2. diel - Netlačiteľné a zástupné znaky a Nájsť a nahradiť v MS Word

Vítam vás pri druhej lekcie kurzu zameraného na pokročilé ovládanie MS Word. V minulej lekcii, Úvod do pokročilého používania MS Word , sme si zopakovali niektoré pojmy, predstavili si automatické generovanie textu, prebrali prácu s textom za pomocou klávesových skratiek a načal sme tému netlačiteľných a zástupných znakov. V tejto lekcii sa o nich budeme baviť trochu podrobnejšie a okrem iného si ukážeme aj pokročilé využitie funkcie Nájsť a nahradiť.

Netlačiteľné znaky

Netlačiteľné znaky sú symboly, ktoré nás v dokumente informujú o použitom formátovania a rozloženie textu, ktoré aplikujeme - či už úplne úmyselne (nový riadok, odsadenie zľava) alebo tak nejako automaticky (napríklad medzera medzi slovami).

Zakaždým, keď stlačíme niektorú z klávesov: Enter, Tab alebo Medzerník, vloží sa do súboru netlačiteľný znak. Väčšinou ho však nevnímame, ani o jeho existencii nemusíme vedieť, lebo je skrytý. Skrytý môže aj zostať, pokiaľ sa nechceme formátovaním dokumentu zaoberať viac do detailu, čo by však bola škoda.

Na zobrazenie týchto znakov použijeme klávesovú skratku Ctrl + Shift + 8 (na klávese s á, nie na numerickej klávesnici), alebo na karte Domov klikneme na tlačidlo s charakteristickým symbolom:

Náhle vidíme v dokumente ony znaky, tak ako naznačuje nasledujúci obrázok:

Na začiatku odseku vidíme malú šípku vpravo. Tá je symbolom odsadenie odseku pomocou klávesu Tab. Ak chce neskúsený používateľ dosiahnuť väčší odsadenie, často uplatňuje Tab treba dvakrát, čo sa prejaví ako dve šípky vedľa seba. Takáto prax je ale zlá, vždy je potrebné použiť Tab len raz s tým, že správne odsadenie si dopredu nastavíme. Ako presne odsadenie nastaviť si ukážeme v ďalších lekciách.

Medzi slovami vidíme vo väčšine prípadov malú plnú bodku (bodka). To je symbolom bežné medzery medzi slovami, čo nie je žiadne veľké prekvapenie. Trochu iná situácia je hneď na začiatku odseku, kde za písmenom K (teda jednomiestnu predložkou) vidíme ako horný index malé koliesko. To je symbolom špeciálneho druhu medzery, ktorá sa správne nazýva pevná medzera alebo taky medzera nedeliteľná. Tá má tú funkciu, že slová jej oddelená (alebo skôr spojená) vždy skončí na jednom riadku, teda nikdy nemôžu byť od seba oddelené.

Ak sa pýtate, prečo by nejaká slová vôbec takto zviazaná byť mala, tak ide vlastne o rešpektovanie pravidiel - pravopisných a typografických. Pravopis nás učí, že krátke predložky a spojky by sa nemali nechávať osamotene na konci riadku a mali by byť vždy tesne pred nasledujúcim slovom, koniec koncov prispieva to aj k lepšej čitateľnosti. Druhá skupina slov, ktoré sa zásadne spája touto medzerou (a tu už je potrebné to urobiť manuálne), sú hodnoty a jednotky, ako napríklad nasledujúce: Kč, hod., cm, % pod. Je hrubým porušením zvyklostí, ak treba jeden riadok končí číslovkou 178 a ďalšie začína jednotkou cm.

Keď už vieme, že to je nežiaduce, naučíme sa, ako tomu predísť. Pevná medzera sa vkladá kombináciou kláves Ctrl + Shift + Medzerník. Bez zobrazených netlačiteľných znakov vyzerá úplne rovnako ako medzera bežná, ale funkčne sa veľmi líšia. V niektorých situáciách je Word predsa len dosť chytrý, aby túto medzeru doplnil sám, ale vždy sa oplatí si prinajmenšom overiť, aká medzera je v danej situácii použitá, v lepšom prípade rovno použiť tú nedeliteľnou, ak je to vhodné.

Posledným znakom, ktorý spomenieme, je Enter, ktorý nájdeme na konci odseku. Tento znak (vzdialene pripomínajúce obrátené veľké P) je tiež tým, ktorý je použitý ako tlačidlo na karte Domov, ak zobrazujeme netlačiteľné znaky pomocou myši. Aj tu platí, že počet symbolov rovná sa počtu odsadenie Enterom, ale aj tu platí, že nie je správne zväčšovať odsadenie násobným použitím enter - namiesto toho použijeme nastavenie odsadenia za odsekom.

Tieto netlačiteľné znaky sa volajú netlačite preto, že sa jednoducho na papier ani do PDF nevytlačia, ani keď sú v dokumente zobrazené. Slúži teda iba ako informácie o štruktúre dokumentu.

