tabuľky majú veľkú výhodu v tom, že pridanie alebo odstránenie stĺpcov či riadkov nezmení výsledný vzhľad tabuľky. Tieto nové stĺpce a riadky sa už nastavenému štýlu prispôsobia.

Pridanie štýlu tabuľky

Prednastavený štýl tabuľky použijeme takto:

• Vytvoríme si tabuľku, ktorá bude obsahovať údaje (tú máme hotovú z predchádzajúcich lekcií).
• Označíme si celú oblasť našej tabuľky.
• Na karte Home v skupine Styles vyberieme možnosť Format as Table.
• Otvorí sa nám ponuka jednotlivých štýlov tabuľky a vyberieme ten, ktorý chceme použiť:

Potom sa nám zobrazí dialógové okno Create Table s výberom oblasti údajov, ktorú chceme formátovať:

Skontrolujeme, či je vybraná oblasť správna a či je začiarknuté políčko My table has headers, ak tabuľka hlavičku má. Všetko potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK.

Štýly tabuliek sú rozdelené do troch skupín (Light, Medium, Dark) podľa odtieňa farby.

Prednastavený štýl má zapnutú funkciu filter, ktorej sa budeme viac venovať v ďalších lekciách. Môžeme ju však zatiaľ vypnúť na karte Data, v skupine Sort & Filter, kde klikneme na tlačidlo Filter:

Úprava a odstránenie štýlu tabuľky

Dodatočné vlastnosti tabuľky môžeme nastaviť na novo zobrazenej karte Table Design, ktorá sa zobrazí po označení tabuľky so zvoleným štýlom:

Formátovanie tabuliek môžeme odstrániť rovnako ako pri bunkách, teda pomocou možnosti Clear Formats na karte Home, v skupine Editing.

Ak však chceme iba zrušiť štýl tabuľky, klikneme na kartu Table Design a v skupine Table Styles vyberieme prvý z ponúkaných štýlov, a to štýl None:

Vytvorenie nového štýlu tabuľky

Rovnako ako pri štýloch buniek možno aj pri tabuľkách vytvárať vlastné štýly.

Do tejto ponuky sa dostaneme takto:

• Na karte Home v skupine Styles vyberieme Format as Table.
• Potom vyberieme možnosť New Table Style:

V novo otvorenom okne zadáme názov štýlu, vyberieme časť tabuľky, na ktorú sa má štýl použiť, a klikneme na tlačidlo Format.

V dialógovom okne Format Cells potom nastavíme požadované parametre na kartách Font, Border a Fill:

Nakoniec klikneme na tlačidlo OK a nový štýl sa tým uloží medzi ostatné štýly a zobrazí sa v kategórii Custom.

Podmienené formátovanie

Podmienené formátovanie nám umožňuje prehľadne prezerať a analyzovať údaje v bunkách. Keď použijeme podmienené formátovanie, bunky v danej oblasti údajov budú formátované podľa určitého pravidla, ktoré si nastavíme.

Po zvolení pravidla záleží na tom, či hodnota v bunke spĺňa alebo nespĺňa podmienku, ktorá nastavuje formát danej bunky. Ak áno, bunka sa naformátuje podľa nastaveného pravidla. Ak nie, bunka sa naformátuje podľa iného nastaveného pravidla, alebo zostane naformátovaná tak, ako je.

Na prvý pohľad tak môžeme rozlíšiť napríklad záporné a kladné výsledky rôznych výpočtov. Pravidlá môžeme vyberať z vopred pripravených, alebo si vytvoriť vlastné.

Rýchle podmienené formátovanie

Rýchle formátovanie nám umožňuje vyberať z už vytvorených pravidiel. Tieto pravidlá nájdeme na karte Home v skupine Styles v časti Conditional Formatting:

V otvorenej ponuke vidíme niekoľko typov pravidiel, ktoré si teraz opíšeme.

Highlight Cells Rules – Pri týchto pravidlách sa formátovanie použije iba v prípade, že hodnota v bunke splní zadanú podmienku (je väčšia alebo menšia ako určité číslo, obsahuje text apod.):

Top/Bottom Rules – Formátovanie sa použije v prípade, že hodnota v bunke patrí medzi najvyššie alebo najnižšie hodnoty v označenej oblasti (napr. najvyššia hodnota, horných 10 % a pod.):

Data Bars – Hodnoty sú znázornené pomocou farebných pruhov vo vnútri buniek, pričom dlhší pruh označuje väčšiu hodnotu a kratší pruh menšiu hodnotu:

Color Scales – Hodnoty sú v označenej oblasti farebne odstupňované podľa svojej veľkosti, pričom farby zvyčajne označujú najnižšie, stredné a najvyššie hodnoty:

Icon Sets – Hodnoty buniek sú rozlíšené pomocou troch až piatich ikon, ktoré sa priraďujú podľa porovnania hodnoty bunky s ostatnými hodnotami v oblasti:

Podmienené formátovanie buniek môžeme nastaviť s jedným alebo aj viacerými pravidlami. Počet pravidiel nie je nijako obmedzený a aplikujú sa podľa priority.

Vytvorenie vlastného pravidla

Nové pravidlo vytvoríme pomocou správcu pravidiel takto:

• Na karte Home v skupine Styles vyberieme Conditional Formatting.
• Vyberieme možnosť Manage Rules.
• Klikneme na New Rule:

V novom okne vyberieme typ pravidla a nastavíme mu Format. V poli Preview potom vidíme, ako bude naše pravidlo vyzerať. Nastavenie potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK.

Keď aplikujeme viac pravidiel, je vhodné skontrolovať v dialógovom okne Conditional Formatting Rules Manager, či sme nenastavili niektoré pravidlá zbytočne, alebo či nie sú vo vzájomnom konflikte.

Odstránenie podmieneného formátovania

Podmienené formátovanie môžeme odstrániť z jednotlivých buniek, oblasti buniek alebo z celého hárka naraz.

Podmienené formátovanie odstránime takto:

• Najprv označíme oblasť buniek, z ktorých chceme formátovanie odstrániť.
• Na karte Home v skupine Styles vyberieme Conditional Formatting.
• Vyberieme možnosť Clear Rules.
• Z ponúkaných možností ďalej vyberieme tú, ktorú práve potrebujeme:

Podmienené formátovanie využijeme predovšetkým pri práci s rozsiahlejšími tabuľkami, kde nám pomôže rýchlo rozlíšiť dôležité hodnoty.

V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 1. - 7. lekciu Excel pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.