10. diel - Funkcie v programe Excel

V predchádzajúcom cvičení, Riešené úlohy k 9. lekcii Excel pre začiatočníkov, sme si precvičili získané skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

Vítam vás u ďalšej lekcie e-learning kurzu programu Microsoft Excel, ktorý je určený pre začiatočníkov. V minulej lekcii, Riešené úlohy k 9. lekcii Excel pre začiatočníkov , sme si ukázali tvorbu vzorcov a povedali sme si viac o relatívnych, absolútnych a zmiešaných adresách. V tejto lekcii sa budeme venovať funkciám.

Funkcie

Ako sme si už povedali v minulej lekcii, pre výpočty v Exceli sa používajú vzorce a funkcie. Funkcie sú vopred pripravené a jedná sa vlastne aj o vzorce, ktoré používame k výpočtom.

Funkcia je vždy tvorená názvom a argumenty funkcie. Napr. ak máme funkciu SUMA, ktorá nám sčíta hodnoty, jej tvar môže vyzerať napr. nasledovne: =SUMA(G2:G6). V tomto prípade je teda názvom funkcie "SUM" a argumentom je oblasť buniek G2:G6, v rámci ktorej dôjde k súčtu všetkých hodnôt zapísaných v bunkách.

Vloženie funkcie

Funkcia môžeme vkladať niekoľkými rôznymi spôsobmi.

Jeden z nich je nasledovný:

• Označíme si bunku, do ktorej chceme funkciu vložiť
• V ľavej časti vedľa Riadku vzorcov klikneme na tlačidlo Vložiť funkciu

• Otvorí sa nám dialógové okno Vložiť funkciu, v rámci ktorého si zvolíme funkciu, ktorú chceme použiť

• Klikneme na zvolenú funkciu a ďalej na tlačidlo OK (prípadne dvakrát klikneme na zvolenú funkciu)
• Otvorí sa nám dialógové okno Argumenty funkcie, v ktorom zvolíme jednotlivé argumenty

• Po zvolení jednotlivých argumentov klikneme na tlačidlo OK a funkcie sa nám vloží

V dialógovom okne Vložiť funkciu môžeme po kliknutí na jednotlivé funkcie vidieť v dolnej časti okna ich opis, čo nám môže uľahčiť rozhodnutie, ktorú funkciu použiť.

Druhým spôsobom vloženie funkcia je zápis funkcie do riadku vzorcov:

• Označíme si bunku, do ktorej chceme funkciu vložiť
• Do bunky napíšeme znak rovná sa =
• Začneme písať názov funkcie a objaví sa nám rozbaľovacia ponuka, z ktorej môžeme funkciu zvoliť dvojitým kliknutím ľavého tlačidla myši
• Potom je potrebné ešte do funkcie dopísať argumenty podľa zobrazeného tvaru funkcie (na obrázku nižšie označené červenou)

• Je tiež možné vybrať celú oblasť buniek jej označením na liste
• Zápis funkcie potvrdíme stlačením klávesu Enter

Vkladať funkcie môžeme tiež na karte Vzorce v skupine Knižnica funkcií pomocou tlačidla Vložiť funkciu alebo AutoSum.

Kategórie funkcií

Ako sme si mohli všimnúť pri vkladaní funkcie v dialógovom okne Vložiť funkciu, môžeme vyberať z niekoľkých kategórií funkcií. Medzi tieto kategórie patria:

• Finančné - používame pre výpočty, ktoré sa týkajú obchodu a peňazí - napr. Výpočet úroku alebo výpočty s cennými papiermi
• Dátum a čas - používame pre výpočty, ktoré sa týkajú práce s dátami a časom - napr. Počet pracovných dní medzi 2 dátami, vrátenie aktuálne hodnoty dátumu a času alebo vrátenie čísla týždňa v roku
• Mat. a trig. - používame pre výpočty, ktoré sa vykonávajú pomocou matematických a trigonometrických funkcií - napr. Súčet, cosinus a sinus uhla, faktoriál čísla alebo odmocnina
• Štatistické - používame pre štatistické výpočty - napr. Pravdepodobnosť výsledku pokusu alebo počet buniek v oblasti spĺňajúce požadované kritérium
• Vyhľadávací - používame pre vyhľadávanie hodnôt - napr. Prevod vodorovnej oblasti buniek na zvislú, vyhľadanie požadovanej hodnoty v matici alebo vrátenie počtu riadkov či stĺpcov
• Databázové - používame pre súhrn dát spĺňajúce určité podmienky - napr. Vrátenie maximálnej hodnoty záznamov databázy alebo vynásobení hodnoty záznamov databázy
• Textové - používame pre prácu s textovými reťazcami - napr. Prenesenie čísla na text alebo vrátenie počtu znakov textového reťazca
• Logické - používame pre testovanie podmienok - napr. Overenie či je podmienka splnená alebo vrátenie logických hodnôt PRAVDA alebo NEPRAVDA
• Informácie - používame pre overenie uložených typov dát - napr. Overenie či je číslo párne alebo či hodnota odkazuje na prázdnu bunku
• inžinierske
• dátová kocky
• kompatibilita
• webové

Excel ponúka naozaj veľké množstvo funkcií, preto je vhodné si ich dôkladnejšie prejsť a zistiť, ktoré chceme pri práci s Excelom najčastejšie používať.

