13. diel - Filtre v programe Excel

V predchádzajúcom kvíze, Kvíz - Funkcie a grafy v aplikácii Excel, sme si overili nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

Tento tutoriál základov Excelu je zameraný na prácu s filtrami, ktoré pomáhajú prehľadne vyberať a zobrazovať len relevantné údaje.

Filtre v Exceli

Filter v Exceli slúži na dočasné zobrazenie len tých údajov, ktoré sú v danej chvíli potrebné. Nejde teda o mazanie ani trvalú stratu údajov, ale iba o ich zobrazovanie a skrývanie. Filtre sa najčastejšie používajú pri práci s tabuľkami, kde výrazne uľahčujú orientáciu v údajoch.

Excel ponúka dva základné typy filtrov:

• Automatický filter – Tomuto typu filtra sa tu budeme venovať najviac.
• Rozšírený filter – Umožňuje filtrovanie podľa viacerých kritérií, je však zložitejší a pre začiatočníkov menej vhodný.

Automatický filter

Automatický filter patrí medzi najčastejšie používané nástroje pri bežnej práci v Exceli. Jeho hlavnou výhodou je rýchle a jednoduché použitie. Typickým príkladom môže byť vyhľadanie zamestnancov, ktorí pracujú vo firme dlhšie ako päť rokov, alebo výber jazdcov cyklistických pretekov patriacich do jednej stajne.

Po použití filtra zostanú zobrazené iba záznamy, ktoré spĺňajú zadanú podmienku, zatiaľ čo ostatné sa dočasne skryjú. V stavovom riadku je zároveň vidieť celkový počet záznamov v tabuľke aj počet položiek, ktoré filtru zodpovedajú.

Filtrovanie je možné iba pri súvislej oblasti buniek, najčastejšie teda pri tabuľke s údajmi.

Typy automatických filtrov

Text Filters slúžia na filtrovanie údajov, ktoré sú tvorené textom. Typickým príkladom je výber osôb s menom John alebo filtrovanie záznamov, ktorých priezvisko sa začína na písmeno A:

Date Filters sa používajú pri práci s údajmi obsahujúcimi dátum alebo čas. Umožňujú napríklad vyfiltrovať produkty vyrobené pred rokom 2025 alebo zisky dosiahnuté v aktuálnom štvrťroku:

Number Filters sú určené na filtrovanie číselných hodnôt. Možno ich využiť napríklad na zobrazenie tovaru so skladovou zásobou rovnou nule alebo účastníkov pretekov, ktorí sa umiestnili do 10. miesta:

Filter by Color umožňuje filtrovať údaje podľa farby bunky alebo farby písma. Praktickým využitím môže byť rozlíšenie tímov podľa farby alebo filtrovanie kladných a záporných hodnôt odlíšených farbou textu:

Vloženie filtra

Na použitie filtra je potrebné mať pripravenú súvislú oblasť buniek, najčastejšie vo forme tabuľky.

Filter potom vložíme nasledovne:

• Označíme oblasť buniek, na ktorú chceme filter použiť.
• Na karte Data v skupine Sort & Filter klikneme na tlačidlo Filter:

Po aktivácii filtra môžeme s údajmi ďalej pracovať.

Filter možno zapnúť aj pomocou klávesovej skratky Ctrl + Shift + L.

Zapnutý filter spoznáme podľa šípok v hlavičkách stĺpcov tabuľky. Kliknutím na šípku sa zobrazí rozbaľovacia ponuka s dostupnými typmi filtrov. V prípade opakujúcich sa hodnôt možno údaje filtrovať aj jednoduchým zaškrtnutím alebo odškrtnutím jednotlivých položiek v zozname. Výber filtra potom potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK:

Ak je niektorý filter použitý, ikona šípky sa zmení na symbol filtra (lievik) a časť údajov sa skryje.

V rozbaľovacej ponuke je k dispozícii aj pole Search, ktoré umožňuje rýchlo vyhľadať konkrétne záznamy v rámci filtrovania.

