Funkcie Gmailu, ktoré ste nepoužívali a ktoré budete milovať

Patríte medzi tých, ktorí majú veľa e-mailových schránok? Považujete zložité kontrolovať ich každý deň, pamätať si prihlasovacie údaje a vôbec na to všetko pamätať v obave, že vám niekto poslal nejaký dôležitý e-mail?

V nasledujúcich odsekoch si spoločne ukážeme v detailnom návode ako nastaviť e-mail forwarding pri všetkých svojich schránok, popr. ako si založiť firemné (doménový) e-mail bez nutnosti webhostingu a e-mailového servera (tzv. e-mailové aliasy) a to všetko si napojiť na gmail. Všetky svoje e-maily budete tak mať na jednom mieste a urobíme to tak, že gmail bude automaticky odpovedať pod e-mailom, na ktorý správa prišla. Takže ak chcete, aby správy prijaté na meno @ mojefirma.cz boli odoslané z vášho firemného e-mailu s vlastnou firemné pätičkou, nemusíte sa báť, všetko bude fungovať automaticky, nebudete musieť nič riešiť Ďalej si nastavíme desktopové a mobilné notifikácia, aby ste o každom e-mailu vedeli čo najskôr a ukážeme si základné vytvárania filtrov pre pohodlnú správu a prehľad v e-mailoch.

Ak vás úvod zaujal a zistili ste, že to je presne to, čo potrebujete, tak smelo pokračujte ďalej, pretože práve začíname!

Forwarding (automatické preposielanie) e-mailov

Najprv si ukážeme akým spôsobom nastaviť automatické preposielanie e-mailov z vašich ostatných e-mailových schránok na gmail. Správy odporúčam dať preposlať a zmazať, aby sa nestalo, že sa vám zahltia schránka a neumožní prijatie ďalších e-mailov. Mal by sa preposielať aj spam, ktorý sa v Gmail následne zobrazí ako spam v patričnej zložke.

Preposielanie možno urobiť 2 spôsobmi. Prvá je pridanie filtra a druhý nastavenia parsovanie. Pre začiatok si ukážeme obaja, ale odporúčam používať skôr ten druhý, pretože budete mať v službe Gmail následne kompletnú správu nad svojimi účtami. Do budúcnosti sa vám teda nestane, že zabudnete heslo k jednému z účtov a nebudete môcť vypnúť preposielanie z účtov, ktorý už nechcete používať.

Spôsob forwardovania cez filtre (Zoznam)

Po prihlásení zvolíme v pravom hornom rohu odkaz Nastavenie Zobrazí sa nám okienko v ktorom nájdeme záložku Filtre. Po kliknutí na Pridať nový filter sa nám zobrazí formulár, ktorý vyplníme nasledovne a Uložíme.

Teraz sa nám každý prijatý e-mail v tejto schránke automaticky prepošle na gmail. Toto nastavenie je veľmi podobné u všetkých ďalších e-mailových schránok.

Spôsob parsovanie cez POP3

Po prihlásení na gmail.com zvolíme
a klikneme na záložku Účty a Import (Accounts and Import). Kde nižšie nájdeme Kontrolovať emaily z iných účtov (POP3) (Check email from other accounts (using POP3). Tu zvolíme Pridať POP3 účet, ktorý vlastníte (Add a POP3 mail account that you own).