Príklad

Vzhľadom k tomu, že funkciou je v aplikácii naozaj veľa, ukážeme si v nasledujúcom príklade aspoň niektoré základné funkcie tak, aby sme lepšie porozumeli mechanizmu, ako fungujú. Budeme pracovať s tabuľkou, ktorú máme pripravenú z minulých lekcií.

Najprv chceme zistiť celkový zisk z všetkého predaného tovaru. Tento výpočet vykonáme pomocou funkcie SUM nasledovne:

• Označíme si bunku H7, ktorú máme v stĺpci s názvom Zisk z predaja
• V ľavej časti vedľa Riadku vzorcov klikneme na tlačidlo Vložiť funkciu
• Otvorí sa nám dialógové okno Vložiť funkciu, v rámci ktorého si zvolíme kategóriu funkcií Mat. a trig. a v tejto ponuke dvakrát klikneme na funkciu SUMA
• Otvorí sa nám dialógové okno Argumenty funkcie, v ktorom skontrolujeme, či je správne zadaná oblasť buniek - v našom prípade potrebujeme mať pre číslo1 zadanú oblasť buniek H2:H6
• Výber funkcie a oblasti buniek potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK
• V bunke H7 vidíme výsledok použitej funkcie, tj. Súčet všetkých ziskov z predaja jednotlivých druhov tovaru

Kopírovanie funkcií funguje na rovnakom princípe ako kopírovanie vzorcov.

Ďalej chceme zistiť celkový zisk v EUR. Skopírujeme teda funkciu z bunky H7 a vložíme ju do bunky I7. Potom je potreba ešte zmeniť symbol EUR namiesto Sk, čo sme sa už naučili v jednej z minulých lekcií.

Ďalej chceme zistiť počet predaných kusov najpredávanejšieho tovaru. K tomuto účelu použijeme funkciu MAX.

• Označíme si bunku E7, ktorú máme v stĺpci s názvom Počet predaných ks
• Klikneme na tlačidlo Vložiť funkciu
• V rámci dialógového okna Vložiť funkciu zvolíme kategórii funkcií Štatistické a v tejto ponuke zvolíme funkciu MAX
• Otvorí sa nám dialógové okno Argumenty funkcie, v ktorom skontrolujeme alebo zapíšeme rozsah buniek pre číslo1 - v našom prípade to bude oblasť buniek E2:E6
• Výber funkcie a oblasti buniek potvrdíme opäť kliknutím na tlačidlo OK
• V bunke E7 vidíme výsledok použitej funkcie, tj. Počet predaných kusov najpredávanejšieho tovaru - v našom prípade 82 ks predaných rožkov

Ďalej tiež chceme, aby sa nám zobrazovalo upozornenie v prípade, že skladové zásoby u jednotlivých druhov tovaru klesnú pod 10 ks. Pre tento výpočet budeme používať funkciu KEĎ.

• Pred stĺpec G - Cena za ks si vložíme nový prázdny stĺpec a pomenujeme ho Objednať
• Označíme si bunku G2
• Klikneme na tlačidlo Vložiť funkciu
• V rámci dialógového okna Vložiť funkciu zvolíme kategórii funkcií Logické a v tejto ponuke zvolíme funkciu KEĎ
• Otvorí sa nám dialógové okno Argumenty funkcie
• Do hodnoty Podmienka zapíšeme podmienku F2<10 - tá znamená, že ak zásoba klesne pod 10 ks, bude podmienka splnená
• Do hodnoty Áno zapíšeme text, ktorý chceme zobraziť v prípade, že je podmienka splnená - v našom prípade vpíšeme ÁNO
• Do hodnoty Nie zapíšeme text, ktorý chceme zobraziť v prípade, že podmienka splnená nie je - v našom prípade vpíšeme NIE

• Výber funkcie potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK
• V bunke G2 vidíme, že rožky nie sú potrebné objednať, pretože ich skladová zásoba je vyššia ako 10 ks - tzn. nebola splnená podmienka, ktorú sme si nastavili

V prípade, že sa nám zvyšné bunky v stĺpci Objednať nevyplní funkcií automaticky, môžeme funkciu z bunky G2 jednoducho skopírovať do ostatných buniek stĺpca.

Vidíme teda, že je potrebné objednať chlieb, ktorého skladová zásoba je iba 5 ks a zvyšok tovar objednať nepotrebujeme, pretože ich skladová zásoba je vyššia ako 10 ks.

To je pre dnešok všetko. V tejto lekcii sme si povedali viac o funkciách a ukázali sme si príklady jednotlivých funkcií. V budúcej lekcii, Riešené úlohy k 10. lekcii Excel pre začiatočníkov , sa naučíme vytvárať grafy.

V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 10. lekcii Excel pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.