12. diel - Filtre v programe Excel

V predchádzajúcom kvíze, Kvíz - SmartArt, WordArt, vzorce a adresácie v aplikácii Excel, sme si overili nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

Vítam vás u ďalšej lekcie e-learning kurzu programu Microsoft Excel, ktorý je určený pre začiatočníkov. V minulej lekcii, Kvíz - SmartArt, WordArt, vzorce a adresácie v aplikácii Excel , sme si povedali viac o grafoch a ukázali sme si príklady základných grafov. V tejto lekcii sa budeme venovať filtrom.

Filter

Filter nám v Exceli slúžia k tomu, aby sme si dočasne zobrazili iba tie dáta, ktoré v tú chvíľu potrebujeme. Nejedná sa teda o trvalú stratu dát, ale len o zobrazovanie / skrývanie dát. Filtre najčastejšie využijeme pri práci s tabuľkami, čo si v tejto lekcii ukážeme.

Existujú dva typy filtrov, pomocou ktorých môžeme dáta filtrovať:

• Automatický filter - na tento sa v lekcii zameriame
• Rozšírený filter - využíva sa pre filtrovanie dát podľa niekoľkých zadaných kritérií, tento je však zložitejšia a nebudeme sa mu preto v tomto seriáli pre začiatočníkov venovať

Automatický filter

Automatický filter sa využíva pre bežnú prácu s Excelom najčastejšie. Jeho hlavnou výhodou je jednoduchosť a rýchlosť použitia. Pre lepšiu predstavu možno taký filter použiť napr. Pre filtrovania zamestnancov, ktorí pracujú vo firme viac ako 5 rokov alebo pre filtrovania jazdcov cyklistického závodu, ktorí patria do jednej cyklistickej stajne apod.

Pri použití tohto filtra sa nám zobrazí len dáta, ktoré spĺňajú určitú podmienku. Ostatné dáta sa po aplikovaní filtra skryjú. V stavovom riadku môžeme tiež vidieť, koľko celkom záznamov má celá tabuľka a koľko ich bolo filtrom vybrané. Filtrovať môžeme len rozsah buniek, ktorá je súvislá, najčastejšie sa teda jedná o tabuľku.

Typy automatických filtrov

Filtre textu - používame pre filtráciu dát, ktoré sú tvorené textom - napr. Filtrovanie osôb s menom Ján alebo filtrovanie osôb, ktorých priezvisko začína na písmeno A pod.

Filtre kalendárnych dát - používame pre filtráciu dát, ktoré obsahujú kalendárne dáta - napr. Filtrovanie produktov vyrobených pred rokom 2019 alebo filtrovanie zisku, ktorý sme dosiahli v tomto štvrťroku a pod.

Filtre čísel - používame pre filtráciu dát, ktoré obsahujú číselné údaje - napr. Filtrovanie tovaru, ktorého skladová zásoba sa rovná hodnote 0 alebo filtrovanie účastníkov závodu, ktorí sa umiestnili do 10. miesta

Filtre farieb - používame pre filtráciu podľa farby bunky alebo farby obsahu bunky - napr. Filtrovanie modrého a červeného družstva v závode alebo filtrovanie kladných a záporných čísel, ktoré sú odlíšené čiernou a červenou farbou písma

Vloženie filtra

Ako sme si už povedali, pre vloženie filtra musíme mať nachystanú súvislú oblasť buniek / tabuľku.

Filter vložíme nasledovne:

• Označíme si oblasť buniek, na ktorú chceme filter aplikovať
• Na karte Dáta v skupine Zoradiť a filtrovať klikneme na tlačidlo Filter

• Tým sa nám filter aktivuje a môžeme s ním ďalej pracovať

Filter môžeme aktivovať aj pomocou klávesovej skratky Ctrl + Shift + L.

• To, že máme filter aktivovaný, spoznáme v záhlaví tabuľky, kde sa nám v jednotlivých stĺpcoch zobrazí šípky, na ktoré môžeme kliknúť
• Po kliknutí sa nám zobrazí ponuka, v ktorej môžeme voliť jednotlivé typy filtrov, ktoré sme si popísali vyššie
• Ak máme v tabuľke opakujúce sa záznamy, môžeme filtrovať jednoducho tiež tak, že zakliknite alebo odklikneme typy dát v rozbaľovacej ponuke a tým sa nám dáta vyfiltrujú

• Výber filtra potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK

Pri výbere filtra môžeme v záznamoch tiež vyhľadávať pomocou ponuky Hľadať, ktorá je tiež obsiahnutá v rozbaľovacej ponuke.