Nájsť a nahradiť

Nájsť a nahradiť ich funkcie Wordu, pomocou ktorej môžeme nájsť konkrétne slovo (alebo všeobecnejšie reťazec) v texte a v prípade záujmu ho aj nahradiť niečím iným. Tak nejako by znel popis tejto funkcie, ak by bol určený ľuďom, ktorí sa nechcú s Wordom zoznámiť viac do hĺbky. Keďže však tento článok je určený presne takým, môžeme sa veselo pustiť do hlbšieho poznania tejto funkcionality.

Najprv si osviežime, ako Nájsť a nahradiť vlastne spúšťame. Pre fanúšikov klávesových skratiek prezradím, že Nájsť sa spúšťa cez Ctrl + F a Nahradiť cez Ctrl + H. Pre nefanoušky klávesových skratiek zdôrazním, že klávesové skratky sú veľmi šikovným vynálezom, a preto sa oplatí postupovať cez ne a používať na spúšťanie podobných vecí myš je zbytočne spiatočnícky postup.

Keby niekto predsa len trval na starom dobrom klikanie, tak funkciu Nájsť aj Nahradiť nájdeme ako dve samostatné tlačidlá vpravo na karte Domov v sekcii Úpravy, pozri:

Všimnite si však, že Nájsť má ešte rozvinovací sipecka a delí sa na Nájsť a Rozšírené hľadanie.

Klávesová skratka Ctrl + F totiž vedie k tomu triviálnemu vyhľadávanie, ktoré spúšťa dialógové okno v ľavej časti obrazovky as funkciou Nahradiť priamo nekamaráti, preto odporúčam vždy spúšťať voľbu Rozšírené hľadanie a vlastne tak aj hľadanie spúšťať cez Ctrl + H a následne prepnúť z Nahradiť na Nájsť, viď obrázok nižšie. Ja osobne však už neprepínajú, lebo aj priamo vyvolané dialógové okno dokáže vyhľadávať a nahrádzanie je fakultatívna.

Keďže sa tento článok blíži ku koncu, sľúbim vám, že toto dialógové okno podrobnejšie preberieme nabudúce. Avšak je tu ešte niečo, čo sa perfektne hodí do tejto lekcie. Okrem nahrádzanie viditeľných znakov (čohokoľvek, čo je v dokumente napísané) možno totiž nahrádzať aj naše obľúbené znaky nevytlačiteľné.

Ak máme pred sebou dokument, ktorý je dielom fanatického užívateľa klávesu Tab (čo poznáme podľa toho, že k odsadenie od kraja je použitý Tab treba päťkrát i viackrát) alebo fanatického obdivovateľa klávesu Enter (čo spoznáme rovnakým spôsobom, akurát sa to týka riadkov) a ak chceme toto ich vyčíňanie napraviť a uviesť dokument do formálne správneho stavu, využijeme nahrádzanie.

Zástupné znaky

V tejto chvíli teda riešime, ako Wordu nákaze, nech z tých piatich tabulátora / enter urobí jeden. K pomenovaní netlačiteľných znakov použijeme sériu špeciálnych znakov, všeobecne známych ako zástupné znaky (zastupujú iné znaky, ty nevytlačiteľné). Samotné spojenie špeciálny znak potom odkazuje na znaky na klávesnici, ktoré nie sú písmenom ani číslom, teda napríklad: ., /, * A pod. Oveľa skôr ale ešte tie špeciálnejšie, ako napríklad: ampersand (&), strieška (^), zavináč (@).

Zástupné znaky tabulátora (anglicky začínajúce na t) a odseku (anglicky začínajúce na p) hľadáme a prípadne nahrádzame pomocou kombinácie striešky a písmena, teda ^p alebo ^t. Vyskúšajte si sami jeden z týchto znakov zadať do poľa Nájsť. Tabulátory sa v súboroch nevyskytujú vždy, odseku však áno, a tak toto hľadanie takmer vždy vedie k úspechu.

Naša úloha je však nahradzovacia. Chceme sa zbaviť piatich tabulátora v prospech jedného. Ako na to je naporúdzi. Do poľa Nájsť zadáme ^t^t^t^t^t a do Nahradiť to isté len raz, teda ^t. A voilà, máme nahradené. To isté platí aj o Enter. Samozrejme môžeme nahradzovať ľubovoľný počet. Najistejšia cesta je vždy nahradzovať dva za jeden, a to treba opakovane.

Týmto sme uzavreli kapitolu netlačiteľných znakov a otvorili kapitolu zástupných znakov a hľadanie a nahradzovanie, čo je téma, ktorému sa dá ešte venovať veľmi rozsiahlo, teda to bude obsahom i niekoľkých nasledujúcich, Ako v MS Word nájsť a nahradiť prakticky čokoľvek 1 , článkov.