Zrušenie filtrovania a odstránenie filtra

Pri práci s filtrami je dôležité rozlišovať medzi zrušením filtrovania a vypnutím filtra.

Zrušením filtrovania zobrazíme späť všetky údaje, filter ako nástroj však môže zostať zapnutý. Vypnutím filtra sa filtrovanie z tabuľky odstráni úplne.

Ak chceme zrušiť filtrovanie iba v konkrétnom stĺpci a ponechať filter aktívny:

• Klikneme na šípku rozbaľovacej ponuky v stĺpci, v ktorom je filtrovanie použité.
• V rozbaľovacej ponuke zvolíme možnosť Clear Filter From…. Tým sa zobrazia všetky údaje v danom stĺpci, ale ostatné filtre môžu zostať zachované:

Ak chceme odstrániť filter z celej tabuľky:

• Označíme oblasť buniek, v ktorej sú filtre použité.
• Na karte Data v skupine Sort & Filter klikneme na tlačidlo Filter.

Tým sa filter vypne, šípky v hlavičkách stĺpcov zmiznú a tabuľka sa vráti do pôvodného stavu.

Ukážka práce s automatickými filtrami

Nasledujúce príklady ukazujú praktické použitie troch základných typov automatických filtrov. Na ich kombinácii je dobre vidieť, ako možno postupne spresňovať výber údajov. Pracovať budeme s tabuľkou pripravenou z predchádzajúcich lekcií.

Filtrovanie textu podľa obsahu

Najprv vyberieme tovar, ktorý obsahuje v názve slovo cukr:

• Aktivujeme filter pomocou tlačidla Filter na karte Data v skupine Sort & Filter.
• V stĺpci Zboží klikneme na šípku rozbaľovacej ponuky.
• Zvolíme možnosť Text Filters > Contains….

Otvorí sa dialógové okno Custom AutoFilter, v ktorom do poľa v riadku Contains zadáme text cukr a výber potvrdíme tlačidlom OK:

V tabuľke zostanú zobrazené iba riadky, ktorých názov tovaru obsahuje slovo cukr, teda Cukr třtinový a Cukr:

Po zobrazení požadovaných údajov filter v stĺpci Zboží zrušíme pomocou voľby Clear Filter From Zboží.

Filtrovanie podľa dátumu a zoradenie výsledkov

Ďalej vyfiltrujeme produkty, ktoré boli naskladnené pred dátumom 21. 9. 2025:

• V stĺpci Naskladněno dne klikneme na šípku rozbaľovacej ponuky.
• Zvolíme Date Filters > Before….

V dialógovom okne Custom AutoFilter vyberieme dátum 21. 9. 2025 a potvrdíme tlačidlom OK:

Ak pracujeme s väčším množstvom údajov, môžeme dátum pohodlne vybrať aj pomocou ikony Date Picker (symbol kalendára) v pravej časti dialógového okna.

Po aplikácii filtra zostanú zobrazené záznamy Mléko, Cukr třtinový a Cukr.

Tieto položky si následne v rozbaľovacej ponuke zoradíme voľbou Sort Oldest to Newest:

Po zrušení filtra zostane zachované zoradenie iba pri predtým vyfiltrovaných údajoch, nie pri celej tabuľke.

Kombinácia číselných filtrov

Nakoniec k už použitému filtru pridáme ďalšiu podmienku. Chceme zobraziť iba tovar, ktorého sa predalo viac ako 10 kusov a zároveň menej ako 50 kusov:

• V stĺpci Počet prodaných ks klikneme na šípku rozbaľovacej ponuky.
• Zvolíme Number Filters > Greater Than….

V dialógovom okne Custom AutoFilter:

• do poľa Is greater than zadáme hodnotu 10,
• ponecháme voľbu And,
• v druhom riadku vyberieme Is less than a zadáme hodnotu 50.

Výber potvrdíme tlačidlom OK:

Výsledkom je zobrazenie iba tých riadkov, ktoré spĺňajú obe zadané podmienky. V tomto prípade vyhovuje iba položka Cukr:

V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 13. lekcii Excel pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.