1. Zadáte e-mailovú adresu, ktorú chcete pridať.
2. formulárové prvky - Vyplnenie používateľského mena a hesla je rovnaké ako keď sa prihlasujete do danej e-mailovej schránky.
   • Následne sa po vás chce zvoliť POP Server a port. Jedná sa o server, na ktorom sú uložené e-maily, u tých najznámejších, medzi ktoré Zoznam patrí, by sa tieto údaje mali vyplniť samy (pop3.seznam.cz:995). Ak sa nevyplní, tieto údaje nájdete ľahko na stránkach prevádzkovateľa ( http://napoveda.seznam.cz/...p-pop3-smtp/), popr. ak ide o nejaký súkromný e-mail, potom kontaktujte technika, ktorý sa o neho stará.
   • Môžete si zvoliť, či má správa zostať zachovaná na serveri. Odporúčam túto možnosť nezaškrtávat z už spomínaného dôvodu zahltenia schránky. Nechodili by vám totiž ďalšie e-maily a vy by ste až za dlho zistili, že schránka je preplnená.
   • Ďalšia možnosť označuje či použiť chránené spojenie SSL, ktoré používa port (995). Ak teda používate SSL, je potrebné tento port nastaviť a mať túto možnosť zapnutú. Rozhodne odporúčam používať šifrované pripojenie, inak sa vystavujete riziku, že vaše e-maily pôjde ľahko na verejných sieťach odposlechnout a zneužiť.
   • Nastavenie označovanie e-mailov (labelu) je skvelá vec a určite odporúčam vytvoriť si, pokiaľ na danom e-mailu máte napr. Len firemné veci, špeciálne label pre prácu a nechať gmail automaticky všetky preposlanie e-maily z tejto schránky označovať ako firemné. Veľmi uľahčuje hľadanie a spríjemňuje prácu s e-mailami ako s novými tak s archívnymi. Vytvorenie nového labelu nájdete ako posledná možnosť v zozname súčasných labelov.
   • Posledná možnosť umožňuje v podstate označiť správy ihneď ako prečítané a iba ich archivovať pre prípadné neskoršie použitie. Napr. ak vám účtovný preposiela faktúry, ktoré už vybavila, môžete si ich zaradiť do zložky (label) Faktúry a iba ich nechať archivovať pre prípadné budúce dohľadávanie.

Po tomto kroku sa už váš e-mail objaví vo správe Gmailu a začne sa z neho parsovať. Najprv sa stiahnu všetky doterajšie e-maily, ktoré sa zaradí podľa dátumu, takže nebojte nezaspamuje vám to inbox. Tento proces bude trvať niekoľko minút (môže to trvať aj hodinu) v závislosti od počtu e-mailov v danej schránke. Ak sa vám v službe Gmail predsa len objaví nejaké neprečítané správy, napíšte do vyhľadávacieho okienka is: unread | label: unread a stlačte hľadať. Vypíšu sa vám všetky neprečítané správy. Ak ich bude naozaj veľa, zobrazí sa vám tiež možnosť zobraziť všetky na jednej stránke. Potom stačí len stlačiť a pod tlačidlom Viac (More) zvoliť Označiť všetko ako prečítané (Mark all as read). Akonáhle bude parsovanie u konca, bude sa vždy kontrolovať raz za pár minút a spracuje nové správy. Ak budete chcieť čokoľvek zmeniť, môžete kedykoľvek účet editovať či zmazať.

Spôsob e-mailových aliasov u domény

Máte vlastnú doménu a chceli by ste mať svoj vlastný super e-mail? Je to jednoduché a nemusíte si kupovať ani webhosting Spomeniem hostingy u ktorých mám web / doménu, samozrejme to ide aj pri ostatných veľmi podobným postupom.

WEDOS

V zákazníckom účte * zvolíte domény a po vybraní konkrétnej domény zvolíte z ľavého menu ** Nastavenie presmerovania. Tu už len vyplníte e-mail, na ktorý chcete e-maily preposielať a nastavenie uložíte

Domena.cz

Po prihlásení, v stĺpčeku Pre odborníkov zvolíme Správa domén, tu vyberieme doménu a klikneme na oranžové tlačidlo Presmerovať (hľadá sa zle, ale je tam - vľavo dole). Tu vyplníme opäť e-mailovú adresu, na ktorú chceme e-maily preposielať. Ostatné polia vyplňovať nemusíme.

Ak už máte k doméne aktívne webhosting, postup bude rovnaký ako pri forwardovania e-mailov cez filtre, iba sa v mailovom serveri prihlásite a nastavíte si preposielanie. Ak webhosting provider umožňuje nastavenie preposielanie e-mailov, stačí si nastaviť iba preposielanie a nemusíte vytvárať e-mailové schránky.

V tomto bode by ste mali byť schopní si napojiť ľubovoľnú e-mailovú schránku alebo dokonca aj vlastnú doménu na svoj gmail účet. gratulujem

Odoslanie emailov pod aliasy si ukážeme v druhom dieli tohto článku.