Odstránenie filtra

V prípade, že filter ďalej nepotrebujeme, odstránime ho tak, že:

• Klikneme na šípku pre rozbaľovaciu ponuku u stĺpca, ktorý už ďalej nechceme filtrovať
• V rozbaľovacej ponuke klikneme na možnosť Vymazať filter z ..., čím filter vymažeme z daného stĺpca

V prípade, že chceme zrušiť všetky filtre naraz, označíme si oblasť buniek, kde máme filtre aplikované, klikneme na karte Údaje v skupine Zoradiť a filtrovať na tlačidlo Filter, čím sa nám všetky filtre zruší.

Príklad

V nasledujúcom príklade si ukážeme tri základné filtre, na ktorých pochopíme princíp filtrovanie dát. Budeme pracovať s tabuľkou, ktorú máme pripravenú z minulých lekcií.

Najprv si chceme vyfiltrovať tovar, ktorý obsahuje v názve slovo cukor.

Ako prvý si musíme aktivovať možnosť Filter. Na karte Dáta v skupine Zoradiť a filtrovať klikneme na tlačidlo Filter. Potom klikneme na šípku v stĺpci Tovar, ďalej na možnosť Filtre textu a zvolíme možnosť Obsahuje ....

Otvorí sa nám dialógové okno Vlastný automatický filter. Do prázdneho poľa v riadku Obsahuje napíšeme slovo cukor a výber potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK.

Týmto sa nám zobrazí iba riadky, ktoré v stĺpci Tovar obsahujú slovo cukor, teda riadky Cukor trstinový a Cukor.

Po zistení požadovaných dát filter odstránime. Klikneme na šípku v bunke Tovar a vyberieme možnosť Vymazať filter z Tovar.

Ďalej si chceme vyfiltrovať produkty, ktoré boli naskladnené pred dátumom 21. 8. 2019. Klikneme na šípku v stĺpci naskladnenie dňa, ďalej na možnosť Filtre kalendárnych dát a zvolíme možnosť Pred ....

Otvorí sa nám dialógové okno Vlastný automatický filter. V riadku Predchádza vedľa prázdneho poľa klikneme na rozbaľovacie šípku a zvolíme dátum 21.08.2019. Výber potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK.

V prípade, že by sme mali veľa dát, môžeme v pravej časti okna kliknúť na ikonu Výber dátumu, kde si dátum zvolíme z kalendára.

Týmto sa nám zobrazí iba riadky, ktoré v stĺpci naskladnenie dne obsahujú dátum pred 21. 8. 2019. Jedná sa o tovar Mlieko, Cukor trstinový a Cukor.

Tieto si ešte zoradíme v rozbaľovacej ponuke od najstaršieho k najnovšiemu.

Po zrušení filtra budú zoradená iba tie dáta, ktoré boli vyfiltrované, nie všetky dáta v tabuľke.

Zároveň s týmto filtrom chceme aplikovať filter, ktorý nám vyfiltruje tovar, ktorého sa predalo viac ako 10 kusov a menej ako 50 kusov.

Klikneme na šípku v stĺpci Počet predaných ks, ďalej na možnosť Filtre čísel a zvolíme možnosť Väčší ako ....

Otvorí sa nám dialógové okno Vlastný automatický filter. Do prázdneho poľa v riadku Je väčší ako napíšeme hodnotu 10. Ďalej necháme označenú možnosť A a v druhom spodnom riadku vyberieme z ponuky možnosť Je menší ako a do prázdneho poľa v tomto riadku napíšeme hodnotu 50. Výber potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK.

Týmto sa nám zobrazí iba riadky, ktoré v stĺpci Počet predaných ks obsahujú hodnotu väčšiu ako 10 a zároveň menšie ako 50.

Všetky podmienky, ktoré boli stanovené týmito dvoma filtrami, teda spĺňa len tovar Cukor.

To je pre dnešok všetko. V tejto lekcii sme si povedali viac o filtroch a ukázali sme si príklady filtrovanie dát podľa rôznych kritérií. V budúcej lekcii, Riešené úlohy k 12. lekcii Excel pre začiatočníkov , si povieme viac o kontingenčných tabuľkách.

V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 12. lekcii Excel pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.